Sådan reducerer du størrelsen på en Excel-fil – 6 effektive metoder

Det kan være udfordrende at håndtere store Excel-filer, især når du skal dele eller indlæse dem hurtigt. I denne artikel lærer du seks effektive metoder til at reducere Excel-filstørrelsen uden at miste vigtige data.

Du behøver ikke at have ekspertise i Excel for at forstå og anvende disse teknikker. De præsenterede metoder er enkle og nemme at følge, hvilket gør dem tilgængelige for brugere med forskellige erfaringsniveauer.

At reducere din filstørrelse vil hjælpe dig:

• Spar plads

• Gør det lettere at dele arbejde

• Ret langsomme og klæbrige Excel-filer

Lad os komme ind i det.

Indholdsfortegnelse

• Forståelse af Excel-filstørrelse
• 6 måder at reducere Excel-filstørrelsen
• #1 – Optimer Excel-formler
  • Forenkling af formler
  • Brug af effektive funktioner
  • Fjern unødvendige formler og konverter dem til værdier
• #2 – Håndtering af data og formatering
  • Fjernelse af ubrugte rækker og kolonner
  • Reduktion af formateringskompleksitet
  • Konvertering af data til tabeller
• #3 – Komprimering af billeder og objekter
• #4 – Opdeling af store Excel-filer
• #5 – Lagring af filer i forskellige formater
  • Binær Excel-projektmappe
  • CSV-format
• #6 – Slet pivottabelcache
• Lad os runde det op

Forståelse af Excel-filstørrelse

Forskellige faktorer bidrager til din tunge Excel-filstørrelse. At vide, hvad der bidrager til dit Excel-regneark, vil hjælpe dig med at identificere strategierne til at reducere størrelsen effektivt.

Her er nogle nøglefaktorer, der kan påvirke din Excel-arkfilstørrelse:

• Data og indhold: Jo flere data, objekter, datacache og indlejrede billeder du har i din projektmappe, jo større bliver filstørrelsen.

• Formler: Brug af komplekse og lange formler kan øge filstørrelsen, især hvis du anvender dem på tværs af et stort antal celler. Desuden bidrager unødvendige formler også til en større filstørrelse.

• Formatering: Al formatering, såsom celletypografier, betinget formatering og flettede celler, kan øge filstørrelsen.

• Skjulte eller ubrugte data: Skjulte eller unødvendige regneark, rækker eller kolonner, der indeholder for mange data, kan også være en afgørende faktor.

• Pivot-cache: Pivottabeller er knyttet til en cache af data, hvilket kan øge størrelsen på din fil markant. Fjernelse af pivottabellens cache kan hjælpe årsagen.

• Filformat: Dit Excel-filformat kan også påvirke din filstørrelse. Filen i binært format (.xlsb) er generelt mindre end standard XML-formatet (.xlsx).

Ved at forstå disse faktorer kan du effektivt anvende forskellige strategier til at reducere din Excel-filstørrelse, hvilket gør den mere overskuelig og effektiv.

Lad os nu reducere!

6 måder at reducere Excel-filstørrelsen

De 6 måder at reducere Excel-filer på er:

• Optimer Excel-formler

• Administrer data og formatering

• Komprimer billeder og objekter

• Opdel store Excel-filer

• Gem filer i forskellige formater

• Slet pivottabelcache

Lad os gennemgå disse metoder, så du kan vælge den optimale måde at reducere filstørrelsen på din excel-fil på.

#1 – Optimer Excel-formler

Optimering af Excel-formler er en fantastisk måde at reducere filstørrelsen på din projektmappe og forbedre dens ydeevne.

Dette afsnit vil dække tre metoder: Forenkle formler, Brug effektive funktioner & Fjern unødvendige formler & konverter dem til værdier.

Forenkling af formler

Komplekse formler kan øge din Excel-filstørrelse og sænke din projektmappe.

Følg disse trin for at forenkle dine formler:

1. Opdel lange formler i mindre og mere overskuelige dele.

2. Undgå at bruge unødvendige indlejrede funktioner. Brug i stedet hjælpekolonner eller rækker til at udføre mellemliggende beregninger.

3. Brug cellereferencer for at undgå at gentage den samme beregning flere gange.

Brug af effektive funktioner

Valg af de rigtige funktioner kan have en betydelig indvirkning på din projektmappes ydeevne og spare plads. Her er nogle effektive funktioner med deres brug:

• Brug INDEX og MATCH i stedet for VLOOKUP eller HLOOKUP for at udføre mere alsidige og effektive opslag.

• Brug SUMIFS og COUNTIFS i stedet for at bruge flere SUMIF- eller COUNTIF-funktioner. Brug også SUMIFS og COUNTIFS til at strømline dine betingede beregninger.

• Brug IFERROR i stedet for at indlejre flere IF-funktioner til at håndtere fejl. Vælg også IFERROR for at angive en standardværdi, når der opstår en fejl.

Husk at bruge disse tips og strategier, når du arbejder med Excel-formler for at maksimere effektiviteten og bevare læsbarheden.

Fjern unødvendige formler og konverter dem til værdier

For mange formler i dit Excel-ark kan øge størrelsen drastisk.

Hvis du fjerner formler og konverterer dem til værdier, kan du spare masser af plads. Her er en trin-for-trin guide til det:

1. Åbn din Excel-fil, og vælg hele arket. Tryk på F5 og vent på, at vinduet Gå til vises. Vælg derefter Special .

2. Vælg alternativboksen Formler , og klik på OK .

3. Rækker/kolonner med formler vil blive valgt. Vælg knappen Kopier på fanen Hjem .

4. Vælg en tom celle, og vælg rullemenuen Indsæt .

5. Vælg Indsæt værdi-logoet under Indsæt værdier .

#2 – Håndtering af data og formatering

Håndtering af dine Excel-fildata og formatering kan have stor indflydelse på den samlede størrelse.

Her er tre måder at reducere Excel-filstørrelsen ved at administrere data og formatering:

Fjernelse af ubrugte rækker og kolonner

Fjernelse af ubrugte rækker og kolonner er vigtigt for at reducere størrelsen på din Excel-fil. Sådan kan du opnå det:

1. Vælg den ubrugte række eller kolonne ved at klikke på dens overskrift.

2. Klik på højre knap på musen. Vælg derefter Slet .

Reduktion af formateringskompleksitet

En anden måde at reducere dit Excel-dokuments filstørrelse på er ved at forenkle dets formatering. Husk disse råd:

• Reducer antallet af skrifttyper, skriftstørrelser og farver, der bruges i din projektmappe.

• Fjern cellebaggrundsfarver og -rammer, der ikke er nødvendige for visuel organisering.

• Fjern unødvendige betingede formateringsregler.

Konvertering af data til tabeller

Ved at konvertere dine data til tabeller kan du bruge effektive Excel-funktioner som sortering, filtrering og struktureret reference, som kan hjælpe med at minimere filstørrelsen og forbedre navigationen.

Sådan konverterer du data til tabeller:

1. Vælg det dataområde, du vil konvertere til en tabel.

2. Gå til fanen Indsæt , og klik på knappen Tabel .

3. Marker afkrydsningsfeltet for Min tabel har overskrifter, hvis dit dataområde indeholder overskriftsrækker, og klik derefter på OK .

4. Dine data vil blive konverteret til en tabel.

#3 – Komprimering af billeder og objekter

Komprimering af billeder i regnearket kan reducere din Excel-projektmappes filstørrelse. Følg disse enkle trin for at komprimere billeder:

1. Vælg det eller de billeder, du vil komprimere.

2. Gå til fanen Format/Billedformat , som vises, så snart du vælger et billede.

3. Klik på dialogboksen Komprimer billeder i gruppen Juster .

4. Vælg de komprimeringsindstillinger, der passer til dine behov, såsom at anvende komprimeringen kun på det valgte billede eller på alle billeder. Glem ikke at vælge E-mail (96 ppi) . Klik derefter på OK .

Udover billeder kan indlejrede objekter som diagrammer og former også optimeres for at minimere filstørrelser. Følg disse trin for at komprimere objekter:

1. Vælg det eller de objekter, du vil komprimere, og højreklik på dem.

2. Klik på Formater objekt .

3. Gå til fanen Størrelse .

4. Vælg de passende størrelsesindstillinger for dit objekt, i betragtning af afvejningen mellem filstørrelse og visuel repræsentation. Klik derefter på OK .

#4 – Opdeling af store Excel-filer

Når du har at gøre med en stor Excel-fil, kan opdeling af den i mindre, mere håndterbare filer hjælpe med at reducere den samlede størrelse. Sådan gør du:

1. Først skal du analysere dine data og bestemme logiske punkter for at opdele filen. Disse punkter kan være baseret på regioner, tidsperioder eller andre faktorer, der er relevante for dine data.

2. Når du har identificeret disse punkter, skal du oprette en ny Excel-fil for hver af disse mindre sektioner. Du kan gøre dette ved at vælge de data, der svarer til hvert afsnit, og derefter trykke på Ctrl+C for at kopiere det.

3. Åbn en ny Excel-projektmappe, og tryk på Ctrl+V for at indsætte dataene i den nye fil. Gem hver ny fil med et meningsfuldt navn for at identificere dens indhold.

Tip: Husk at fjerne de originale data fra din oprindelige Excel-fil, når du har opdelt dem i mindre filer.

Når du har gennemført disse trin, vil din originale store fil blive opdelt i mindre og mere håndterbare filer, hvilket fører til bedre ydeevne og lettere deling.

#5 – Lagring af filer i forskellige formater

En måde at reducere størrelsen på en Excel-fil på er ved at gemme den i forskellige formater. Nogle få formater kan hjælpe dig med at holde filstørrelsen mindre uden at miste de data, der er gemt i filen.

Binær Excel-projektmappe

I stedet for at gemme din Excel-fil i standard XLSX-format, kan du overveje at gemme den som en binær Excel-arbejdsbog (XLSB-filformat). XLSB-formatet komprimerer dataene bedre og har en tendens til at åbne og gemme hurtigere, især for store filer.

Følg disse trin for at gemme din fil i XLSB-format:

1. Klik på fanen Filer .

2. Vælg Gem som .

3. Vælg Flere indstillinger .

4. Vælg fildestination, og vælg feltet Gem som type .

5. Vælg Excel Binary Workbook i rullemenuen Gem som type .

6. Klik på Gem for at fuldføre processen.

CSV-format

En anden mulighed for at reducere filstørrelsen er at gemme dine data som en CSV-fil (Comma Separated Values). Dette format er især nyttigt til at fjerne unødvendig formatering, da det kun beholder de rå data adskilt af kommaer.

Følg disse trin for at gemme din fil i CSV-format:

1. Gå til Filer > Gem som > Flere muligheder > vælg en fildestination, og klik på Gem som typeblok .

2. Vælg CSV (kommasepareret) .

3. Klik på Gem for at fuldføre processen.

Bemærk: CSV-formatet er ikke egnet til filer med komplekse formler, makroer eller formatering.

#6 – Slet pivottabelcache

En pivottabel er et kraftfuldt værktøj til at hjælpe dig med at beregne, analysere og opsummere data. Men når du opretter en, opretter den automatisk Pivot Cache - et objekt, der indeholder kopien af ​​de originale kildedata.

Ændringer, du foretager på en pivottabel, er ikke direkte knyttet til de originale kildedata. I stedet er de til Pivot Cache.

Så her er, hvordan du fjerner de duplikerede data og sparer lidt plads, når du arbejder med pivottabeller:

1. Vælg pivottabellen, og vælg fanen Pivottabelanalyse . Klik på Indstillinger under pivottabel.

2. Vælg fanen Data .

3. Fjern markeringen af ​​gem kildedata , og vælg Opdater data, når du åbner filen .

4. Klik på OK for at gemme.

Lad os runde det op

I denne artikel har du lært seks metoder til, hvordan du reducerer størrelsen på en Excel-fil. Anvendelse af disse teknikker kan hjælpe med at forbedre Excels kørehastighed og gøre deling af dine filer med andre mere overskuelig.

Husk at:

• Slet eller slet unødvendige data, inklusive tomme og skjulte celler

• Komprimer billeder

• Gem din fil i det binære Excel-format

• Tjek og optimer formler

• Fjern betinget formatering

• Hold din Pivot Cache ren

Ved at følge disse trin kan du effektivt reducere din Excel-filstørrelse og sikre en mere effektiv og organiseret oplevelse med dine regneark.

Ønsker du at fremme din læring, hvad med at tælle distinkte værdier i Excel? Se vores video om det nedenfor.