Microsoft SharePoint | Et overblik

I denne vejledning får vi et overblik over . Vi vil også diskutere dets anvendelser, og hvorfor det er vigtigt at lære om det.

SharePoint er et webbaseret samarbejdsværktøj til en organisation , der gør det muligt for brugere at kommunikere og dele information på tværs af nettet. 

Indholdsfortegnelse

• Forståelse af Microsoft SharePoint
• Brug af Microsoft SharePoint
  • 1. Sofistikeret bibliotek til at opbevare din organisations dokumenter
  • 2. Nyheder og opdateringer til dit team
  • 3. Microsoft SharePoint som en database
  • 4. Oprethold fælles arbejdsgange i virksomheder
  • 5. One-stop-shop for virksomheder
• Funktioner i Microsoft SharePoint
• Vigtigheden af ​​at lære Microsoft Sharepoint
• Konklusion

Forståelse af Microsoft SharePoint

Alle i en organisation kan bruge SharePoint, da det hjælper teams med at samarbejde.

Det kan også være dit eget personlige intranet . Internettet er et samarbejde mellem websteder og ressourcer, som alle kan besøge. Intranet er på den anden side en samling af websteder og ressourcer, som kun personer i en organisation kan besøge.

Med intranettet kan vi have flere sider, der ligner det, vi kan få adgang til via internettet. Vi kan have forskellige websteder for vores organisation, som kun personer i vores organisation kan få adgang til for et bestemt projekt.

Desuden er SharePoint en måde at dele og administrere indhold og viden på tværs af et team . Som organisation kan vi have meget indhold og viden, såsom at indsende en udgiftsrapport, hvem vores kunder eller vores salgsteam er, eller hvordan man kommer ind på et specifikt kontor. 

SharePoint giver også et team mulighed for at have en ' one-stop shop ' for alle oplysninger. Alle oplysninger kan være på ét sted og kan også være let tilgængelige.

Vi bruger muligvis stadig den gamle proces, selvom der allerede er en opdateret proces. Derfor er SharePoint nyttig som en måde at dele og administrere indhold og viden på tværs af vores team. 

Endelig giver SharePoint mulighed for teamwork ved hjælp af websteder . Det giver et samarbejdsrum, der giver teams mulighed for at samarbejde, spore fremskridt og administrere indhold eller tilladelser ved hjælp af webbaserede websteder. 

Det er også meget tilgængeligt og intuitivt. Det er en af ​​de færdigheder, der er nemme at lære og forstå.

Brug af Microsoft SharePoint

SharePoint er et fleksibelt værktøj. Du kan gøre forskellige ting, eller du kan kun gøre en eller to af disse ting også. Det er op til dig, hvordan du vil bruge det. Når du bruger SharePoint, kan du bruge simple værktøjer indtil videre og derefter skalere dem til mere omfattende funktioner, efterhånden som din organisation vokser. 

1. Sofistikeret bibliotek til at opbevare din organisations dokumenter

SharePoint er et sofistikeret bibliotek til at opbevare din organisations dokumenter . Dette ligner OneDrive eller Google Drive. Det er en måde at opbevare alle dine dokumenter på ét sted. 

En funktion ved SharePoint, som OneDrive og Google Drive ikke tilbyder, er, at du kan knytte metadata til disse dokumenter. Så i stedet for at have en typisk mappestruktur for, hvordan du opbevarer dine dokumenter, kan du også tilknytte metadata og gruppere dem ud fra forskellige ting.

For eksempel lægger nogle magtfulde organisationer ikke deres delte indhold i en mappelignende struktur, da der kan være mange problemer med det. De har normalt en liste over filer med metadata.

Ved at gøre dette kan de nemt spore, gruppere forskellige ting, de ønsker, og vedligeholde metadata. Hvis tingene bliver opdateret, behøver de ikke flytte rundt i mapper, fordi de blot skal opdatere metadataene. 

2. Nyheder og opdateringer til dit team

SharePoint kan også bruges til nemt at give nyheder og opdateringer til dit team . Udover at være i stand til at indstille websteder, der indeholder information, kan du også lave sider på dit websted for at opdatere dit team om visse ting.

Lad os for eksempel sige, at du har enfor dit hold. Så er der en ny salgsproces, som du vil udrulle. I stedet for at sende det via e-mail, kan du bare sende det som en ny side på din SharePoint.

Med dette giver det alle adgang til den side, som de kan kommentere på. Hvis du for eksempel har lavet en fejl, kan du også ændre eller opdatere den fra tid til anden.

3. Microsoft SharePoint som en database

SharePoint kan bruges som en database til at opbevare information om hvad som helst . Der er organisationer, der opretter en SharePoint-liste, der indeholder kundedata, transaktionsdata, ordredata og mange flere. Det er også kraftfuldt og meget fleksibelt, fordi det stort set kan indeholde alle typer data som vedhæftede filer, brugere og profiler. 

Det er også mere intuitivt end andre databaser. For eksempel ville du ikke bruge Excel til at gemme data, fordi du ønsker, at det skal deles mellem mange mennesker og vil have det på samme sted. Du ønsker at have valideringsregler, hvor nogle personer kun kan tilføje kunder, der har visse betingelser og er gyldige. 

Du ønsker heller ikke at bruge SQL, Salesforce eller nogen anden kompliceret database, fordi du skal lære SQL-sproget for at kunne bruge det. Så SharePoint er så godt et værktøj at bruge som database og også et godt alternativ til Microsofts Dataverse. 

4. Oprethold fælles arbejdsgange i virksomheder

SharePoint bruges også til at vedligeholde fælles arbejdsgange i din virksomhed med henblik på effektivitet . Når du har din database i SharePoint, kan du bruge dens workflow-funktioner til at administrere visse almindelige forretningsopgaver.

Lad os f.eks. sige, at du har en arbejdsgang relateret til at udfylde en udgiftsrapport. I gamle dage skulle vi gå til vores e-mail og lede efter udgiftsrapporten for at udfylde den manuelt. Derefter skal vi sende den vedhæftede fil til lederen til godkendelse og udføre andre processer, der er komplicerede.

Du kan gøre denne proces meget nemmere ved at lade en arbejdsgang køre helt i SharePoint. Der vil være en database til at holde alle udgifter. Du kan derefter oprette en ny post og sende den til lederens SharePoint til godkendelse.

Efter godkendelse vil den gå direkte til kreditorer i SharePoint. Til sidst vil de godkende det, så du kan få din betaling. Intet behov for frem og tilbage af e-mails, og det er også sporbart og revideret. 

5. One-stop-shop for virksomheder

Alt i alt er det en one-stop-shop for alt i din virksomhed . Alt sker på deres platform, hvilket gør det meget effektivt. Med SharePoint behøver du ikke have forskellige databasekilder. Det er heller ikke nødvendigt at have virkelig komplekse arbejdsgange, der er rent manuelle.

Her er funktionerne i SharePoint, som jeg ønsker, at du skal opleve senere. 

Funktioner i Microsoft SharePoint

SharePoint er et indholdsstyringssystem, som du nemt kan søge i. Det har også nogle sociale netværksfunktioner, der giver medarbejderne mulighed for at samarbejde. For eksempel kan du lægge diskussionsindlæg, ofte stillede spørgsmål, nyhedsfeeds om, hvad folk laver og lignende. Det bringer et socialt netværksaspekt til din organisation. 

Den har også fremragende integration med Office 365-apps.

Desuden er SharePoint meget tilpasselig ikke kun fra et designaspekt, men også fra et funktionelt aspekt. Du kan oprette enhver workflow eller data, som du ønsker, gennem SharePoint-lister. Du kan også have et mappebaseret eller metadatabaseret dokumentbibliotekssystem. Det kan endda tillade brugere at have sider på sider eller en hel side. 

SharePoint har sin egen database. Det er kompliceret nok til at indeholde meget komplekse datatyper, men også intuitivt nok, så alle kan bruge det uden at kende nogen kodning. 

Der er også gode business intelligence-funktioner i SharePoint. Efter at have dine data i SharePoint, kan du administrere, hvad der ændrer sig, og hvordan det ændrer sig. Du kan have visninger, dashboards og lignende ting. 

SharePoint har også et af de bedste tilladelser og sikkerhedssystemer. Du kan administrere tilladelser meget nemt og detaljeret. Du kan indstille tilladelser på bioniveau, app-niveau, databaseniveau, kolonneniveau eller på hele webstedsniveau. 

I stedet for typiske systemer, hvor tilladelser behandles på brugerniveau, håndteres dette på gruppeniveau. Så du tildeler tilladelse til bestemte grupper og derefter tildeler du brugere til disse grupper. 

Endelig gør Microsoft SharePoint meget nemt, intuitivt og tilgængeligt for alle niveauer i organisationen, uanset færdighedsniveau.

Vigtigheden af ​​at lære Microsoft Sharepoint

Der er mange grunde til, at vi skal lære SharePoint. En af hovedårsagerne er, at det giver brugerne mulighed for at øge samarbejdet, forbedre teamwork og drive effektiviteten i organisationen. 

Det giver også brugerne mulighed for at skabe en one-stop-shop for alle nuværende og fremtidige medarbejdere. For eksempel kan du have en medarbejder onboarding eller nye medarbejdere, der er gået glip af nyheder eller vigtige e-mails fra historien. Det er bedre, hvis alle disse oplysninger er indeholdt i SharePoint, så når de nye medarbejdere kommer ombord, kan de se hele den historie i SharePoint selv. 

Den sidste grund til, at vi virkelig burde lære dette, er at blive ansat. SharePoint bruges så meget i organisationer, at det er en af ​​de ting, som folk kigger efter, når du bliver ansat. I lighed med kontorfærdigheder er SharePoint også meget vigtigt, især hvis du kan lave dit eget websted.

En SharePoint-bruger er forskellig fra en SharePoint-udvikler. Hvis du i dit CV siger, at du er SharePoint-udvikler, er det meget relevant, fordi din chef ville vide, at du kan automatisere deres arbejdsgange, og du ved, hvordan du laver en one-stop-shop for alle deres medarbejdere.

Konklusion

For at opsummere er det vigtigt at lære at bruge SharePoint, da det giver en masse fordele for din organisation. Det er især vigtigt for teams, der bruger LuckyTemplates, da de problemfrit arbejder med hinanden og supplerer hinandens funktioner.

Du kan låse op for yderligere værdi og funktioner i SharePoint, som din organisation kan bruge. Du kan gøre mange ting med SharePoint-lister, tilladelsessystemer, workflow-styring, versionshistorik og mange flere. 

Det er også noget, som alle i en organisation nemt kan bruge uden at blive overvældet. Som bruger er det meget nemt at bruge, men kan også være svært at mestre og udvikle. Men når du først har fået fat i det, hjælper det dig med at levere effektivitet i dine forretningsmæssige arbejdsgange.

Alt det bedste,

Henrik