Metadatafiltrering i SharePoint-filer

Metadata hjælper med at holde dokumentbiblioteker organiseret. Vi kan tilføje metadata til vores filer ved at tilføje nye kolonner. Efter at have føjet det til vores filer, kan vi bruge dem til at sortere, filtrere eller gruppere vores filer. I denne blog vil vi diskutere, hvordan vi kan udføre metadatafiltrering i vores SharePoint-filer og dets fordele.

Metadatafiltrering gør filtrering af filer/dokumenter i SharePoint-lister og dokumentbiblioteker mere logisk og kan tilpasses.

Til dette eksempel har vi tilføjet to metadatakolonner, nemlig afdeling og udgiftstype . Med disse kan vi sortere, filtrere efter eller gruppere efter afdeling.

Indholdsfortegnelse

• Filtrering af SharePoint-filer ved hjælp af metadata
• Gruppering af vores SharePoint-filer ved hjælp af metadata
• Konklusion

Filtrering af SharePoint-filer ved hjælp af metadata

For at filtrere vores filer efter denne kolonne skal du blot klikke på Filtrer efter .

Vælg derefter den afdeling, vi ønsker at se. For eksempel ønsker vi at filtrere vores filer efter Regnskab og Salg. Så lad os vælge dem og klikke på knappen Anvend .

Som vi kan se, vises  kun regnskabs- og salgsfiler nu.

Dette er en bedre måde at gruppere eller organisere vores filer på sammenlignet med at bruge et mappehierarki. Ved at bruge metadata med filter eller gruppe efter funktion, kan vi se både regnskabs- og salgsfiler på én gang. Ved at bruge mapper skal vi åbne deres mappe individuelt, så vi kan se eller finde de filer, vi har brug for.  

For at fjerne filteret skal du blot klikke på Filtrer efter igen, fjerne markeringen af ​​dine valg her eller klikke på knappen Ryd alt og klikke på knappen Anvend . 

Gruppering af vores SharePoint-filer ved hjælp af metadata

En anden cool ting med vores metadata er at bruge funktionen Grupper efter . Hermed kan vi gruppere vores filer efter afdeling eller udgiftstype. Bare klik på Grupper efter afdeling for at se, hvordan det kommer til at se ud.

Som vi kan se, er vores filer nu grupperet efter deres afdelingstype. Filerne under Regnskabsafdelingen er grupperet sammen, det samme med Salg og så videre.

Dette gør det meget nemt at kategorisere vores filer. Vi kan også gøre brug af rullemenuerne til nemt at se vores filer, hvis vi har hundredvis af dem. Vi kan kollapse dem for gruppe og kun vise den gruppe, vi ønsker at se.

Teknisk set kunne vi have gjort lignende ting med mappestrukturen. Men det er her, metadataene virkelig hjælper, fordi vi også kan gøre det med andre metadatakolonner som vores Udgiftstype- kolonne. 

Hvis vi er ligeglade med filafdelingerne, og vi i stedet skal gruppere eller filtrere dem efter deres udgiftstype, kunne vi bare gøre det samme i denne Udgiftstype- kolonne. Lad os f.eks. filtrere vores filer efter rejseudgiftstype .

Derefter vil vi se filerne vedrørende rejseudgifter uanset deres afdeling.

Vi kan også foretage filtrering og gruppering på samme tid. For eksempel, hvis vi ønsker at se alle afdelingerne undtagen marketing, så lad os udelade markedsføringen. 

Derefter kan vi gruppere disse filer, mens vi får dem filtreret ved blot at klikke på Grupper efter afdeling også. 

Vi kan også oprette filtre til både afdeling og udgiftstype kolonne på samme tid. For eksempel kan vi kun vise udgifterne til rejser og forsyninger under Regnskabsafdelingen .

Konklusion

For at opsummere, når vi har tilføjet metadata til vores filer, kan vi nemt organisere vores filer, som vi vil, hvilket skaber effektivitet i en organisation.

Denne filtrerings- og grupperingsmekanisme giver brugerne mulighed for dynamisk at filtrere og finde indhold i dokumentbiblioteker. Det giver mening, hvis du konfigurerer dit bibliotek med brugerdefinerede metadata/kolonner. Hvis du ikke har konfigureret brugerdefinerede metadata, er de eneste filtre, du har, dem, der findes som standard i ethvert bibliotek.

Alt det bedste,

Henrik