Beregnede kolonner i SharePoint | Et overblik

Beregnede kolonner i SharePoint eller Sharepoint Online er kraftfulde værktøjer, der giver brugerne mulighed for at generere og vise data baseret på værdierne af andre kolonner i en liste eller et bibliotek. Formler, som består af ligninger, der udfører beregninger på disse værdier, fungerer som rammen for beregnede søjler og begynder normalt med et lighedstegn (=).

beregnede kolonner i sharepoint " data-medium-file="https://blog.enterprisedna.co/wp-content/uploads/2022/07/Depositphotos_477270046_S-300x169.jpg" data-large-file="https://blog .enterprisedna.co/wp-content/uploads/2022/07/Depositphotos_477270046_S.jpg" decoding="async" loading="doven" width="1000" height="562" src="https://blog.enterprisedna. co/wp-content/uploads/2022/07/Depositphotos_477270046_S.jpg" alt="beregnede kolonner i sharepoint" class="wp-image-206004" srcset="https://blog.enterprisedna.co/wp-content/ uploads/2022/07/Depositphotos_477270046_S.jpg 1000w, https://blog.enterprisedna.co/wp-content/uploads/2022/07/Depositphotos_477270046_S-300x169.jpg, https://blog00.en, https://blog00.enco/wp-content/uploads/2022/07/Depositphotos_477270046_S-768x432.jpg 768w, https://blog.enterprisedna.co/wp-content/uploads/2022/07/Depositphotos_4772704 max-bredde: 1000px) 100vw, 1000px">

Tilføjelse af en beregnet kolonne til en SharePoint-liste eller et SharePoint-bibliotek giver brugerne mulighed for at udføre en række funktioner, såsom beregning af moms, bestemmelse af udløbsdatoer eller beregning af de samlede omkostninger for varekilde.

Disse beregninger er nyttige i en lang række applikationer og muliggør mere effektiv datastyring og meddelelser.

Når du opretter en beregnet kolonne, kan brugere vælge mellem adskillige foruddefinerede funktioner eller oprette brugerdefinerede formler ved hjælp af matematiske standardoperationer, såsom addition, subtraktion, multiplikation og division. Denne fleksibilitet gør beregnede kolonner til en værdifuld funktion for brugere, der har brug for at generere dynamisk, datadrevet indhold i deres lister og biblioteker.

Vi dækker noget mere om Sharepoint i nedenstående video; det er bestemt et ur værd for alle jer entusiaster af power-apps!

Indholdsfortegnelse

• Forstå beregnede kolonner
  • Koncept og formål
  • Applikationer i SharePoint
• Sådan opretter du nemt en Sharepoint-beregnet kolonne
  • Definering af kolonneindstillinger
  • Brug af kolonneformler
• Fælles funktioner og formler
  • Aritmetiske og logiske funktioner
  • Tekst- og datofunktioner
• Best Practices for SharePoint
  • Navnekonventioner
  • Fejlhåndtering
• Begrænsninger og alternativer
  • SharePoint-beregnede kolonnebegrænsninger
• En trin-for-trin guide til beregnede kolonner i Sharepoint/Sharepoint Online
• Tilføjelse af en kolonne i en SharePoint-liste
• Ændring af kolonnetypen til dato og klokkeslæt i SharePoint
• Tilføjelse af beregnede kolonner i SharePoint
• Redigering af beregnede kolonner i SharePoint
• Tips til gode funktionsressourcer
• Det sidste ord

Forstå beregnede kolonner

Beregnede kolonner i SharePoint er et kraftfuldt værktøj til at udføre automatiserede beregninger baseret på dataene i en SharePoint-liste eller et SharePoint-bibliotek.

I dette afsnit vil vi udforske konceptet og formålet med beregnede kolonner, beregnede felter og beregnede værdier sammen med deres applikationer inden for SharePoint-platformen.

Før vi hopper ind i et eksempel, lad os få det grundlæggende af vejen.

Koncept og formål

Beregnede kolonner er i det væsentlige formler, der udfører beregninger ved hjælp af data fra andre kolonner inden for samme liste eller bibliotekselement.

Brug af beregnede kolonner kan forbedre datakonsistensen ved at sikre, at de beregnede værdier altid er opdaterede og synkroniserede med de kildedata, de afhænger af. Derudover kan beregnede kolonner hjælpe med at reducere manuel dataindtastning og potentielle menneskelige fejl ved at automatisere beregninger.

Applikationer i SharePoint

Beregnede kolonner kan implementeres i forskellige scenarier i SharePoint for at udføre opgaver som:

• Visning af en simpel beregning baseret på værdier fra to eller flere kolonner inden for samme vare, som eksemplet med beregning af totalen ved at gange mængde og pris.
• Anvendelse af betinget formatering eller logik, såsom brug af funktionerne HVIS, OG og ELLER til at beregne og vise resultater baseret på specifikke forhold eller kolonneværdier
• Validering af dataindtastninger ved at sammenligne dataene i en eller flere kolonner og sikre, at de opfylder foruddefinerede kriterier.
• Brug af datorelaterede funktioner til at beregne deadlines, forfaldsdatoer eller forskellen mellem to datokolonner.
• Manipulering af tekst, såsom at hente en del af en tekststreng eller kombinere værdier fra flere tekstkolonner.

Overordnet set tilbyder beregnede kolonner i SharePoint omfattende funktionalitet for at forbedre effektiviteten og ensartetheden af ​​datastyring i dine lister og biblioteker.

Lad os nu oprette og tilføje en kolonne.

Sådan opretter du nemt en Sharepoint-beregnet kolonne

Dette er ret ligetil, vi afslutter artiklen med et visuelt eksempel for at hjælpe dig med at forstå bedre.

Definering af kolonneindstillinger

For at oprette en beregnet kolonne i en SharePoint-liste eller et SharePoint-bibliotek skal du først åbne den liste eller det bibliotek, hvor du vil tilføje kolonnen. Klik på "Indstillinger" i det øverste højre hjørne af dit browservindue, og vælg derefter "Opret kolonne" under sektionen Kolonner.

Når du definerer indstillingerne for din nye beregnede kolonne, skal du starte med at give den et navn og vælge alternativknappen "Beregnet (beregning baseret på andre kolonner)". Dette giver dig mulighed for at bruge data fra andre kolonner i listen eller biblioteket som en del af din beregning.

Nu er det tid til at indtaste en kolonneformel.

Brug af kolonneformler

Når du har valgt kolonnetypen "Beregnet", bliver du bedt om at indtaste en formel, der beregner værdien af ​​din nye kolonne baseret på eksisterende kolonner på listen eller biblioteket. SharePoint bruger en syntaks, der ligner Excel-formler, så du kan oprette komplekse beregninger ved hjælp af funktioner som HVIS, OG og SUM.

For at skrive en formel skal du begynde med at skrive et lighedstegn (=) efterfulgt af en kombination af funktioner, kolonnenavne og matematiske operatorer. Sørg for at omslutte kolonnenavne i firkantede parenteser ([ ]) og brug dobbelte anførselstegn (" ") til tekststrenge (SharePoint Stack Exchange) .

Her er en eksempelformel:

=IF([Status]="Completed", [Hours]*[Rate], 0)

Denne formel beregner de samlede omkostninger for et projekt baseret på dets status, timer og sats. Hvis projektet er markeret som "Afsluttet", beregnes omkostningerne ved at gange timer og takst; ellers er prisen nul.

Når du har indtastet din formel, skal du klikke på "OK" for at oprette den beregnede kolonne. Den opdaterer automatisk sin værdi, hver gang data i de refererede kolonner ændres.

Voila!

Lad os nu gennemgå nogle almindelige funktioner.

Fælles funktioner og formler

Dette afsnit dækker nogle almindelige funktioner og formler, der bruges i SharePoint-beregnede kolonner, opdelt i to underafsnit: Aritmetiske og logiske funktioner og tekst- og datofunktioner.

Aritmetiske og logiske funktioner

Aritmetiske funktioner gør dig i stand til at udføre grundlæggende matematiske operationer, mens logiske funktioner hjælper dig med at træffe beslutninger baseret på bestemte betingelser.

Nogle almindeligt anvendte aritmetiske og logiske funktioner er:

• ADD: Tilføjer to tal. Eksempel:=Column1+Column2
• SUBTRAKTER: Trækker et tal fra et andet. Eksempel:=Column1-Column2
• GANGER: Multiplicerer to tal. Eksempel:=Column1*Column2
• DIVIDE: Dividerer et tal med et andet. Eksempel:=Column1/Column2
• HVIS: Udfører en betinget test. Eksempel:=IF(Column1>Column2, "Greater", "Lesser")
• OG: Tjekker om alle betingelser er opfyldt. Eksempel:=AND(Column1>0,Column2>0)
• ELLER: Kontrollerer, om nogen betingelse er opfyldt. Eksempel:=OR(Column1>0,Column2>0)

Lad os nu tjekke nogle grundlæggende tekst- og datofunktioner.

Tekst- og datofunktioner

Tekstfunktioner giver dig mulighed for at manipulere tekststrenge, mens datofunktioner lader dig håndtere dato- og tidsværdier. Nogle almindelige tekst- og datofunktioner i SharePoint-beregnede kolonner er:

• CONCATENATE: Kombinerer to eller flere strenge. Eksempel:=CONCATENATE(Column1, Column2)
• VENSTRE: Udtrækker et specificeret antal tegn fra starten af ​​en tekststreng. Eksempel:=LEFT(Column1, 5)
• HØJRE: Udtrækker et specificeret antal tegn fra slutningen af ​​en tekststreng. Eksempel:=RIGHT(Column1, 5)
• DATO: Returnerer en dato baseret på en dag, måned og år. Eksempel:=DATE(Year(Column1), Month(Column1), Day(Column1)+7)
• I DAG: Returnerer den aktuelle dato. Eksempel:=TODAY()
• DATEDIF: Beregner forskellen mellem to datoer. Eksempel:=DATEDIF(Column1, Column2, "d")

Dette er blot nogle få eksempler; der er mange flere funktioner og formler tilgængelige. Du kan henvise til Microsoft SharePoint Foundation-formelvejledningen for at få flere oplysninger.

Eller, hvis du virkelig er seriøs omkring at dykke ned i Sharepoint i LuckyTemplates og lære om betingede formler, dokumentbiblioteker, listeindstillinger og mere, så tjek dette ud; det er godt! Det er virkelig en af ​​de bedste måder at lære på.

Best Practices for SharePoint

Her er et par vigtige ting, der hjælper dig med at navigere i Sharepoint

Navnekonventioner

Når du arbejder med beregnede kolonner, er det vigtigt at følge korrekte navnekonventioner. Dette vil hjælpe med at opretholde et rent, organiseret og mere tilgængeligt SharePoint-miljø. Nogle navngivningskonventioner at overveje for beregnede kolonner omfatter:

• Brug beskrivende navne til kolonner, der angiver formålet eller beregningen, der udføres. For eksempel, i stedet for at bruge "Col1", skal du bruge "TotalSales" til en beregnet kolonne, der opsummerer salgstallene.
• Undgå at bruge specialtegn eller mellemrum i kolonnenavne, da de kan forårsage kompatibilitetsproblemer med nogle SharePoint-funktioner.
• Overvej at bruge camelCase eller snake_case til kolonnenavne, for bedre læsbarhed og overensstemmelse med udviklingspraksis.

Fejlhåndtering

Regnefejl kan opstå, og det gør de, tro mig! At sikre korrekt fejlhåndtering kan resultere i færre fejl og mere pålidelig ydeevne. Nogle bedste fremgangsmåder til fejlhåndtering i beregnede kolonner omfatter:

• Brug FEJL-funktionen til at kontrollere for beregninger, der returnerer fejl. Dette giver dig mulighed for at vise en informativ meddelelse eller standardværdi i stedet for en fejl. For eksempel:=IF(ISERROR([Column1]/[Column2]), "Error Message", [Column1]/[Column2])
• Sørg for at håndtere division med nul fejl, da dette er en almindelig regnefejl. Brug en IF- eller IFERROR-funktion for at undgå en #DIV/0! fejl ved at dividere med nul.
• Vær opmærksom på de datatyper, der bruges i dine beregninger. Uoverensstemmende datatyper kan forårsage beregningsfejl. Sørg for, at du bruger passende datatyper og konverter data, hvis det er nødvendigt, før du udfører beregninger.

At følge disse bedste praksisser for navngivningskonventioner og fejlhåndtering vil føre til et mere effektivt, robust og vedligeholdeligt SharePoint-miljø.

Selvfølgelig er der et par begrænsninger, de er...

Begrænsninger og alternativer

SharePoint-beregnede kolonnebegrænsninger

Nogle begrænsninger omfatter:

• Beregnede kolonner er ikke tilgængelige til brug med flere tekstlinjer eller person- eller gruppefelter.
• Du kan ikke bruge opslagsfelter, administrerede metadatafelter eller eksterne datakolonner i beregnede kolonneformler.
• Endelig er nogle funktioner ikke understøttet, såsom netværksdage og dagens datofunktioner.

Nu har du fået en fornemmelse for alt, lad os gennemgå nogle eksempler.

En trin-for-trin guide til beregnede kolonner i Sharepoint/Sharepoint Online

En af de vigtigste fordele ved at bruge beregnede kolonner er, at de data, du har brug for, kan indstilles automatisk. Og det er ikke begrænset til simpel beregning, for det kan også lave komplicerede beregninger.

For disse eksempler vil vi fokusere på at lave beregnede kolonner med en simpel formel. Men i slutningen af ​​bloggen giver vi dig ressourcer til, hvor du kan kende flere formler, som du kan bruge til dine beregnede kolonner.

Tilføjelse af en kolonne i en SharePoint-liste

Før vi kan fortsætte, lad os starte først med at tilføje endnu en kolonne, der vil være baseret på den beregnede kolonne. Så klik.

Vælg derefter Enkelt tekstlinje .

Det vil derefter vise panelet Opret en kolonne .

Vi vil skrive " Tilmeldingsdato " i feltet Navn .

Standardværdien vil være ingenting.

Klik derefter på Gem .

Det næste er at opdatere siden, og du vil se den tilføjede kolonne på din SharePoint-liste.

Så klikker vi.

Dernæst går vi til Excel-filen fra ressourcerne i denne blog.

Derfra vil vi kopiere alle dataene i kolonne H .

Gå derefter tilbage til vores SharePoint-liste, og vælg den øverste celle i kolonnen Tilmeldingsdato .

Indsæt derefter dataene fra den Excel-fil, vi kopierede.

Klik til sidst på Afslut gittervisning for at gemme.

Ændring af kolonnetypen til dato og klokkeslæt i SharePoint

Klik på kolonnen Tilmeldingsdato . Bemærk, at du muligvis skal rulle til højre for at se det, da vi har mange kolonner.

Vælg derefter Kolonneindstillinger .

Og klik på Rediger .

Panelet Rediger kolonne vises, hvor du kan redigere kolonnen.

Derfra skal du klikke på rullemenuen Type .

Vælg derefter.

Dernæst indstiller vi det venlige format til Ja .

Klik til sidst på Gem.

Klik på Gem i den prompt, der vises .

Dette er et meget brugervenligt format, da du vil se nogle data, der indikerer, at det var 4 dage siden i stedet for at vise selve datoformatet.

Tilføjelse af beregnede kolonner i SharePoint

Klik først på kolonnen Tilføj .

Klik derefter på Mere...

Dette fører os til kolonnen Indstillinger og derefter Opret . Som du kan se, kan tilføjelse af en beregnet kolonne kun ske i den klassiske visning og ikke i den moderne visning.

Vi indtaster det fulde navn for denne kolonne. I dette eksempel vil vi bruge " Belønningsperiode slut ". Efter at kunderne har tilmeldt sig, har de (antal dage) 90 dage til at få rabatter eller andre tilbud, du kunne tænke dig.

Dernæst indstiller vi typen som beregnet (beregning baseret på andre kolonner) .

For beskrivelsen i nedenstående skærmbillede, vil vi ikke sætte noget for nu.

I dentekstboks, vi ønsker, at det skal være lig med deres tilmeldingsdato plus 90 dage. Derudover ønsker vi det automatiseret. Så på indstillingerne Indsæt kolonne vælger vi Tilmeldingsdato .

Så i Formel- feltet vil du bemærke, at den har " [Sign Up Date] ". Så vi tilføjer " +90 " ved siden af.

Dernæst vil du under Formel- tekstfeltet se muligheder for Datatypen, der returneres fra denne formel, er: Vi vælger Dato og klokkeslæt og derefter Kun dato .

Klik til sidst på OK .

Og på højre side af siden på vores SharePoint-liste kan vi se kolonnerne Tilmeldingsdato (startdato) og Slut med belønningsperiode . Kolonnen Belønningsperiodeafslutning viser 90 dage efter deres tilmeldingsdato .

Redigering af beregnede kolonner i SharePoint

Husk, at vi ikke længere kan redigere kolonnen Belønningsperiodeafslutning direkte her i den moderne visning, fordi vi har oprettet den i den klassiske visning. I stedet kan vi klikke på tandhjulsikonet øverst til højre.

Klik derefter på Listeindstillinger .

Vi bliver omdirigeret til siden Indstillinger .

Rul hele vejen ned, og vi vil se alle vores forskellige kolonner under sektionen Kolonner .

Dernæst klikker vi på .

Vi bliver omdirigeret til siden, hvor vi kan oprette kolonnen igen.

I dette eksempel ændrer vi formlen til “ =[Tilmeldingsdato]+120 ” i stedet for “ =[Tilmeldingsdato]+90 ”.

Klik til sidst på OK .

Du vil blive omdirigeret til den forrige side.

Klik på Kunder for at vende tilbage til vores SharePoint-onlineliste.

Du vil se, at kolonnen Slut med belønningsperiode er ændret, siden vi opdaterede den til 120 .

Husk, at den eneste måde at redigere et beregnet felt/beregnet kolonne på er gennem denne måde. Det er fordi vi kun kan oprette en beregnet kolonne i de klassiske visningsindstillinger. Men selvfølgelig kan du ændre kolonnen Tilmeldingsdato .

Tjek nedenstående type for at blive en selvsikker Sharepoint-designer!

Tips til gode funktionsressourcer

Det bedste ved beregnede kolonner er, at du ikke behøver at holde dig til grundlæggende formler. Faktisk kan du bruge en masse formler til at gøre din SharePoint-liste mere funktionel og praktisk at bruge.

Hvis du ikke er bekendt med de formler, du kan bruge, kan du finde dem her .

På denne side finder du masser af formler, som du kan bruge i dine beregnede kolonner.

Du vil også kunne se funktioner, som du kan bruge på dine SharePoint-lister.

Et eksempel er ABS- funktionen.

Bortset fra denne liste kan du også stole på Google og Stack Overflow. Når du søger efter formler på internettet, skal du indtaste " for Excel " i stedet for " for SharePoint ", fordi SharePoint-listen minder meget om Excel.

Dette betyder, at selv betinget formatering vil fungere på dine beregnede kolonner.

Det sidste ord

For at opsummere det hele har vi lært, hvordan man opretter beregnede kolonner i SharePoint ved at følge vejledningen ovenfor.

Formlen, vi brugte, er måske en grundlæggende, men du vil forbedre dig hen ad vejen, især når du bruger de givne ressourcer, hvor du kan få formler til din beregnede kolonne.

Husk, at en beregnet kolonne ikke er begrænset til at bruge datoer. Du kan også bruge det til visse formler. For eksempel, hvis en bruger indtaster en bestemt by eller et bestemt kontor, vil postnummeret blive automatiseret. Dette betyder, at der er mange måder, hvorpå beregnede kolonner kan gøre din SharePoint-liste mere overskuelig og bekvem.

Alt det bedste,

Henrik