Sådan mailfletning fra Excel til Outlook: Hurtigt og nemt

Vi har alle været der. Du har en lang liste af personer, du skal kontakte, og du vil give hver af dem et personligt præg, men tanken om manuelt at skrive hundreder eller endda tusindvis af e-mails får dit hoved til at snurre. Brevfletning til undsætning!

For at brevfletning fra Excel til Outlook skal du starte med at forberede dit Excel-regneark med de nødvendige data, og sikre, at detaljer som navn, e-mail osv. har sin egen kolonne. Åbn Outlook, og opret en ny e-mail. Klik på fanen "Mailings", derefter "Start Mail Merge", og vælg "E-mail-beskeder". Klik på "Vælg modtagere" og "Brug en eksisterende liste", og naviger derefter til og vælg din Excel-fil. Juster indstillingerne efter behov, og klik på "OK" for at sende dine personlige e-mails.

Det er den forkortede version af processen. I dagens artikel viser vi, hvordan du bruger , Word og Outlook til at udføre en brevfletning. Vi opretter en mailingliste via Excel, bruger Microsoft Word til at skrive en besked og udfører derefter brevfletning til Outlook.

Uanset om du er ny til brevfletning eller blot har brug for en genopfriskning, er denne vejledning designet til at hjælpe dig med at navigere i processen.

Lad os komme igang!

Indholdsfortegnelse

• Hvad er brevfletning?
• Del 1. Forbered dit Excel-regneark til brevfletning
• Del 2. Opsætning af Word-dokument til brevfletning
  • 1. Oprettelse af en e-mail-skabelon
  • 2. Vælg Merge Type
  • 3. Forbind Excel Sheet til Word
  • 4. Juster modtagerlisten
  • 5. Indsæt adresseblok og velkomstlinje
  • 6. Indsættelse af flettefelter – Avanceret personalisering
  • 7. Formatering og tilpasning af skabelon
  • 8. Forhåndsvisning af resultater
• Del 3. Afslutning af brevfletningen
• Avancerede brevfletningsteknikker
  • 1. Betinget formatering
  • 2. Brevfletning for vedhæftede filer
• Fejlfinding af almindelige problemer i brevfletning
  • 1. Håndtering af fejl
  • 2. Løsning af datamismatch
• Afsluttende tanker

Hvad er brevfletning?

Brevfletning er en funktion fra Microsoft , der forenkler masse-e-mail-kommunikation. Det lader dig sende personlige beskeder til en liste over personer ved at placere beskeder med specifikke datafelter, såsom navne eller adresser, fra dit regneark.

Fra at sende personligt tilpasset indhold og annoncer eller vigtige opdateringer til mange modtagere, kan brug af brevfletning spare en masse tid og kræfter, da du ikke længere behøver at tilpasse beskederne én efter én.

Her er en hurtig oversigt over, hvordan du bruger brevfletning fra Excel til Outlook:

1. Organiser dine kontaktoplysninger baseret på generel placering og andre faktorer

2. Lav en meddelelse i Word, og opsæt tilpasninger

3. Brug Outlook til at behandle og sende brevfletningsdokumentet

Lad os gennemgå hver del i de næste tre afsnit!

Del 1. Forbered dit Excel-regneark til brevfletning

Før du starter brevfletning, skal du ikke sikre dig, at dit Excel-regneark er .

Organiser dine data i separate kolonner med passende postetiketter som overskrifter for hver type data, såsom:

• For- og efternavne

• Email adresse

• Firmanavn

• gadenavn

• Bynavn

• postnumre

Dobbelttjek dine data for nøjagtighed og konsistens, da fejl kan føre til problemer i brevfletningsprocessen. Sørg desuden for, at de separate kolonner i regnearket matcher de felter, der vil blive brugt.

Her er et eksempel på et Excel-regneark, vi vil bruge til brevfletning:

Når dit regneark er klar, kan vi nu oprette brevfletningsdokumentet ved hjælp af Word.

Del 2. Opsætning af Word-dokument til brevfletning

Nu hvor dit regneark er klar, begynder mailfletningsprocessen med at oprette tilpasset e-mail-indhold i Word.

Når du har knyttet dine Excel-data til din e-mail-besked, kan du forhåndsvise personlige e-mails og afslutte brevfletningen.

Sådan gør du:

1. Oprettelse af en e-mail-skabelon

At have en veldesignet e-mail-skabelon er afgørende, når du planlægger at sende bulk-e-mail-beskeder ved hjælp af brevfletning fra Excel til Outlook.

For at oprette en fantastisk e-mail-skabelon skal du gøre følgende:

• Fokuser på at udarbejde indholdet af din e-mail

• Prioriter klarhed og præcision

• Angiv tydeligt formålet med e-mailen

• Sørg for, at tonen er passende for dit publikum.

• Korrekturlæs dit indhold for fejl og foretag eventuelle nødvendige revisioner.

Sådan ser vores Microsoft Word-dokument-e-mail-skabelon ud:

2. Vælg Merge Type

Åbn Microsoft Word og opret et nyt dokument. Gå derefter til fanen Forsendelser og vælg Start brevfletning .

Vælg derefter flettetype . Dine muligheder omfatter breve, e-mails, konvolutter og meget mere. I dette eksempel valgte vi E-mail-beskeder .

3. Forbind Excel Sheet til Word

Tilslut derefter din Excel-fil som en datakilde ved at klikke på Vælg modtagere > Brug en eksisterende liste.

Søg efter Excel-filen, der indeholder din postliste. Vælg det, og klik på Åbn .

Sørg for, at det ønskede regneark er valgt, og klik på OK .

Efter at have linket din datakilde, kan du indsætte flettefelter i dokumentet, hvor du vil have personlige data vist.

4. Juster modtagerlisten

Vil du foretage ændringer i modtagerlisten, som du har importeret? Vælg Rediger modtagerliste .

Her kan du markere/fjerne afkrydsningsfelterne for at inkludere/fjerne modtagere. Du kan også sortere, filtrere, finde dubletter, finde modtagere og .

5. Indsæt adresseblok og velkomstlinje

Nu viser vi dig, hvordan du tilføjer pladsholdere til adresseblokken og velkomstlinjen.

Vælg Adresseblok eller Hilsningslinje i gruppen Skriv og indsæt felter .

Bekræft det format, du vil bruge, og tjek forhåndsvisningen for at sikre, at det ser OK ud. Klik derefter på OK .

Bemærk: Hvis oplysningerne ikke er fuldstændige, skal du klikke på Match felter . Match derefter de givne muligheder med kolonnen fra dit Excel-regneark. I vores tilfælde matcher vi adresse 1 med kolonnen Gade .

Fletfeltpladsholdere vil se sådan ud, når de er tilføjet:

6. Indsættelse af flettefelter – Avanceret personalisering

Dernæst skal du tilføje flettefelter for at tilpasse e-mailen til hver modtager. For vores eksempel vil vi inkludere de år, hver kunde har været hos os for et personligt præg.

Først skal du vælge det ord/mellemrum, hvor du ønsker at indsætte informationen. Gå derefter til Mailings og klik på Indsæt fletfelt .

Fra listen over tilgængelige felter skal du vælge dem, der svarer til dataene i dit Excel-regneark. Vi vælger år for brevfletningsmodtagere.

Her er resultatet:

7. Formatering og tilpasning af skabelon

Med indholds- og flettefelterne på plads, er det tid til at formatere og tilpasse din e-mailskabelon.

Overvej følgende aspekter:

• Skrifttype og tekststørrelse: Vælg en læselig skrifttype og størrelse, der er let at læse. Hvis du f.eks. bruger brevfletning til at sende skræddersyede annoncer baseret på tidligere aktivitet, så brug en skrifttype og -farve, der matcher dit brand.

• Afsnitsformatering: Brug passende mellemrum, indrykning og justering for at præsentere dine oplysninger klart.

• Punktopstilling og tabeller: Brug punktopstillinger til lister og tabeller til at præsentere data, såsom produktdetaljer eller priser, på en organiseret måde.

• Billeder: Hvis f.eks. din annoncevisning er baseret på aktivitet, så brug relevante billeder. Imidlertid; sikre, at de har den rigtige størrelse og ikke distraherer fra e-mail-indholdet.

8. Forhåndsvisning af resultater

Før du sender dine flettede e-mails, skal du tage dig tid til at forhåndsvise meddelelsen og korrekturlæse den og foretage de nødvendige justeringer.

Klik på Forhåndsvisning af resultater på fanen Forsendelser.

Brug pilene til at gennemse forskellige modtagere. Dette giver dig mulighed for at se, hvordan sammenlægningen vil se ud for hver enkelt person og foretage de nødvendige justeringer.

Når du har fuldført hvert trin i dette afsnit, er din personlige e-mail klar til at blive sendt!

I næste afsnit tager vi et kig på det sidste trin, og hvordan du kan flytte din e-mail til Outlook til behandling. Lad os gå!

Del 3. Afslutning af brevfletningen

Hvis du er tilfreds med din besked, er det tid til at fuldføre brevfletningen i Word.

Klik på Udfør og flet > Send e-mail-beskeder på fanen Forsendelser.

En ny dialogboks vises. Tilføj dit regnearks kolonne, der indeholder e-mailadresser i feltet Til , indsæt en emnelinje, og klik derefter på OK .

Åbn Outlook og gå til mappen Udbakke . Her vil du se, at dine e-mails bliver sendt. Vær tålmodig, da dette kan tage lidt tid afhængigt af dine indstillinger og antallet af modtagere.

Og det er det! Du har med succes udsendt massemails med en personlig besked til hver modtager!

I næste afsnit tager vi et kig på nogle avancerede teknikker, der får dig til at flette mails som en professionel.

Avancerede brevfletningsteknikker

Okay, du har det grundlæggende nede og kan nu sende de smarte personlige e-mails ud. Godt arbejde! Men lad os sparke det et hak op.

I dette afsnit skal vi dykke ned i nogle ting på næste niveau. Vi taler om betinget formatering og tilføjelse af vedhæftede filer,

1. Betinget formatering

Betinget formatering giver dig mulighed for at skræddersy dine brevfletningsmeddelelser baseret på specifikke kriterier i dine data.

Sådan bruger du betinget formatering i din brevfletning:

1. Opret en IF -sætning i dit Word-dokument, hvor brevfletningen er sat op. Udsagnet skal følge dette format: { IF <> = "Værdi" "Tekst, hvis sandt" "Tekst, hvis falsk" }

2. Erstat <> med det relevante felt fra dine Excel-data, Værdi med de kriterier, du vil matche, og Tekst, hvis sandt og tekst, hvis falsk, med det indhold, du vil vise, baseret på betingelsen.

3. Opdater din IF-erklæring for alle relevante felter, og juster indholdet af e-mailen i overensstemmelse hermed.

Denne teknik vil hjælpe dig med at skabe mere effektive brevfletningsmeddelelser, som vil føles mere personlige og relevante for modtagerne.

2. Brevfletning for vedhæftede filer

Outlook har ikke indbygget understøttelse af vedhæftede filer i brevfletningen. Følg disse trin for at tilføje vedhæftede filer til brevfletning:

1. Installer et tredjeparts-tilføjelsesprogram til Outlook (som Mail Merge Toolkit ), der understøtter vedhæftede filer under brevfletning.

2. Konfigurer tilføjelsesprogrammet med de nødvendige indstillinger, herunder angivelse af den vedhæftede fil som et felt i dine Excel-data.

3. Fortsæt med din almindelige brevfletningsproces, og tilføjelsesprogrammet vil sikre, at den relevante vedhæftede fil sendes med hver e-mail baseret på dine angivne kriterier.

Inkludering af vedhæftede filer, der er relevante for individuelle modtagere, vil gøre dine beskeder mere attraktive og nyttige.

I det sidste afsnit vil vi se på nogle almindelige problemer, når du arbejder med brevfletning, og hvordan du kan fejlfinde dem.

Fejlfinding af almindelige problemer i brevfletning

Du er nu en brevfletnings-pro, og du er ved at vinde igennem det hele, når – bam! – du rammer en hage.

Dette næste afsnit hjælper dig med at navigere i eventuelle huller i brevfletningsrejsen og dækker, hvordan du håndterer fejl og løser datauoverensstemmelser.

1. Håndtering af fejl

Når du støder på fejl under brevfletningsprocessen, er her nogle tips til at hjælpe dig med at løse dem:

• Tjek dine softwareversioner: Sørg for, at du bruger den samme version af Microsoft Outlook og Microsoft Word. Der kan opstå kompatibilitetsproblemer, hvis de er forskellige.

• Deaktiver tilføjelsesprogrammer: Kør både Word og Outlook i sikker tilstand for at deaktivere tilføjelsesprogrammer for at sikre, at de ikke forstyrrer brevfletningsfunktionen.

2. Løsning af datamismatch

Problemer med datamismatch opstår ofte under brevfletning. Det er vigtigt at adressere dem for at generere gyldige e-mails. Her er nogle løsninger på almindelige problemer med datamismatch:

• Dobbelttjek dine data: Sørg for, at dit Excel-regneark er korrekt formateret, og at alle nødvendige oplysninger er tilgængelige.

• Tilslut og rediger mailinglisten: Du kan oprette forbindelse til din datakilde og ændre modtagerlisten. Besøg Microsoft Support for at få flere oplysninger .

• Forhåndsvisning af brevfletningsresultater: Se altid de flettede e-mails, før du sender dem. Foretag ændringer efter behov, før brevfletningen afsluttes.

Ved at rette op på fejl og løse problemer med datamismatch kan du sikre en smidig brevfletningsproces fra Excel til Outlook.

Afsluttende tanker

Denne artikel viste dig, hvordan du sender personlige e-mails i bulk ved hjælp af brevfletning. Og hele processen er opdelt i tre dele:

• Udarbejdelse af Excel regneark

• Opsætning af Word-dokument

• Afslutning af processen i Outlook

Du har navigeret i ins og outs af mail-fletning og endda taklet nogle af de mest almindelige hikke undervejs og bruger cookies og data.

At mestre brevfletning handler om øvelse og tålmodighed. Det er et kraftfuldt værktøj, der kan spare dig for masser af tid, øge din produktivitet og forbedre kvaliteten af ​​dine beskeder, især når du skal sende personlige e-mails til en stor gruppe.

Så næste gang du står over for en skræmmende liste over e-mails, du skal sende, vil du være klar til at håndtere det som en professionel. Bliv ved med at udforske, fortsæt med at lære, og vigtigst af alt, bliv ved med at gøre dit liv lettere med disse praktiske tekniske værktøjer. Glædelig brevsammenlægning!

Hvis du gerne vil lære flere nyttige Outlook-færdigheder, som f.eks. hvordan du tilføjer til Outlook, så tjek afspilningslisten nedenfor: