Gem e-mail-vedhæftet fil til SharePoint med Power Automate

I dagens blog lærer du, hvordan du automatisk gemmer vedhæftede filer til SharePoint ved hjælp af Power Automate. Ved at bruge et Power Automate flow sparer jeg masser af tid i mine daglige aktiviteter, og jeg håber det også kan gøre det samme for dig. Du kan se den fulde video af denne tutorial nederst på denne blog.

Indholdsfortegnelse

• Oversigt
• Gem e-mail-vedhæftet fil til SharePoint og slet e-mail
• Power Automate Flow Eksempel: LawtonAR
• Oprettelse af et flow ved hjælp af Power Automate-skabelon
  • Trin 1: Når en e-mail med vedhæftet fil ankommer
  • Trin 2: Gem e-mailvedhæftet fil til Sharepoint
  • Trin 3: Sletning af e-mailen
• Brug af Desktop Flow efter at have gemt den vedhæftede e-mail til SharePoint
• Konklusion

Oversigt

Hver dag modtager jeg flere e-mails med vedhæftede filer, og det, jeg regelmæssigt gør, er at tage disse vedhæftede filer og gemme dem i en mappe. 

Men i stedet for at gennemgå hver e-mail individuelt, gemme de vedhæftede filer i SharePoint og opdatere filerne dagligt, oprettede jeg en engangs i Power Automate for at automatisere denne kedelige opgave.  

Så for hver e-mail, der kommer ind fra en bestemt afsender, tager flowet den vedhæftede fil, flytter den til SharePoint og overskriver den eksisterende fil i den pågældende mappe. Og så bruger jeg de data, der er gemt i den fil, til at opdatere mine filer. Lad os gå ind i trinene til, hvordan dette Power Automate-flow blev sat op.

Gem e-mail-vedhæftet fil til SharePoint og slet e-mail

Start med at åbne Power Automate Online . Som du kan se i Mine flows, er der flere flows, som jeg bruger til hverdag. For eksempel bruger de første tre flows på min liste den samme Power Automate-skabelon, som vi har talt om. 

Jeg oprettede dem ved hjælp af en Power Automate-skabelon, der tager vedhæftede filer i e-mails, gemmer dem i SharePoint og endda sletter e-mailen bagefter, så jeg ikke behøver at bekymre mig om at slette dem. 

For at få adgang til denne skabelon skal du klikke på Skabeloner og derefter skrive gem e-mailvedhæftede filer i søgefeltet. 

Flere relaterede Power Automate-skabeloner vil dukke op i resultaterne, men vi vil fokusere på Gem e-mail-vedhæftede filer til SharePoint og slet e-mailen . 

Og i stedet for at skabe dette fra bunden, tager vi et eksisterende og ser, hvordan det er sat op, og hvordan dette flow har fungeret over tid.

Power Automate Flow Eksempel: LawtonAR

Lad os betragte en af ​​mine flows som et eksempel. LawtonAR er et af de flows, som jeg har skabt og har kørt i nogen tid nu. 

Åbning af denne vil vise os beskrivelsen, som er den skabelon, vi har valgt tidligere. Vi kan også se datoen, den blev oprettet den 20. august, og vi ved, at den har kørt siden da. 

Hvis vi ruller ned, vil vi se flowets daglige kørselshistorik, varigheden af ​​processen og status for, om det lykkedes eller mislykkedes.

Fokuser på kolonnen Varighed , og læg mærke til den tid, der er nødvendig for at udføre processen. Når e-mailen rammer indbakken, tager det 2 til 3 sekunder for flowet at tage den vedhæftede fil, gemme den i SharePoint og derefter slette e-mailen.

Jeg har brug for dette flow, fordi jeg har kunder, der bruger QuickBooks Online, og jeg har nogle brugerdefinerede rapporter derinde, der sender mig e-mail hver dag. QuickBooks Online understøtter dog ikke e-mail-planlægning på nuværende tidspunkt.

Typisk ankommer e-mails mellem 4:30 – 5:00 AM min tid, hvilket giver tilstrækkelig tid til, at filerne kan gemmes i SharePoint før den daglige LuckyTemplates opdatering.

Så det er oversigten over vores prøve, LawtonAR. Lad os nu fortsætte med processen med at opsætte et lignende Power Automate-flow.

Oprettelse af et flow ved hjælp af Power Automate-skabelon

Start med at klikke på Rediger for at åbne flowet og de trin, du skal konfigurere for netop dette flow. Der er tre hovedtrin, vi skal tage for dette flow.

Trin 1: Når en e-mail med vedhæftet fil ankommer

Den første er Når en ny e-mail ankommer . Klik på dette trin for at åbne de avancerede muligheder. 

For dette eksempel, lad os vælge Indbakke for mappen . I feltet Til skal du vælge den korrekte e-mailadresse, især hvis du har mere end én e-mailadresse gemt. 

Vælg Ja på Inkluder vedhæftede filer, fordi det er det, vi vil flytte til SharePoint. Emnefilteret indeholder den samme emnelinje i e-mailen, som de ankommer . Indstil betydningen til Normal , og vælg Ja til Kun med vedhæftede filer . 

Og det er alt, hvad vi skal fylde op til dette første skridt. 

Trin 2: Gem e-mailvedhæftet fil til Sharepoint

Når e-mailen ankommer, fortæller det andet trin os, hvor vi skal flytte eller tage de vedhæftede filer. Hvis du har en e-mail, der kommer med fem forskellige vedhæftede filer, kan den flytte hver enkelt af disse filer fra ét punkt til den tildelte placering.

Åbn det andet trin, Anvend på hver vedhæftet fil i e-mailen . Når den åbner, kan du se, at vedhæftede filer allerede er placeret under Vælg et output fra tidligere trin.

Venstreklik ved siden af ​​Vedhæftede filer for at åbne listen over dynamisk indhold og udtryk . Åbn undertrinnet Opret fil . Tilføj SharePoint-adressen til brug i webstedsadressen . Udfyld også din foretrukne mappesti med, hvor du ønsker at vedhæftede filer skal flyttes til.

For filnavnet skal du gå til listen over dynamisk indhold og vælge Navn på vedhæftet fil . For filindholdet skal du vælge Vedhæftet indhold .

For at opsummere det andet trin tager vi den vedhæftede fil fra den originale e-mail, og udpeger den derefter til, hvor og hvilken mappe vi ønsker, at den skal tilføjes i SharePoint. Derefter gemmer vi det med vedhæftede filnavn og indhold. 

Trin 3: Sletning af e-mailen

Til sidst sletter vi e-mail i tredje trin. Åbn dette trin, som vi gjorde i de to foregående.

Vælg derefter meddelelses-id'et fra listen Dynamisk indhold . Dette meddelelses-id har den unikke identifikator for meddelelsen , som vil hjælpe med at slette e-mail senere. Tilføj derefter den relevante e-mailadresse i feltet Original Mailbox Address .

Det, der er fantastisk ved dette flow, er, at når du først har sat dette op og kører, behøver du ikke at bekymre dig om planlægning. Det skyldes, at flowet først finder sted, når en e-mail er sendt til den tilsigtede e-mailadresse med det angivne emnefilter og en vedhæftet fil. Først da vil den gemme vedhæftede filer til SharePoint.

Brug af Desktop Flow efter at have gemt den vedhæftede e-mail til SharePoint

Når filerne er gemt, har jeg andre desktop-flows, der så tager filerne fra vores midlertidige mappe (FilesToMove) til de relevante mapper, hvor filerne skal gemmes til behandling. 

Hvis jeg åbner mine filer på min computer, går jeg til min SharePoint-mappe > Power Reports – Documents > .FilesToMove . Jeg har i øjeblikket gemt en fil med navnet ReconAR.

Når først gemt i denne mappe af vores første flow, tager mit skrivebordsflow denne fil herfra og flytter den derefter til den relevante mappe. Så hvis jeg går tilbage til Power Reports – Documents , kan jeg åbne en anden mappe ved navn RECON .

Inde i denne mappe kan vi se, at skrivebordsflowet fungerede, og ReconAR er allerede flyttet. 

Konklusion

Som konklusion kan Power Automate være et kraftfuldt værktøj til automatisk at gemme e-mail-vedhæftet fil til SharePoint. Ved at oprette et simpelt flow ved at bruge triggeren Når en ny e-mail ankommer og handlingen Opret fil , kan du nemt konfigurere et system til automatisk at gemme vedhæftede filer i din ønskede SharePoint-mappe. 

Denne Power Automate-skabelon kan spare dig tid og kræfter ved at eliminere behovet for manuelt at downloade og uploade vedhæftede filer, og den kan også hjælpe med at sikre, at vigtige dokumenter er korrekt gemt og organiseret. Med Power Automate er det nemt at automatisere denne proces og strømline din arbejdsgang.

Alt det bedste,

Jarrett Moore