Sådan analyseres e-mails og udfyldes SharePoint-lister i Power Automate

En almindelig brug af Power Automate er at automatisere arbejdsgange, der begynder med modtagelse af e-mails. For eksempel, [modtag e-mail] à [udfør handling]. For at gøre dette skal vi vide, hvordan man parser data i e-mails, og hvordan man tilføjer/gemmer eventuelle vedhæftede filer. I denne tutorial vil jeg forklare dette koncept med et meget velkendt eksempel. Jeg vil vise dig, hvordan du analyserer e-mails og gemmer dem på en SharePoint-liste. Du kan se den fulde video af denne tutorial nederst på denne blog.

Her har jeg tegnet et meget simpelt eksempel, som jeg har set mine kunder bruge hele tiden. Lad os sige, at vi arbejder for et konsulentfirma, og de har applikationer, som de implementerer til deres egne kunder, og de har brug for et effektivt billetsystem.

Det, der i øjeblikket sker, er, at hvis nogen finder et problem med deres applikation, sender de en e-mail, så skal nogen gå ind og se på e-mailen, og så skal de manuelt tilføje den til SharePoint-listen kaldet billetter. Efter at det er blevet føjet til SharePoint-listen, bliver det triageret af ingeniører, og så er det til sidst løst.

Så det er hele arbejdsgangen; vi vil automatisere den del, hvor nogen faktisk læser e-mailen og derefter manuelt uploader den til SharePoint. Vi vil automatisere det med Power Automate.

En anden komplikation er, at denne e-mail-indbakke er en generel indbakke. Det bruges til alle typer e-mails. Vi ønsker kun, at e-mails, der er relateret til billetter, skal ind på SharePoint-listen. Det andet problem er, at e-mails nogle gange indeholder vedhæftede filer, såsom billeder af problemet eller andre ting for at hjælpe ingeniørerne med at afgøre, hvad problemet er. Vi vil gerne sikre os, at vi også gemmer det på SharePoint-listen.

Nu hvor vi har sat scenariet, lad os gå videre og komme i gang.

Indholdsfortegnelse

• Sådan analyseres e-mails ved hjælp af Power Automate
• Konklusion

Sådan analyseres e-mails ved hjælp af Power Automate

Lad os åbne Power Automate og skabe vores flow. Lad os klikke på knappen Opret her. Den type flow, vi vil skabe, kaldes et Automated Cloud Flow , som er et flow, der udløses af en udpeget hændelse. Vores udpegede begivenhed er naturligvis den e-mail, der kommer ind i vores indbakke.

Så lad os klikke på Automated Cloud Flow. Vi vil ikke give det et navn for nu eller en trigger, så vi klikker bare på Spring over.

Nu har den åbenbart brug for en trigger, og vores trigger kommer til at være, når der kommer en ny e-mail. Så jeg vil kigge efter Office 365 Outlook . Jeg bruger outlook. Dette kan fungere med Gmail, Yahoo Mail eller enhver forbindelse, som Power Automate har, hvilket er i tusindvis.

Så jeg vil vælge Office 365 Outlook, og den handling, jeg vil vælge, er, når der kommer en ny e-mail. Nu har jeg en masse muligheder, jeg kan vælge imellem. Jeg vil gerne sikre mig, at flowet bliver udløst, når der kommer en ny e-mail i indbakkemappen. Jeg ønsker dog ikke, at alle e-mails skal udløse denne arbejdsgang, men kun e-mails, der kan have dette emnefilter kaldet Ticket.

Så jeg vil gå til at vise Avancerede indstillinger , og jeg vil indtaste et emnefilter kaldet Ticket . Det betyder, at dette flow kun vil blive udløst, hvis billetstrengen er inden for emnet for e-mailen. Jeg vil også sige inkludere vedhæftede filer , så så kan vi faktisk tilføje vedhæftede filer til SharePoint-listen.

Normalt, hvad du også kan gøre, er, at hvis du ved, at du kun får billetanmodninger fra nogle få indbakker, kan du også ændre herfra også, men vi skal bare se på billetemnefilteret.

Den næste ting at vide er, hvordan en billet-e-mail ser ud, før vi analyserer den. Nu har vi givet vores brugere en standardiseret e-mail-formular, som de kan bruge, når de e-mailer os med billetter. Og sådan ser det sådan ud.

De har en tabel, hvor den første række er Titel , hvor de indsætter titlen på deres klage , derefter Klagen , hvor de beskriver, hvad der sker , som de ikke kan lide. Ansøgningen er det, som klagen vedrører . Vi har muligvis flere forskellige applikationer implementeret til vores brugere. Og endelig er Urgency ud af 10 .

Dette er sandsynligvis en e-mail-skabelon, som vi har givet dem. Og det er vigtigt, for hvis du vil være i stand til at parse gennem dine e-mails, vil du gerne sikre dig, at dine e-mails kommer i en meget standardiseret skabelonform.

Den næste del af flowet er muligheden for at overføre en HTML-e-mail , som er, hvad vi normalt får med e-mails i disse dage, og omdanne den til en tekst-e-mail, som vi derefter kan parse igennem. Så vores næste trin kaldes HTML til tekst handling.

Vi klikker på dette, og alt det behøver er det faktiske indhold. Grunden til, at vi skal gøre dette, er, at tabeller som dem, vi modtager, er i HTML-form. Det er svært at parse gennem HTML-tabeller. Så jeg vælger Body . Dette trin vil konvertere brødteksten i denne e-mail til tekst.

Det næste trin er at kunne oprette SharePoint-listen . Vi har alt, hvad vi har brug for nu for at kunne skabe det.

Så vi går til SharePoint og opretter et element, hvilket grundlæggende betyder at oprette en anden række på en liste. Vi skal angive vores webstedsadresse, og vi bruger testwebsteder. Vores liste vil være billetter. Derefter skulle den poppe op med en liste over værdier, der svarer til de kolonner, der er på vores liste.

Vi vil gerne sikre os, at vi får de samme resultater. Så vi har titlen, klagen, ansøgningen og det haster. Og så har vi også et andet felt kaldet e-mail, hvor vi dumper hele indholdet af e-mailen ind i det felt, fordi vi vil beholde hele e-mailen, hvis vores parsingmetode er blevet beskadiget eller forkert eller noget i den retning.

Så vi tager dette output. Dette output vil grundlæggende være tabellen, men uden de faktiske linjer.

Vi ønsker at være i stand til at opdele denne lange tekst i et array, hvor det første element i arrayet er titlen . Det andet element i arrayet er, at Hoola-appen ikke fungerer . Det tredje element er klagen og så videre og så videre.

Når vi har gjort det, kan vi specificere præcis, hvad vi ønsker i hver enkelt af disse kolonner. I den første kolonne kaldet titel, vil vi have det første element, Hoola App, der ikke virker. I anden kolonne, den klage, så vil vi have det tredje element osv.

Funktionen vi bruger til dette kaldes Split . Det returnerer et array, der indeholder understrenge adskilt af kommaer, baseret på det angivne skilletegn. Vores afgrænsning, de tegn, der adskiller vores tekst, er rørene på bordet.

Så lad os nu gennemgå vores titel og gå til udtryk, og vi vil kalde splitfunktionen. Vi kan se, at splitfunktionen tager to argumenter, en tekst og en afgrænsning eller en separator. Teksten vil være almindelig tekstindhold. Outputtet af denne handling, kommaet og derefter det andet argument, som er separatoren, eller afgrænsningstegnet vil være røret.

Nu, efter det er blevet delt, skal vi specificere elementet. Titelelementet vil så ligge i det første element. Vi vil kopiere det, og så skal vi klikke på Okay. Vi vil gøre det samme for klager, ansøgninger og uopsættelighed. Endelig har vi hele mailen. Vi vil gemme hele e-mailen, så vi behøver ikke at lave nogen af ​​logiktyperne med split array. Så vi skal bare vælge almindelig tekstkontekst.

Til sidst skal vi også gøre noget ved bilagene . Så vi klikker på Nyt trin, og i SharePoint-forbindelsen er der en handling kaldet tilføj vedhæftet fil . Vi klikker på det, og det angiver adressen og listen for os. Adressen er Site. Listen er billetterne.

ID'et er det sted, hvor du vil vedhæfte den vedhæftede fil. Dette vil nu være et output af handlingen opret element, så vi klikker på det. Vi ser på Create Item, og vi skal bruge ID'et. Vi vil også tilføje filnavnet, så vi kalder det bare Vedhæftet. Og så vil indholdet af filen være selve den vedhæftede fil fra e-mailen. Hvis vi ruller ned til, hvor vi ser e-mailen, er det vedhæftede indhold det, vi gerne vil tilføje.

Du kan teknisk set have flere vedhæftede filer i én e-mail, så denne proces vil blive udført for hver vedhæftet fil. Hvis de har mere end ét billede, får du f.eks. alle deres billeder.

Derefter klikker vi på Gem.

Konklusion

I denne blog har jeg vist dig et meget simpelt eksempel på, hvordan du analyserer e-mails i en Power Automated workflow, der tager indholdet af en e-mail og udfylder en SharePoint-liste.

Vi har lavet en meget enkel arbejdsgang, men du kan forestille dig, at den kan blive mere kompleks.

Den anden ting her er, at vi kun har automatiseret indlæsningsaspektet af billetter. Billetter har en meget lang livscyklus. En billet opstod, hvilket er det, vi har automatiseret, og det er også kommenteret som løst. Derefter kommunikeres beslutningen tilbage til kunden. Det er en hel Power Automated workflow, som du faktisk kan automatisere.

Vi har også haft vores kunder til at bruge e-mail til at udløse arbejdsgangen. Du vil dog måske også have Power App i stedet for.

Du kan se den fulde videotutorial om, hvordan du analyserer e-mails nedenfor. Hvis du vil lære mere om Power Automate, så tjek nedenstående links.

Alt det bedste!

Henrik