Outlook 2002 giver dig mulighed for at oprette grupper, så du kan se alle gruppemedlemmernes tidsplaner med blot et par klik med musen. For eksempel kan du oprette en gruppe, der indeholder alle medlemmer af dit projektteam; hvis du regelmæssigt planlægger møder med hele teamet, kan du hurtigt se alle disse tidsplaner for at finde et mødetidspunkt, når de alle er tilgængelige. Ikke mere at indtaste teammedlemmernes navne individuelt for at få deres tidsplaner. Og ikke længere at skulle huske hvert teammedlems navn - og uundgåeligt at forlade nogen fra listen!
For at gøre fuld brug af gruppeplaner skal kalendere for alle gruppemedlemmer være tilgængelige for offentlig visning. Kontakt din organisations informationssystemguru for at se, om du har offentlig adgang til tidsplaner.
Følg disse trin for at se alle tidsplaner for en gruppe:
1. Kald din Outlook 2002-kalender frem.
2. Vælg Handlinger, Vis gruppeplaner. Dialogboksen Gruppeplaner vises med en liste over alle de grupper, du har oprettet.
Hvis du endnu ikke har oprettet nogen grupper, kan du klikke på Ny for at gøre det. Eller du kan slette gamle grupper fra din liste.
3. Dobbeltklik på den gruppe, du vil se, eller marker gruppen, og klik på Åbn.
Et skemavindue vises, der viser alle skemaerne for gruppemedlemmerne. Du kan tilføje og slette medlemmer af gruppen.
4. Klik på Gem og luk for at gemme eventuelle ændringer, du har foretaget i gruppen.
Du kan endda planlægge møder fra gruppeplanvinduet. Du skal blot fremhæve et tidspunkt, hvor alle er tilgængelige, og derefter klikke på Lav møde og vælg Lav møde for alle. Et nyt aftalevindue vises med alle gruppemedlemmernes navne i feltet Til. Hvis du ønsker det, kan du ændre emnet og inkludere en besked og derefter klikke på Send for at invitere alle i gruppen til dit møde.