Hvad er Power Automate? - Den ultimative guide

Leder du efter en nemmere måde at få løst alle dine kedelige rutineopgaver hurtigt og effektivt? Hvis ja, så kan Power Automate være den løsning, du har søgt efter.

Denne guide til Power Automate giver alle de oplysninger og eksempler, du har brug for for at frigøre det fulde potentiale i Power Automates automatiserede arbejdsgange.

Opret simple bots under dataindtastningsprocessen for at skabe komplekse flows, der orkestrerer end-to-end virksomhedsløsninger – Power Automate kan revolutionere din virksomhed, hvis det gøres rigtigt!  

Indholdsfortegnelse

• Hvad er Microsoft Power Automate?
• Hvordan virker Power Automate med Microsoft 365 Apps?
• Betydningen af ​​automatisering i forretningsprocesser
• Almindelig brug af Power Automate i forskellige brancher
• Nøglefunktionerne i Power Automate 
• Sådan opretter og konfigurerer du en Power Automate-konto 
• Power Automate-terminologi: nøglebegreber og definitioner
• Tilslutning til eksterne datakilder og tjenester 
• Typer af arbejdsgange til at hjælpe dig i gang
  • Forretningsprocesflows
  • Desktop Flows
  • Skystrømme
    • 1. Automatiserede flows
    • 2. Øjeblikkelige flows
    • 4. Planlagte flows
  • Valg af det rigtige skyflow
• Rolle af triggere og handlinger i Power Automate
• Avancerede Power Automate-teknikker 
  • Brug af variabler og udtryk i Power Automate
• Implementering af betinget logik og loops
• Oprettelse af brugerdefinerede connectors og API'er
• 2 Praktiske anvendelser af Power Automate i virkelige scenarier
  • Eksempel 1: Send massemails med Instant Cloud Flow i Power Automate
  • Eksempel 2: Migrering af Excel-data til en Sharepoint-liste 
• 6 bedste praksis for Power Automate
  • 1. Håndtering af flows og automatiseringsprocesser
  • 2. Test og fejlretning af arbejdsgange 
• Power Automate vs andre automatiseringsværktøjer
• 3 fantastiske fordele ved Power Automate
• 3 Begrænsninger ved brug af Microsoft Power Automate
• At Power Automate eller ikke at Power Automate?

Hvad er Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate (tidligere Microsoft Flow) er et kraftfuldt automatiseringsværktøj, der hjælper dig med at automatisere gentagne og manuelle opgaver på en brugervenlig måde.

Med en intuitiv træk-og-slip-grænseflade er Power Automate ideel til både kodere og ikke-kodere, hvilket giver dig mulighed for at oprette regelbaserede arbejdsgange og spare tid på rutineopgaver.

For at begynde at automatisere din proces, kan du starte med at visualisere dit procesflow ved hjælp af et flowchart. Dette rutediagram inkluderer forskellige elementer såsom trin, variabler, sløjfer og betingelser. Du kan derefter replikere dette rutediagram på Microsoft Power Automate for at automatisere din proces.

Det giver også stor fleksibilitet, når det kommer til implementering – blot tilpasse eksisterende skabeloner eller byg en tilpasset løsning fra bunden.

Så du kan automatisere en lang række opgaver med Microsoft Power Automate, hvilket gør det til et kraftfuldt værktøj for virksomheder.

I denne omfattende vejledning giver vi et overblik over Microsoft Power Automate og dækker dets komponenter. Vi vil også lede dig gennem processen til oprettelse af arbejdsgange og give eksempler fra den virkelige verden på, hvordan det fungerer, og hvordan du bruger det til at automatisere forskellige aspekter af arbejdsgange. 

Power Automate understøtter over 900 populære apps og tjenester såsom Microsoft Office 365, Dropbox, Salesforce CRM, Google Drive og mere, hvilket gør det til et alsidigt værktøj til mange industrier og virksomheder. Derudover integreres det med andre Microsoft-produkter som SharePoint, Dynamics 365 og PowerApps, så du kan skabe mere kraftfulde og tilpassede arbejdsgange på en lav-kode måde.

Hvordan virker Power Automate med Microsoft 365 Apps?

Microsoft Office 365 er applikationspakken, der er afgørende for driften af ​​tusindvis af virksomheder rundt om i verden.

Disse applikationer omfatter Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook, Microsoft OneNote, Microsoft OneDrive og andre Microsoft-produkter. Hver applikation udfører sin egen specifikke funktion, men de fungerer generelt uafhængigt og interagerer ikke med hinanden.

Nå, det var indtil Power Automate kom ind i billedet.

Med introduktionen af ​​Power Automate kan disse applikationer nu indsamle data, kommunikere med hinanden og handle baseret på triggere fra andre apps. Denne integration forbedrer produktiviteten og effektiviteten ved at automatisere tidligere manuelle opgaver.

For eksempel kan e-mails modtaget i Outlook udløse handlinger i Excel eller OneDrive for at strømline arbejdsgange og reducere risikoen for fejl. 

Betydningen af ​​automatisering i forretningsprocesser

Et automatiseringsværktøj til forretningsprocesser som Power Automate giver en brugervenlig grænseflade, der giver brugerne mulighed for at skabe og administrere komplekse arbejdsgange uden behov for kodning eller teknisk ekspertise.

Det globale marked for robotprocesautomatisering er i fremgang med en forventet sammensat årlig vækstrate på 38,2 % fra 2022 til 2030.

Denne teknologi transformerer den måde, virksomheder opererer på, med softwarerobotter, der kan automatisere daglige opgaver på tværs af forskellige industrier

Fordelene ved automatisering er mange og kraftfulde, herunder:

• Det sparer tid og gør det muligt for personalet at udføre opgaver på højere niveau, der tilføjer mere værdi til virksomheden.  
• Forbedrer effektiviteten ved at opretholde ensartede proceshastigheder. 
• Reducerer lønomkostningerne ved at udføre exceptionelt komplekse opgaver, hvilket frigør penge, der kan bruges andre steder.
• Eliminerer fejl, især med manuelle dataindtastningsopgaver, som kan forhindre dyre fejl for din virksomhed. 

Endelig forbedrer det kundeservice ved at levere hurtig og effektiv kommunikation, så du kan opbygge bedre relationer uden at investere en masse tid

Lad os se nogle vigtige Power Automate-anvendelser.

Almindelig brug af Power Automate i forskellige brancher

Power Automate er et alsidigt automatiseringsværktøj, der kan anvendes til en bred vifte af industrier og brugssager. Her er nogle eksempler på, hvordan Power Automate bruges i forskellige brancher:

• Sundhedspleje : Sundhedsindustrien er en af ​​de vigtigste industrier med det væsentlige behov for automatisering. Med Power Automate kan sundhedsorganisationer automatisere opgaver og arbejdsgange, der tidligere blev udført manuelt, hvilket sparer tid og forbedrer effektiviteten.
  
  Disse opgaver og arbejdsgange omfatter aftaleplanlægning ved integration med elektroniske journalsystemer. Det kan også automatisere medicinsk fakturering, behandling af skader og lagerstyring, hvilket reducerer fejl og forbedrer ekspeditionstiderne. 
• Økonomi : Hyppig brug af Power Automate i finans er styring af kreditorer og tilgodehavender, prisfastsættelse, godkendelsesprocesser og dataindtastning. Ved at automatisere disse processer kan fakturaer behandles og betales hurtigt, og data afstemmes, hvilket reducerer risikoen for fejl og forsinkede betalinger.
  
  Med Power Automate kan data automatisk importeres og afstemmes, hvilket reducerer behovet for manuel dataindtastning og unøjagtigheder.
• Fremstilling : Fremstillingsindustrien har længe været kendt for manuelle, arbejdskrævende processer, der er langsomme og svære at styre.
  
  Brugen af ​​automatiseringsteknologier såsom Microsoft Power Automate er afgørende for producenter, der ønsker at forbedre effektiviteten, reducere omkostningerne og bevare en konkurrencefordel. 
  
  Power Automate kan forbedre produktionseffektiviteten ved nemt at automatisere gentagne opgaver og integrere dem med eksisterende systemer. Det kan hjælpe med at strømline produktionsprocesser og ordrestyring, forbedre maskindriften, forenkle data- og dokumentbehandling og integreres problemfrit med ERP-løsninger.
  
  Derudover kan Power Automate lette automatisk rapportgenerering og også optimere udstyrsvedligeholdelse. 
• Detail : Power Automate kan give detailhandlere en konkurrencefordel ved at automatisere tidskrævende opgaver og integrere dem med systemer. Ved hjælp af kunstig intelligens, ERP-systemer, IoT, POS-software og robotprocesautomatisering kan detailhandlere strømline processer og forbedre kundeservicen, hvilket sparer tid og penge.
  
  Power Automate hjælper ledere med at administrere lagerbeholdning, automatisere ordreudførelse, sende og spore salgsdata, mens de leverer sine KPI-dashboards. 

Nøglefunktionerne i Power Automate 

Som du nu ved, tilbyder Microsoft Power Automate en lang række funktioner, der giver brugerne mulighed for at skabe brugerdefinerede arbejdsgange, integrere applikationer og forbedre samarbejdet. 

Lad os dykke lidt dybere ned i disse.

Workflow automatisering

Ved at bruge visuelle flowcharts kan brugere designe brugerdefinerede arbejdsgange til at håndtere opgaver såsom at sende meddelelser, administrere godkendelser eller opdatere poster. Platformen understøtter adskillige forbindelser, hvilket muliggør problemfri integration med populære tjenester som SharePoint, Dynamics 365 og Outlook.

Sømløs integration og tilpasning

Problemfri integration med Microsoft 365-applikationer giver brugerne mulighed for at skabe automatiserede arbejdsgange og starte opgaver direkte fra apps som SharePoint, Excel og Microsoft Teams. For at forenkle oprettelsen af ​​arbejdsgange, leverer Power Automate forudbyggede skabeloner til almindelige opgaver, som brugere kan tilpasse til deres specifikke behov.

Derudover kan Power Automate integrere tredjepartsapps og -tjenester som Salesforce, Google Sheets, Mailchimp og et omfattende bibliotek med over 900 connectorer, hvilket gør det til et alsidigt og kraftfuldt værktøj til at automatisere opgaver og processer på tværs af platforme. blive et værktøj. 

For at toppe det, kan du også bruge Power Automate til at skrive til sociale medier og planlægge et par tweets, men det er en anden historie for en anden dag.

Robotic Process Automation (RPA)

Power Automate Desktop introducerer Robotic Process Automation (RPA)-funktioner, der gør det muligt for brugere at automatisere opgaver på deres desktop-maskiner. RPA er især nyttig til automatisering af processer, der involverer ældre systemer, lokale filer eller skærmskrabning.

Brugere kan registrere deres handlinger og bruge Power Automate Desktop til at oprette bots, der replikerer disse handlinger automatisk.

Mobil App

Power Automate-mobilappen giver brugerne mulighed for at administrere og overvåge deres arbejdsgange på farten. Appen understøtter øjeblikkelige flows, hvilket gør det muligt for brugere at udløse handlinger manuelt via flowknapper. Derudover kan brugere spore status for deres flows, modtage push-meddelelser og godkende anmodninger direkte fra deres mobile enheder.

Sikkerhed og overholdelse

Power Automate overholder Microsofts strenge sikkerheds- og overholdelsesstandarder for at sikre databeskyttelse og privatliv. Platformen understøtter datatabsforebyggelse (DLP), der tillader organisationer at kontrollere strømmen af ​​følsomme oplysninger mellem applikationer. Derudover overholder Power Automate forskellige industristandarder såsom GDPR, HIPAA og FedRAMP.

Ok, nu er det tid til at komme i gang.

Sådan opretter og konfigurerer du en Power Automate-konto 

Besøg det officielle Power Automate- websted for at komme i gang med Power Automate

Når du har logget ind, lander du på hjemmesiden, der fungerer som det centrale knudepunkt for styring af dine arbejdsgange og forbindelser

Før du begynder at gøre noget, lad os nu hurtigt få dig på toppen af ​​et par nøglebegreber.

Power Automate-terminologi: nøglebegreber og definitioner

Når du dykker dybere ned i Power Automate-verdenen, er det vigtigt at sætte dig ind i den terminologi, der bruges overalt på platformen.

Forståelse af disse termer vil gøre det lettere for dig at oprette, administrere og optimere dine flows.

Her er en omfattende liste over Power Automate-udtryk med klare forklaringer, der hjælper dig med at navigere på platformen med tillid:

Flow: Et flow refererer til forskellige typer arbejdsgange, der passer til forskellige forretningsbehov. Disse flows er en række automatiserede trin, handlinger og betingelser, der definerer din automatiserede proces.

Connector: En forudbygget integration, der muliggør kommunikation mellem Power Automate og eksterne applikationer eller tjenester.

Connectors giver dig adgang til data og udføre handlinger inden for tilsluttede tjenester.

Skabelon: De er færdigpakkede flows, der indeholder et sæt triggere, handlinger og betingelser for at automatisere en specifik opgave eller proces. Skabeloner kan bruges som udgangspunkt for at skabe brugerdefinerede flows, hvilket sparer dig tid og kræfter.

Alt tekst: Microsoft Power Automate-skabeloner

Trigger: En hændelse eller tilstand, der starter et flow. Udløsere kan være baseret på specifikke hændelser, såsom modtagelse af en e-mail, eller de kan planlægges til at køre med forudbestemte intervaller.

Handling: En enkelt operation eller opgave udført inden for et flow. Handlinger kan omfatte afsendelse af e-mails, opdatering af registreringer eller oprettelse af nye elementer på en liste.

Betingelse: Et beslutningselement inden for et flow, der evaluerer specificerede kriterier og udfører forskellige handlinger baseret på, om kriterierne er opfyldt (sand) eller ej (falsk).

Loop: En flowkontrolstruktur, der gentager en sekvens af handlinger for hvert element i en samling, eller indtil en specifik betingelse er opfyldt. Loops giver dig mulighed for at udføre batch-operationer eller anvende operationer på flere elementer.

Tilslutning til eksterne datakilder og tjenester 

Tilslutning til eksterne datakilder og tjenester er en vigtig fordel ved at bruge Power Automate.

For at oprette forbindelse til en ekstern datakilde eller tjeneste skal brugere angive legitimationsoplysninger eller en API-nøgle for at godkende forbindelsen. Når den er godkendt, giver forbindelsen adgang til data og giver brugeren mulighed for at udføre handlinger inden for den tilsluttede tjeneste.

Denne funktion gør ikke kun Power Automate mere alsidig, men forenkler også processen med at integrere forskellige applikationer og tjenester for at skabe mere effektive og strømlinede arbejdsgange. 

Men etablering af den nødvendige datainfrastruktur til forretningsindsigt kan være både dyrt og tidskrævende på grund af de mange involverede datateknologier, API'er og sikkerhedsmodeller.

Ydermere er dygtige udviklere med ekspertise i at implementere, konfigurere, administrere og integrere disse teknologier ofte svære at finde og dyre at ansætte.

Dataverse løser disse udfordringer ved at tilbyde en tilgængelig, håndterbar, kompatibel, sikker, skalerbar og globalt tilgængelig SaaS-datatjeneste. 

Microsoft Dataverse , tidligere kendt som Common Data Service (CDS), er en alsidig dataplatform, der giver virksomheder en sikker, skalerbar og brugervenlig løsning til styring og integration af data på tværs af en lang række applikationer og tjenester.

Dataverses unikke egenskaber gør det muligt for virksomheder at bygge tilpassede applikationer, automatisere processer og skabe indsigtsfulde rapporter ved hjælp af Power Apps, Power Automate og

Ved at udnytte kraften i Dataverse i Power Automate kan brugere oprette og automatisere arbejdsgange, der får adgang til og manipulerer data gemt i Dataverse. 

Lad os nu se på de forskellige typer arbejdsgange, så du kan beslutte, hvad du skal fokusere på.

Typer af arbejdsgange til at hjælpe dig i gang

Der er flere forskellige flowtyper, hver designet til et specifikt automatiseringsscenarie. At forstå de forskellige flowtyper og deres ideelle anvendelsestilfælde vil hjælpe dig med at frigøre det fulde potentiale af Power Automate.

Lad os dykke ind.

Forretningsprocesflows

Business Process Flows giver en guidet brugeroplevelse, der leder brugerne gennem en specifik proces.

Disse strømme er organiseret i trin og trin inden for hvert trin. Når man laver et forretningsprocesflow, bør brugerne vælge valget " Forretningsprocesflow" , mens de starter et nyt flow.

Dette giver dig mulighed for at definere de forskellige stadier, der er involveret i processen, og bestemme de handlinger, der skal udføres på hvert trin.

Forretningsprocesforløb er specielt designet til Dataverse og kan kun bruges med Dataverse-tabeller, Dynamics 365 eller modeldrevne applikationer.

De kræver yderligere licenser ud over standard Microsoft 365-licenser.

Desktop Flows

Desktop Flows bruger Robotic Process Automation (RPA) til at automatisere opgaver på en brugers desktop-maskine.

For at oprette Desktop Flows skal brugerne downloade og installere Power Automate Desktop-applikationen. Disse flows er velegnede til at automatisere opgaver, der involverer ældre software, Excel-ark eller skærmskrabning.

En gratis version af Power Automate Desktop er tilgængelig for Windows- og Mac-brugere, men nogle scenarier kan kræve opgradering til en premium-licens.

Skystrømme

I Power Automate refererer "cloud flows" til flows, der er designet og kører udelukkende i et cloud-baseret miljø. Disse flows kræver ingen lokal infrastruktur eller ressourcer og kan nemt tilgås og administreres fra hvor som helst med en internetforbindelse.

Brugerinteraktioner, såsom at trykke på en knap på en webside eller mobilapp, eller endda foruddefinerede tidsplaner, såsom at køre på et bestemt tidspunkt hver dag, kan også tjene som udløsere for disse flows. 

Der er tre typer af Cloud Flows:

1. Automatiserede flows

Automatiserede flows er den mest almindelige type flow i Power Automate. Disse flows udløser automatisk arbejdsgange, når hændelser opstår i din datakilde.

For eksempel kan en arbejdsgang udløses, når et element føjes til en SharePoint-liste, eller en fil uploades til et SharePoint-dokumentbibliotek.

Automatiserede flows fungerer med over 900 forskellige stik og kræver ingen manuel indgriben.

Alt tekst: Microsoft Power Automate Automated Flows

2. Øjeblikkelige flows

I modsætning til automatiserede flows kræver øjeblikkelige flows brugerinteraktion for at udløse arbejdsgangen.

Disse kan startes manuelt fra Power Automate, Power Apps eller andre applikationer såsom SharePoint, OneDrive eller Microsoft Teams.

Øjeblikkelige flows kan også udløses af HTTP-anmodninger og bruges sammen med Power Virtual Agents.

Eksempler på øjeblikkelige flowudløsere er flowknapper, valgte elementer i SharePoint, beskedhandlinger i Teams og valgte rækker i Excel.  

4. Planlagte flows

Til sidst har vi planlagt Flows. Disse flows kører efter en foruddefineret tidsplan, der spænder fra sekunder til dage. De er nyttige til opgaver som at sende automatiske påmindelser eller meddelelser.

Brugere kan definere frekvensen og starttidspunktet for disse flows, som derefter udfører de tilsvarende handlinger baseret på tidsplanen.

Valg af det rigtige skyflow

Når du åbner Power Automate, bliver du bedt om at vælge mellem de tre cloud flow muligheder.

For at afgøre, hvilken type der passer bedst til dine behov, skal du overveje følgende:

• Hvis du automatiserer opgaver baseret på hændelser i skytjenester, skal du vælge et automatiseret skyflow.
• Hvis du har brug for manuel udløsning til gentagne opgaver, skal du vælge et øjeblikkeligt skyflow.
• Hvis du har brug for, at din automatisering kører periodisk baseret på en tidsplan, skal du vælge et planlagt skyflow.

For en detaljeret forklaring og eksempler på hver flowtype anbefaler vi at henvise til vores tidligere publicerede artikel, "," som opdeler hver flowtype og giver værdifuld indsigt i, hvornår du skal implementere dem i din automatiseringsrejse.

Lad os nu komme ind på de triggere og handlinger.

Rolle af triggere og handlinger i Power Automate

Triggere og handlinger er byggestenene i arbejdsgange i Microsoft Power Automate. Triggerbetingelser er hændelser eller forhold, der starter et flow, og handlinger er de opgaver, som flowet udfører, når triggeren opstår.

Der er mange tilgængelige udløsningsbetingelser i Power Automate, såsom når en ny e-mail ankommer i din postkasse, eller når et nyt element føjes til en SharePoint-liste.

Handlinger omfatter afsendelse af svarmails, lagring af vedhæftede filer til OneDrive, afsendelse af meddelelser, opdatering af listeelementfelter og mere.

Power Automate giver dig også mulighed for at oprette brugerdefinerede triggere og handlinger ved hjælp af Azure Functions eller HTTP Webhooks. For at oprette et flow i Power Automate skal du først vælge en trigger og tilføje handlinger, der skal køre, når triggeren udløses. Du kan også tilføje betingelser, sløjfer og andre elementer for at styre automatiseringsflowet. 

Avancerede Power Automate-teknikker 

Lad os se på et par avancerede teknikker.

Brug af variabler og udtryk i Power Automate

Variabler og udtryk er væsentlige komponenter i Power Automate, som gør det muligt for brugere at gemme, manipulere og genbruge data i deres flows. Sådan kan du bruge variabler og udtryk i Power Automate:

• Start en variabel: Brug handlingen "Initialiser variabel" til at definere en variabel og specificere dens navn, type og startværdi. For at oprette en variabel med navnet " count " med en startværdi på 0 , skal du bruge følgende handling:
  
  Handling: Initialiser variabel
  
  Navn: count
  
  Type: Heltal
  
  Værdi: 0
• Indstil eller rediger en variabels værdi: Brug handlingen " Indstil variabel " til at opdatere en variabels værdi under flowudførelsen.
• Brug udtryk: Udtryk kan bruges i forskellige handlinger og betingelser til at udføre beregninger, manipulere tekst eller evaluere data. For eksempel kan du bruge funktionen "addDays" til at beregne en fremtidig dato eller "concat" for at forbinde strenge.
• Referencevariabler og -udtryk: For at referere til en variabel eller et udtryk skal du blot inkludere dets navn indpakket i "@{}"-syntaks i det relevante felt.

Implementering af betinget logik og loops

Betinget logik og loops bringer fleksibilitet og kontrol til Power Automate-flows, så du kan skabe mere dynamiske og tilpasningsdygtige arbejdsgange:

• Betinget logik: Brug handlingen "Betingelse" til at evaluere et udtryk og udføre forskellige handlinger baseret på resultatet. "Skift"-handlingen kan også bruges til at håndtere flere mulige udfald.
• Sløjfer: Handlingen "Anvend på hver" giver dig mulighed for at gentage en samling af elementer og udføre handlinger for hvert element. For mere komplekse looping-scenarier skal du bruge handlingen "Gør indtil" til at udføre et sæt handlinger, indtil en specificeret betingelse er opfyldt.

Oprettelse af brugerdefinerede connectors og API'er

Brugerdefinerede connectors og API'er udvider Power Automates muligheder, så brugerne kan integrere deres flows med eksterne tjenester og applikationer.

Brugerdefinerede stik: Udvikl et brugerdefineret stik til at forbinde Power Automate til en ekstern tjeneste eller applikation. Dette giver dig mulighed for at få adgang til og udnytte den eksterne tjenestes funktionalitet i dine flows.

For eksempel kan du oprette en brugerdefineret forbindelse til din virksomheds interne API, hvilket muliggør problemfri integration med Power Automate.

AI-drevne forbedringer: Integrering af AI-værktøjer som ChatGPT og DALL-E 2 kan yderligere berige dine Power Automate-arbejdsgange. Microsofts Dynamics 365 Copilot , en AI-drevet virtuel assistent, er et eksempel på, hvordan AI kan forbedre brugeroplevelsen og forbedre effektiviteten på Dynamics 365-platformen.

Dette innovative værktøj bruger naturlig sprogbehandling og maskinlæringsalgoritmer til at fortolke brugerforespørgsler og give relevante svar.

Lad os nu se nogle praktiske eksempler.

2 Praktiske anvendelser af Power Automate i virkelige scenarier

For at illustrere potentialet i Power Automate, lad os overveje et par eksempler på, hvordan det kan bruges i forskellige forretningsscenarier.

Du kan finde flere sådanne arbejdsgange i den virkelige verden på .

Eksempel 1: Send massemails med Instant Cloud Flow i Power Automate

I dette eksempel vil vi guide dig gennem processen med at bruge Instant Cloud Flow til at sende en e-mail til 50 brugere samtidigt, hvilket sparer dig tid og kræfter.

Trin 1: Konfigurer dit Instant Cloud Flow

1. Naviger til dit Power Automate-dashboard, og vælg "Mine flows" i venstre side. Klik på knappen "+New Flow", og vælg "Instant Cloud Flows" under New Flow.

1. Navngiv dit flow (f.eks. "Custom Mail") og vælg "Manuelt trigger a flow" som triggermulighed. Klik på "Opret".

1. Fortsæt til næste trin ved at klikke på "Næste trin". Søg nu efter "variabel" og vælg "Initialiser variabel."

1. Indtast et navn til din variabel, skift Type til "Array", og indtast manuelt e-mailadresserne i feltet Værdi ved hjælp af følgende format:
   1. Adskil mailadresser med kommaer (,)
   2. Indsæt hver e-mailadresse i anførselstegn (" [email protected] ")
   3. Indsæt hele listen over e-mailadresser i firkantede parenteser ([])
   4. Klik på "Næste".

Trin 2: Konfigurer flowet

1. Se efter "Kontrol" og vælg "Anvend på hver." Hvis du ikke kan finde det, søg efter det eller find det i afsnittet Indbygget.

1. Klik på "Bruger e-mail" fra den dynamiske sektion.

1. Klik på "Tilføj en handlingsknap", vælg fanen "Standard", og vælg det ønskede e-mailsystem (f.eks. Office 365 Outlook). Vælg "Send en e-mail (V2)."

Trin 3: Tilpas handlingen "Send en e-mail (V2)".

1. Konfigurer følgende muligheder:
   1. Til: Brug det dynamiske indhold til at vælge det "aktuelle element".
   2. Subject: Input the email subject line.
   3. Body: Write the email message and format it as desired, including links, font size, and text styling.

1. Click “Show Advanced Options” to access additional settings:
   1. Attachments: Add any necessary attachments.
   2. Importance: Set the priority level (Low, Normal, High).
   3. Reply to: Specify the email address(es) for replies.
   4. Save your settings when finished.

Step 4: Test Your Flow

1.  Click “Test” in the top right corner.

1. Choose “Manually” and click “Test” again. Continue by selecting “Run Flow.”

1.  Confirm that the emails have been successfully sent to all recipients.

Example 2: Migrating Excel Data to a Sharepoint List 

Migrating Excel data to a SharePoint list can be a tedious process, especially when dealing with simple tracking sheets. However, Power Automate offers a convenient solution that streamlines the migration process.

In this guide, we’ll show you how to convert an Excel table into a SharePoint list using Power Automate.

Step 1: Set Up an Instant Flow

1. Set the flow type to “Instant” and use the “Manually trigger a flow” option.

1. Add the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. This action queries the rows from the table in an Excel file.

Step 2: Upload the Excel File to OneDrive or SharePoint

1. Upload your Excel file to OneDrive or SharePoint and provide the location in the “Location” property of the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action. In this example, we uploaded the file to the “Book” library of the SharePoint site containing our list.

Step 3: Configure the Flow to Add Items to the SharePoint List

1. Use the “Apply to each (Condition)” action to iterate through each row returned by the “List rows present in a table (Excel Online Business)” action.

1. Within the “Apply to each (Condition)” action, add the “Create item (SharePoint)” action to create an item in the Request list.

1. Rerun the flow after making the necessary changes to the file.

Step 5: Verify the Successful Migration

1. Once the flow completes successfully, navigate to your SharePoint list to view all the newly created list items.

By now, you should have a good idea of what Power Automate is capable of. Like anything you do, it is important to understand best practices.

Let’s check them out.

6 Best Practices for Power Automate

To get the most out of Power Automate, it’s important to follow best practices when creating and managing your flows.

Here are some of them:

1. Managing flows and Automation Processes

Plan and design your flow

When automating tasks with Power Automate, it’s tempting to start building flows right away, (believe me), but planning is key to a successful implementation.

For large projects, planning can help you avoid platform limitations, maintainability and performance issues.

Before you start, it’s important to gather all the information you need, such as license type, run volume, and business process complexity.

Then, identify the triggers, actions, and conditions needed, and outline the flow’s overall structure. This initial planning phase will help you avoid potential issues and ensure a smoother flow creation process.

Leverage built-in templates

Power Automate offers a wide range of built-in templates that you can use as starting points for your flows. Explore these templates to find the one that best suits your needs and customize it accordingly.

Templates save you time and help you learn best practices from pre-built flows.  

Utilize error handling and notifications

To make your flows more robust and fault-tolerant, implement error handling mechanisms, such as using “Scope” actions to group related actions and handle errors or exceptions.

Additionally, consider adding notifications (e.g., email or Teams messages) to alert you when errors occur, allowing you to address issues promptly.

Optimize flow performance

Power Automate imposes certain limits and constraints on running flows. To ensure optimal performance, please note the following:

• Minimize the number of actions in your flow to reduce the risk of hitting these limits.
• Use “Filter Query” options in actions like “Get items” or “Get rows” to retrieve only the required data, reducing the load on your flow and improving its efficiency.

Keep your flows organized and maintainable:

As your flows grow in complexity, it becomes crucial to keep them organized and maintainable. Use the following tips to achieve this:

• Provide clear, descriptive names for your actions, variables, and connectors.
• Use comments to explain the purpose of specific actions or sections in your flow.
• Group related actions within “Scope” actions to create a modular and organized structure.

2. Testing & Debugging Workflows 

Testing and debugging workflows in Power Automat is essential to ensure that your flow functions correctly and achieves its intended purpose

Power Automate provides several tools and techniques to test and debug your flows.

1. Use environments: Utilize different within your organization’s tenant to separate the development, testing, and production stages. This practice helps to reduce bugs and ensures a smoother development process.
   
   If you’re using premium licensing for Power Apps, take advantage of this feature. 

1. Monitor: The Monitor tool in Power Apps helps you diagnose app issues and track network requests and responses in real-time.
   
   It provides insights into the name, control, and property of the formula, where the issue is happening within the app, the request, and response details. 

1. Trace function: Use the Trace function in conjunction with the Monitor tool to log custom messages and gain insights into the performance and issues within your app. This function helps you understand the app’s workings and identify potential bottlenecks or problem areas.

1. Power Apps Test Studio: It is a feature designed to make it easy to test and validate your app during the development process. It provides an environment for creating and running test cases for your canvas app, ensuring that your app works as expected before deploying it to your end users.
   
   Test Studio can be found in the Power Apps Maker Portal by navigating to the menu under the Advanced Tools section on the left. 

Power Automate vs Other Automation Tools

In the ever-expanding landscape of automation tools, Microsoft Power Automate stands out as a powerful and versatile solution, but it’s not the only option available.

Competing platforms such as Automation Anywhere, UiPath, and Zapier also offer robust automation capabilities, each with its own strengths and capabilities.

Power Automate stands out for its seamless integration with Microsoft 365 products, easy-to-use interface, and wide range of built-in connectors. On the other hand, Automation Anywhere and UiPath are known for their advanced robotic process automation (RPA) capabilities, more complex needs, and large-scale applied enterprise automation.

When choosing the right automation tool for you or your business, it’s important to consider factors such as the specific needs, your existing software ecosystem, and the level of complexity of the process you want to automate.  

3 Awesome Advantages of Power Automate

There is so much to love about Power Automate, but here are 3 things we love about it.

1. Extensive Connector Library: Power Automate offers the most comprehensive list of connectors, with over 900+ connectors currently available. Additionally, the platform adds 10-30 new connectors each month, ensuring that it stays up-to-date with the latest apps and services.
   
   This continuous addition of new connectors further enhances the versatility of the platform, making it a reliable choice for businesses of all sizes.
2. Ease of Use:  Power Automate is designed to be user-friendly, with a drag-and-drop interface that makes it easy for users to create workflows without any coding knowledge. It also offers a wide range of templates that users can customize to fit their specific needs, further simplifying the automation process.
3. Power Automate’s New AI Builder: As the use of generative AI increases in the industry, AI Builder is a valuable tool that gives companies a competitive edge. Companies can save time and resources by automating complex processes while improving accuracy and precision. AI Builder’s intuitive interface and pre-built templates make it easy for users to create custom machine-learning models without coding skills.
   
   This democratization of AI will enable companies of all sizes to take advantage of machine learning and AI without investing in expensive data science teams.

Additionally, AI Builder integrates seamlessly with other Microsoft products, allowing users to further automate their workflows.

An example is that businesses can use AI Builder to extract data from invoices and receipts and use Power Automate to send that information to other apps like Dynamics 365 and Excel.

This integration helps companies streamline processes, reduce errors, and ultimately improve efficiency and productivity.

3 Limitations of Using Microsoft Power Automate

1. Costs add up with paid plans: Power Automate offers a free plan, but with limitations such as a maximum flow frequency of 15 minutes.
   
   Organizations with more complex workflows and a greater need for automation may need to upgrade to a paid plan. Power Automate costs vary by plan and usage. Premium plans start at $40 per user per month. These paid plans come with higher flow advanced features and options that are important for businesses with high automation needs.
   
   However, plan costs can quickly add up, especially in large organizations with many users. Therefore, it is important that organizations carefully assess their automation needs and usage before committing. 
2. Performance impact due to complex workflows: Power Automate may experience a considerable drop in performance when executing complex workflows.
   
   This can affect the efficiency and speed of the program, leading to delays and reduced productivity.
3. No Parallelization: Power Automate supports only sequential workflows, which means that actions are executed in a fixed order. This can be a limitation for businesses that require parallel or conditional workflows.

To Power Automate or Not To Power Automate?

That is the question…

In summary, Microsoft Power Automate is an invaluable tool for businesses looking to streamline operations and improve efficiency. 

Power Automate helps organizations save time, reduce human error, and improve overall productivity by automating repetitive tasks and integrating with a variety of services and applications.

With a rich connector library, easy-to-use interface, and powerful features, Power Automate is a versatile solution for companies across industries.

By leveraging best practices, incorporating enhancements, and understanding the types of workflows available, organizations can unlock the full potential of Power Automate and revolutionize their operations. 

Når du begynder din automatiseringsrejse, skal du huske at planlægge, teste og optimere dine arbejdsgange for at sikre succes og maksimere fordelene ved dette kraftfulde automatiseringsværktøj.

Vil du vide mere om Power Automate? Begynd at lære med vores og forbedre dine datafærdigheder på ingen tid!