Hvad er Sharepoint? Topegenskaber og funktioner

Er du træt af at miste overblikket over vigtige dokumenter i et hav af e-mails, slettede dokumenter, mapper og Post-it-sedler?

Føler du nogle gange, at du har brug for en GPS bare for at finde den fil, din chef bad om for tre uger siden? Frygt ikke, kære læser, for der er en helt blandt os: Microsoft SharePoint.

SharePoint er en webbaseret platform udviklet af Microsoft, der giver organisationer et centraliseret rum til at administrere, dele og samarbejde om forskellige typer indhold, såsom dokumenter, kalendere, opgaver og mere.

Platformen giver brugerne mulighed for at oprette websteder til forskellige afdelinger, projekter eller teams med brugertilpasbare brugertilladelser og arbejdsgange til at kontrollere adgang, vise information og strømline processer.

SharePoints robuste funktioner kan skræddersyes til at opfylde de specifikke behov i din organisation, hvilket gør det til et vigtigt værktøj til at øge produktiviteten og samarbejdet.

Men det er kun toppen af ​​isbjerget! I de følgende afsnit vil vi dykke dybere ned i Microsoft SharePoints historie, kernefunktioner, tilgængelige versioner, Microsoft-integrationer og potentielle brugssager.

Så tag din foretrukne drik, læn dig tilbage, og lad os sammen udforske SharePoints vidundere.

Indholdsfortegnelse

• Hvad er SharePoint?
• SharePoints historie
  • Nutidens SharePoint
• Top 6 kernefunktioner og muligheder i SharePoint
  • 1. Samarbejde
  • 2. Content Management
  • 3. Automatisering af arbejdsgange
  • 4. Sociale funktioner
  • 4. Business Intelligence
  • 5. Søg
• SharePoint-versioner og priser
  • SharePoint Online
  • SharePoint Server
  • SharePoint Foundation og SharePoint Designer
• Integration med Microsoft Ecosystem
  • Microsoft Office 365
  • Microsoft Teams
  • Power Platform
• Microsoft SharePoint Use Cases
• Bundlinjen

Hvad er SharePoint?

Forestil dig dette: du begynder din arbejdsdag og bliver mødt af en overfyldt indbakke, en uendelig to-do-liste og en bunke leveringer, der bare ikke stopper. Lyder overvældende, ikke? Det er her Microsoft SharePoint kommer ind for at redde dagen!

Så hvad er SharePoint? Kort sagt er det en platform udviklet af Microsoft, der giver organisationer en central placering til at administrere, gemme og dele forskellige typer indhold og opgaver ved hjælp af webapplikationer som:

• Dokumenter : Word, Excel, PowerPoint, PDF'er og mere

• Delte kalendere : teamplaner, projektdeadlines og møder

• Opgaver : to-do-lister, arbejdsgange og godkendelser

• Moderne lister : kontakter, delte postkasser, inventar, metadata og kundeoplysninger

Microsoft SharePoint inkluderer kraftfulde samarbejdsværktøjer, der giver brugerne mulighed for at arbejde sammen om indhold i realtid, dele opdateringer og modtage feedback på ét sted. Plus, med søgefunktioner er det en leg at finde det rigtige dokument eller den rigtige information.

Men vent, der er mere! I det næste afsnit vil vi udforske SharePoints mere end to årtiers historie, før vi tager et kig på dets kerneproduktfunktioner.

Hvis du ønsker at tage din organisations produktivitet til det næste niveau, skal du fortsætte med at læse for at opdage det fulde potentiale i SharePoint.

SharePoints historie

Lad os gå en tur ned ad memory lane, tilbage til en tid, hvor flip-telefoner var i højsædet, MySpace var det sociale netværk, og SharePoint var bare et glimt i Microsofts øjne.

Det er rigtigt, vi taler om begyndelsen af ​​2000'erne, en tid hvor internettet stadig var i sin vorden, og verden lige var begyndt at forstå vigtigheden af ​​samarbejde og indholdsstyring.

Microsoft SharePoint blev først introduceret i 2001, dengang verden stadig vænnede sig til tanken om at bruge internettet til mere end blot at sende e-mails og gennemse kattevideoer.

Den oprindelige version af dette MS-projekt var en grundlæggende webapplikation, der gjorde det muligt for teams at dele dokumenter og samarbejde om projekter. Det var ikke ligefrem en game-changer, men det lagde grundlaget for, hvad der skulle komme.

Gennem årene fortsatte SharePoint-platformen med at udvikle sig og tilføjede nye funktioner og muligheder, der gjorde den til et uundværligt værktøj for virksomheder og organisationer i alle størrelser.

I 2003 udgav Microsoft SharePoint Portal Server, som muliggjorde mere avanceret indholdsstyring og søgefunktionalitet.

Og i 2006 blev Microsoft Office SharePoint Server 2007 lanceret, der introducerede sociale funktioner og business intelligence-funktioner.

Nutidens SharePoint

Det var først med udgivelsen af ​​SharePoint Server 2010, at platformen for alvor begyndte at vinde indpas.

Med sin forbedrede brugergrænseflade og kraftfulde nye funktioner som samforfattelse af dokumenter og automatisering af workflow blev SharePoint 2010 hurtigt den bedste platform for samarbejde og indholdsstyring.

I dag er SharePoint en kraftcenter-platform, der tilbyder en bred vifte af funktioner og muligheder, fra dokumenthåndtering og forretningsbeslutningstagning til socialt samarbejde og søgefunktionalitet.

Men det hele startede med en simpel idé: behovet for teams til at dele information og samarbejde om projekter.

I næste afsnit vil vi se nærmere på de funktioner, der gør SharePoint til et så kraftfuldt værktøj for virksomheder og organisationer.

Top 6 kernefunktioner og muligheder i SharePoint

Microsoft SharePoint er ikke bare et kedeligt gammelt dokumenthåndteringssystem. Det er en funktionsspækket platform, der kan hjælpe virksomheder og organisationer med at samarbejde, automatisere processer og endda tage datadrevne beslutninger.

I dette afsnit vil vi se nærmere på nogle af de vigtigste funktioner og muligheder, der gør SharePoint til et så stærkt værktøj til den digitale arbejdsplads.

1. Samarbejde

Lad os starte med samarbejde. Microsoft SharePoint tilbyder en bred vifte af værktøjer til at hjælpe teams med at dele information og arbejde mere effektivt sammen i et SharePoint-miljø.

Du kan oprette teamwebsteder for forskellige afdelinger eller projekter og bruge dem til at gemme og organisere dokumenter, spore opgaver og dele opdateringer i realtid.

Og med funktioner som versionskontrol og co-authoring kan du sikre, at alle arbejder på den samme version af et dokument og undgå hovedpinen med endeløse e-mail-kæder.

SharePoints samarbejdsfunktioner tillader co-forfatter og gør det muligt for brugere at oprette SharePoint-websteder, få adgang til delte dokumenter, hurtigt dele opdateringer og give feedback.

Platformen tilbyder også brugerdefinerbare tilladelsesindstillinger, så du kan kontrollere, hvem der har adgang til specifikke dokumenter på dit SharePoint-websted.

2. Content Management

Med et SharePoint-websted kan brugere nemt oprette, uploade og gemme dokumenter i et centraliseret dokumentbibliotek. Brugere kan også bruge integrationer med MS Teams til yderligere at forbedre kommunikationen.

Et SharePoint-hjem tilbyder også versionskontrol, så du kan holde styr på ændringer og sikre, at alle arbejder med den mest opdaterede information.

3. Automatisering af arbejdsgange

Et SharePoint-websted er til mere end blot et dokumenthåndteringssystem. Det tilbyder også kraftfulde funktioner til automatisering af forretningsprocesser, så du kan strømline arbejdsgange og automatisere gentagne opgaver.

SharePoint-arbejdsgange kan tilpasses og kan automatisere opgaver og strømline processer. Du kan f.eks. konfigurere en arbejdsgang til at godkende dokumenter, sende meddelelser, ombord ansatte eller indsamle feedback.

Og med integrationen med Power Automate (tidligere Microsoft Flow) kan du endda automatisere processer ud over dit SharePoint-websted og på tværs af forskellige apps og tjenester.

4. Sociale funktioner

SharePoint tilbyder også sociale funktioner til at skabe kommunikationswebsteder, hvor du kan forbinde dig med kolleger og dele viden på tværs af din organisation.

Du kan bruge de sociale værktøjer til at skabe SharePoint-miljøer, der fungerer som praksisfællesskaber, hvor medarbejderne kan dele ideer og bedste praksis og samarbejde om projekter.

4. Business Intelligence

Og lad os ikke glemme business intelligence! Med SharePoint kan du oprette kraftfulde dashboards og rapporter, der hjælper dig med at træffe datadrevne beslutninger på tværs af flere servere.

Du kan bruge SharePoints indbyggede analyse- og rapporteringsværktøjer og også integrere din projektserver med for at skabe interaktive visualiseringer og indsigter.

5. Søg

SharePoints kraftfulde søgefunktioner giver brugerne mulighed for hurtigt at finde det indhold, de har brug for, uanset om det er et specifikt dokument, en projektside eller en kollegas profil.

Dette er blot nogle få af de kernefunktioner, der gør SharePoint til et væsentligt værktøj til moderne arbejdspladser. Men vidste du, at der findes forskellige versioner af SharePoint, hver med forskellige muligheder?

I det næste afsnit vil vi udforske de forskellige versioner af SharePoint, fra SharePoint Online til SharePoint Server, så du kan finde ud af, hvilken der er den rigtige for din organisation.

SharePoint-versioner og priser

Dette afsnit dækker de forskellige versioner af SharePoint, og hvordan de imødekommer forskellige organisatoriske behov.

Der findes en række forskellige versioner, men de to, der er under aktiv udvikling, er online- og lokale versioner: SharePoint Online og SharePoint Server.

SharePoint Online

SharePoint Online er den skybaserede version af platformen, der er inkluderet i Microsoft Office 365-abonnementer og kan tilgås via SharePoint-mobilappen.

Det er perfekt til organisationer, der ønsker at nyde fordelene ved SharePoint uden besværet med at administrere deres egne SharePoint-servere.

Med SharePoint Online kan brugere få adgang til alle funktionerne i SharePoint fra enhver enhed (inklusive mobile enheder) med en internetforbindelse og en webbrowser, hvilket gør det til en fleksibel og praktisk mulighed for moderne arbejdspladser.

Nogle fordele ved SharePoint Online inkluderer:

• Tilgængelig fra enhver enhed med internetforbindelse

• Ingen grund til at administrere dine egne servere eller webdele

• Automatiske opdateringer og nye funktioner

• Integration med andre Microsoft Office 365-apps

SharePoint Online er tilgængelig som en del af et Microsoft Office 365-abonnement . Prisen varierer afhængigt af den abonnementsplan, du vælger, men SharePoint Online er inkluderet i alle planer undtagen den grundlæggende Microsoft Office 365 Business Basic-plan.

SharePoint Server

SharePoint Server er den lokale version af SharePoint, der kan installeres på din organisations servere.

Det tilbyder alle funktionerne i SharePoint Online, plus yderligere tilpasningsmuligheder og kontrol over datalagring og andre sikkerhedskontroller.

Brug af SharePoint on-premises er ideel til organisationer, der har brug for fuldstændig kontrol over deres SharePoint-miljø eller opretter websteder med specifikke krav til sikkerhed og overholdelse.

Nogle fordele ved SharePoint Server er:

• Fuld kontrol over datalagring, dokumentbiblioteker og sikkerhed

• Yderligere tilpasningsmuligheder for SharePoint-websteder

• Integration med andre SharePoint on-premises systemer

• Mere fleksibilitet i implementeringsmuligheder

SharePoint Server 2019 er licenseret pr. server og pr. bruger eller enhed, der får adgang til serveren. Der er to tilgængelige licensmodeller : Standard CAL (Client Access License) og Enterprise CAL.

Standard CAL'en giver grundlæggende SharePoint-funktioner, mens Enterprise CAL'en indeholder mere avancerede funktioner som business intelligence og enterprise search.

SharePoint Foundation og SharePoint Designer

Disse to fortjener hæderlige omtaler. De er begge gratis værktøjer, der ikke længere er under aktiv udvikling og kan endda deaktivere produktfunktioner, der findes i fremtidige versioner; nogle versioner fungerer dog stadig på moderne operativsystemer.

SharePoint Designer bruges typisk af avancerede brugere eller udviklere, der ønsker at skabe brugerdefinerede arbejdsgange og løsninger oven på SharePoint.

SharePoint Foundation er på den anden side en gratis, entry-level version af SharePoint, der kan bruges til grundlæggende dokumentdeling, administration og samarbejde.

Det er et godt udgangspunkt for begyndere og små organisationer, der ikke har brug for alle funktionerne i SharePoint Online eller SharePoint Server, men som stadig ønsker at nyde fordele som fildeling.

Nogle fordele ved SharePoint Foundation inkluderer:

• Gratis at bruge

• Grundlæggende dokumenthåndtering og samarbejdsevner

• Nem at sætte op og bruge

Nu hvor vi har dækket de forskellige versioner og prismuligheder, lad os undersøge et andet vigtigt aspekt af SharePoint: dets integration med andre Microsoft-produkter.

SharePoint kan integreres med produkter som Teams, OneDrive og Power Platform kan i høj grad forbedre dets funktionalitet.

I næste afsnit ser vi nærmere på, hvordan SharePoint integreres med disse produkter, og hvordan det kan forbedre din organisations produktivitet og samarbejde. Så lad os dykke ind!

Integration med Microsoft Ecosystem

Integration med andre Microsoft-produkter er en stor fordel, da det giver problemfrit samarbejde, strømlinede arbejdsgange og en moderne oplevelse.

I dette afsnit ser vi nærmere på nogle af de vigtigste Microsoft-produkter, der integreres med SharePoint.

Microsoft Office 365

Som en del af Office 365-økosystemet integreres SharePoint problemfrit med andre produktivitetsværktøjer, såsom , Word og . Dette giver dig mulighed for at få adgang til og dele dokumenter i realtid, hvilket sikrer, at dit team forbliver på samme side.

Ved at inkorporere SharePoint i Office 365-pakken af ​​tjenester kan din organisations forretningsbrugere drage fordel af:

• Centraliseret fillagring med sikker adgangskontrol

• Samarbejdende og strømlinet teamkommunikation

• Fleksibelt og tilpasseligt teamwebsteddesign

Microsoft Teams

Microsoft Teams er en samarbejdsplatform, der gør det muligt for teams at chatte, dele filer og samarbejde om projekter i realtid. Teams integreres med SharePoint, hvilket giver brugerne adgang til SharePoint-filer og dokumenter direkte fra Teams-grænsefladen.

Ved at integrere med Microsoft Teams kan du:

• Få nem adgang til opdaterede dokumenter, der deles med dit team

• Samarbejd om dokumenter samtidigt med andre teammedlemmer

• Spor revisioner og vedligehold versionshistorik

Power Platform

SharePoint interagerer med , såsom , Power Apps og . Ved at udnytte Power Platform-kapaciteterne kan du tilføje tilpasset automatisering, appløsninger og datavisualisering til dine SharePoint-kommunikationswebsteder.

Med Power Platform-integration kan du:

• Opret automatiserede arbejdsgange mellem SharePoint og andre apps og tjenester

• Byg brugerdefinerede apps til at administrere og vise SharePoint-data

• Generer kraftfulde datavisualiseringer med LuckyTemplates

Integrationen med Microsofts økosystem giver dig mulighed for at frigøre det fulde potentiale i SharePoint, hvilket skaber uendelige muligheder for samarbejde og innovation i din organisation.

I det næste afsnit vil vi se nærmere på nogle potentielle eksempler på brug af SharePoint i den virkelige verden. Lad os gå!

Microsoft SharePoint Use Cases

Som du nu ved, er SharePoint en alsidig platform med en bred vifte af use cases på tværs af forskellige brancher og er en favorit i så mange organisationer. Nedenfor er nogle af de mest almindelige use cases for SharePoint:

1. Dokumenthåndtering : SharePoints dokumentstyringssystemfunktioner er blandt dets mest populære funktioner. Organisationer kan bruge SharePoint til at gemme, organisere og administrere dokumenter fra forskellige datakilder, hvilket sikrer, at teammedlemmer nemt kan få adgang til og samarbejde om den seneste version af et dokument. SharePoints versionskontrol og check-in/check-out funktioner hjælper med at forhindre konflikter og sikre, at teammedlemmer altid arbejder, uanset om de er på stedet eller online med den seneste version af et dokument.

2. Intranet og portaler : SharePoint kan også bruges til at skabe selvstændige intranetsites og portaler til intern kommunikation, deling af information, moderne webdele og samarbejde. Intranetwebsteder kan tilpasses til at omfatte nyheder, begivenheder, wikier og vigtige meddelelser samt virksomhedens politikker og procedurer. Dens indbyggede søgefunktioner gør det nemt for en slutbruger hurtigt at finde følsomme oplysninger, der er gemt på stedet.

3. Projektledelse: SharePoints projektstyringsfunktioner kan hjælpe teams med at administrere projekter fra start til slut. Teams kan bruge SharePoint til at oprette projektsider, tildele opgaver, spore fremskridt, ændre webstedsstruktur og samarbejde om projektdokumenter på en enkelt server. Dens integration med andre Office 365-produkter og Office-applikationer, såsom MS Teams og Planner, kan også forbedre projektstyringsfunktionerne.

4. Automatisering af forretningsprocesser: SharePoints integration med (tidligere kendt som Microsoft Flow) gør det muligt for brugere at automatisere gentagne opgaver og processer. Du kan bruge en SharePoint-farm sammen med Power Automate til at automatisere arbejdsgange, såsom dokumentgodkendelsesprocesser, med en stor filunderstøttelse.

SharePoint har en bred vifte af use cases, og disse er blot nogle få eksempler. Uanset din organisations behov kan platformen sammen med SharePoint-tilføjelser hjælpe med at forbedre produktiviteten og målgruppemålretning og strømline arbejdsgange.

Bundlinjen

SharePoint er en kraftfuld og alsidig platform, der hjælper organisationer og forretningsforbindelsestjenester med at forbedre produktiviteten og forbedre samarbejdet.

Med sine intranet- og portalfunktioner, Office 365-applikationsintegrationer, projektstyringsværktøjer, webdele og adgangstjenester og funktioner til automatisering af forretningsprocesser, SharePoint one-stop-shop med løsninger til organisationer i alle størrelser og brancher.

Desuden gør SharePoints integration med andre Office 365-produkter og Office-tjenester, såsom MS Teams, OneDrive, Outlook og Power Automate, det til en endnu mere værdifuld webapplikation til at forbedre din arbejdsgang.

Og med forskellige prismuligheder og implementeringsmodeller til rådighed, kan den skræddersyes, så den passer til enhver organisations behov og budget.

Uanset om du er en lille virksomhed, der ønsker at strømline forretningsprocesser, eller en stor virksomhed, der ønsker at forbedre teamwork, intern kommunikation og samarbejde på tværs af afdelinger og lokationer, er SharePoint en platform, der er værd at overveje.

For at lære mere om fordelene ved at bruge SharePoint som en webapplikation, tjek selvstudiet nedenfor: