Power Automate flowtyper og hvornår du skal bruge dem

Forvirret over Power Automate-flowtyper? I denne blog gennemgår vi lighederne og forskellene mellem de forskellige typer flow, og vi bestemmer, hvornår vi skal bruge hvert flow. Vi gennemgår en simpel beslutningsproces, der hjælper dig med at beslutte. Dette er det første trin, du skal igennem, når du opretter et flow. Du kan se den fulde video af denne tutorial nederst på denne blog.

Power Automate er en del af Power Platformen. Det bruges til at automatisere flows, som blot er visuelle repræsentationer af opgaver. Hvor jeg oplever, at mange begyndere bruger Power Automate, er at de ikke ved hvilket flow de skal bruge til deres situation.

Der er 5 flows i højre side, og når du først starter, spørger Power Automate dig, hvilken type flow du vil oprette. Du kan vælge Business Process, Desktop, Automated Cloud, Instant Cloud og Scheduled Cloud. Det er meget for en begynder, fordi afhængigt af den opgave, du har, kan du vælge Desktop-flow, eller du kan vælge Scheduled Cloud.

Så i denne vejledning har jeg simpelthen tegnet en beslutningsproces eller et diagram, som du kan gennemgå med en opgave i tankerne, som altid vil fortælle dig, hvilket flow du skal bruge til din opgave.

Så tænk på en opgave, som du vil automatisere. Det kan være alt, der kan gentages og ikke-kreativt, som du gør på dag-til-dag-basis eller uge-til-uge-basis eller måned-til-måned. Det er lige meget. Med det i tankerne skal du besvare tre spørgsmål.

Indholdsfortegnelse

• Sådan vælger du, hvilke strømningstyper der skal automatiseres
• Konklusion

Sådan vælger du, hvilke strømningstyper der skal automatiseres

Det første spørgsmål er: Kræver opgaven flere komplekse berøringspunkter, og er dataene relateret til opgaven i en standardtabel i Dataverse?

Hvis du ikke ved, hvad Dataverse er, så går du automatisk til NO-beslaget, og du kan komme videre. Men hvis din virksomhed bruger Dataverse, og hvis opgaven, du vil automatisere, er knyttet til en af ​​tabellerne i Dataverse, så kan du gøre automatisering på tværs meget let ved at bruge en. Forretningsprocesflows bruges i forbindelse med Dataverse-tabeller til at guide brugere gennem flertrinsprocesser.

Den næste ting, du skal spørge, hvis du antager, at du har svaret NEJ her, (hvilket jeg føler, at mere end 99 % af folk sandsynligvis vil) er, hvilken slags handling du vil automatisere .

Der er to svar her. Enten vil du blot automatisere handlinger, der er knyttet til connectors , eller du vil derudover også automatisere handlinger på dit skrivebord eller på nettet .

Hvad er Power Automate-stik? De er simpelthen tredjepartsstik, som Power Automate bruger til at automatisere handlinger .

For eksempel er en Power Automate Connector outlook. De handlinger, der er knyttet til Outlook-forbindelsen, giver dig mulighed for at sende en e-mail. Det giver dig mulighed for at oprette en gruppe. Det giver dig mulighed for at svare på en e-mail, videresende en e-mail, øh, afgøre, om en e-mail er blevet modtaget i din indbakke eller ej.

Så alle disse handlinger er en del af Outlook-forbindelsen. Hvis alle dine handlinger involverer handlinger, der allerede er med en Power Automate Connector, så kan du gå denne vej, og det er meget nemmere. Men hvis du har en handling, der ikke er en Power Automate Connector, så skal du vælge Desktop flow , fordi den så vil blive dækket via desktop eller web.

Power Automate har tusindvis af stik, som de har installeret. Det er ting, som folk typisk gør. Hvis der er nogen handling, du vil udføre på en SQL-server eller på Twitter eller på 12 Trello eller på slack, for eksempel, så er der allerede bygget en Power Automate Connector til dig.

Mere end 90 % af de opgaver, du gerne vil udføre, er der en forbindelse til dig. Du skal bare finde det. Og den bedste måde at gøre det på er at gå til denne URL og bare søge i connectors der.

For eksempel vil du automatisere flytningen af ​​en mappe fra den ene fil til den anden på din computer. Eller lad os sige, at hvis du har noget proprietær software på din computer, der ikke har en Power Automate Connector, så skal du bruge et skrivebordsflow til det.

Det sidste spørgsmål, du vil besvare, er: hvordan udløser du egentlig flowet? Med andre ord, hvordan ved du, hvornår flowet rent faktisk starter ?

Der er tre forskellige typer: Begivenhed, Klik og Tid.

Den første er begivenheden ( automatiseret skyflow ). Ønsker du, at flowet skal udløses baseret på en begivenhed, der sker ? Så lad os sige, at hvis din opgave er at oprette en to-do-handling for dig selv, hver gang du får en e-mail fra din chef, er det markeret som meget vigtigt. Nå, den faktiske handling er at sætte opgaven rigtigt, men udløseren er begivenhedsbaseret. Det er baseret på en begivenhed, der finder sted, og begivenheden er, at du får den e-mail. Så skal du vælge Event.

Så har vi Click ( Instant Cloud flow ), hvilket betyder, at du vil udløse handlingen, når du vil . Så hvis du klikker på en knap, sker handlingen faktisk. Nogle måder, jeg har set dette brugt, for eksempel, er lad os sige, at hvis du vil skabe et flow i Slack, der sender et tillykke-besked til alle efter et stort styregruppemøde, som du har haft.

I stedet for at gå til Slack og sende beskeder til alle individuelt og alt det der, kan du oprette et flow, der er baseret på et klik på en knap. Du kan bare gå ind i Power Automate, klikke på en knap, og det sender bare en lykønskningsbesked til alle i din Slack-gruppe eller alle i dit møde eller alle, som du angiver. Men udløseren er et klik på en knap, der er baseret på, hvornår du vil gøre det.

Endelig kan du have flows baseret på tid ( Scheduled Cloud flow ). Det er de typer flow, du ønsker at køre. For eksempel hver uge, hver dag, hver time, hver måned, to gange om måneden, tre gange om måneden, fire gange om året, kvartalsvis osv.

For eksempel vil du sende en e-mail i slutningen af ​​hver uge, der opsummerer alle de kunder, som du har indsat de seneste 10 dage. Så du ville bruge e-mail-forbindelsen, og du ville også bruge en SharePoint-forbindelse, fordi dine data sandsynligvis ville være i SharePoint på det tidspunkt.

Konklusion

Så det er sådan, du bestemmer, hvilket flow du skal bruge, baseret på den opgave, du rent faktisk vil automatisere. Igen spørger du dig selv, kræver flowet flere komplekse berøringspunkter, eller er dine data i en standardtabel? Og Dataverse, hvilken handling vil du automatisere? Og hvordan vil du udløse flowet?

Forretningsproces-flows er de sværeste at skabe efterfulgt af Desktop-flows efterfulgt af de resterende tre flows.

Jeg håber, at det hele gav mening. Hvis det ikke gjorde det, så efterlad mig en kommentar og stil mig et spørgsmål. Se den fulde video nedenfor af denne tutorial for flere detaljer

Alt det bedste!

Henrik