I patologi, som er studiet af sygdomme, og hvordan de overføres, er en kontakt en person, der overfører en smitsom sygdom, men i Outlook er en kontakt en person, som man opbevarer oplysninger om. Oplysninger om kontakter opbevares i mappen Kontakter. Denne mappe er en super-powered adressebog. Det har steder til at gemme folks navne, adresser, telefonnumre, e-mail-adresser, websider, personsøgernumre, fødselsdage, jubilæer, kaldenavne og andre ting. Når du adresserer en e-mail, kan du få adressen direkte fra mappen Kontakter for at være sikker på, at adressen er indtastet korrekt.
En mappe med kontakter er kun så god og så grundig som de oplysninger om kontakter, du lægger i den. Disse sider forklarer, hvordan du indtaster oplysninger om en kontakt og opdaterer oplysningerne, hvis de skulle ændre sig.
Indtastning af en ny kontakt i mappen Kontakter
For at placere nogen på listen over kontakter skal du åbne mappen Kontakter og starte med at gøre et af følgende:
- Klik på knappen Ny kontakt.
- Tryk på Ctrl+N (i vinduet Kontaktmappe) eller Ctrl+Shift+C.
- Vælg Filer -> Ny -> Kontakt.
Du ser kontaktformularen. På denne formular er der steder, hvor du kan indtaste næsten alt, hvad der er at vide om en person, undtagen hans eller hendes kærlighedsliv og hemmelige laster. Indtast alle de oplysninger, du ønsker at registrere, og husk disse færdselsregler, mens du kører:
- Fulde navne, adresser og så videre: Selvom du kan blive fristet til blot at indtaste adresser, telefonnumre, navne og så videre i tekstboksene, så lad være med at gøre det! Klik på knappen Fuldt navn på fanen Generelt for for eksempel at indtaste et navn. Klik på knappen Virksomhed eller Hjem for at indtaste en adresse i dialogboksen Tjek adresse. Ved at klikke på knapperne og indtaste data i dialogbokse tillader du, at Outlook adskiller komponentdelene af navne, adresser og telefonnumre. Som sådan kan Outlook lettere sortere navne og adresser, og det kan bruge navne og adresser som kilde til masseudsendelser og massee-mails med Microsoft Word.
- Når du indtaster oplysninger om en virksomhed, ikke en person, skal du lade feltet Fulde navn stå tomt og indtaste virksomhedens navn i feltet Firma.
- Oplysninger, der er vigtige for dig: Hvis formularen ikke ser ud til at have et sted til at indtaste en bestemt slags information, kan du prøve at klikke på en trekant-knap og vælge en ny informationskategori fra pop op-menuen. Klik på trekantsknappen ved siden af knappen Virksomhed, og vælg for eksempel Hjem, hvis du vil indtaste en hjemmeadresse i stedet for en virksomhedsadresse.
- Filer som: Åbn rullemenuen Filer som, og vælg en mulighed for at arkivere kontakten i mappen Kontakter. Kontakter arkiveres alfabetisk efter efternavn, fornavn, firmanavn eller kombinationer af de tre. Vælg den mulighed, der bedst beskriver, hvordan du forventer at finde kontakten i mappen Kontakter.
- Postadresser: Hvis du beholder mere end én adresse for en kontakt, skal du vise den adresse, som du vil sende e-mail til, og markere afkrydsningsfeltet This Is the Mailing Address.
- E-mail-adresser: Du kan indtaste op til tre e-mail-adresser for hver kontakt (klik på trekantknappen og vælg E-mail 2 eller E-mail 3 for at indtaste en anden eller tredje adresse). I tekstfeltet Vis som viser Outlook dig, hvordan Til-linjen med e-mail-beskeder vil se ud, når du sender e-mail til en kontakt. Som standard viser Til-linjen kontaktens navn efterfulgt af hans eller hendes e-mailadresse i parentes. Du kan dog indtaste, hvad du vil, i tekstfeltet Vis som, og hvis det hjælper dig med at skelne mellem e-mail-adresser, hvis du indtaster noget andet, skal du indtaste noget andet. Indtast for eksempel Lydia – Personligt, så du kan se, hvornår du sender e-mail til Lydias personlige adresse i modsætning til hendes forretningsadresse.
- Fotos: For at indsætte et digitalt foto på en kontaktformular skal du klikke på knappen Tilføj kontaktfoto og i dialogboksen Tilføj kontaktpersonbillede vælge et billede og klikke på knappen OK.
Sørg for at skrive et par ord på fanen Generelt for at beskrive, hvordan og hvor du mødte kontakten. Når tiden er inde til at luge ud kontakter i mappen Kontaktpersoner, kan læsning af beskrivelserne hjælpe dig med at beslutte, hvem der bliver luget ud, og hvem der ikke gør.
Når du er færdig med at indtaste oplysninger, skal du klikke på knappen Gem og luk. Hvis du har travlt med at indtaste kontaktoplysninger, skal du klikke på knappen Gem og ny. Hvis du gør det, åbnes en tom formular, så du kan registrere oplysninger om en anden kontaktperson.
Her er en hurtig måde at indtaste kontaktoplysninger på for en person, der har sendt dig en e-mail: Åbn beskeden, højreklik på afsenderens navn på Til-linjen, og vælg Tilføj til Outlook-kontakter i genvejsmenuen. Du ser kontaktformularen. Indtast flere oplysninger om afsenderen, hvis du kan, og klik på knappen Gem og luk.
Import af e-mail og adresser fra et andet program
Antag, at du har brugt Outlook Express, Eudora eller Lotus Organizer til at håndtere dine e-mail- og kontaktadresser, men nu er du blevet en konverter til Outlook. Hvad gør du med e-mail-beskeder og navne og adresser i det andet program? Du kan ikke lade dem bare sidde der. Du kan importere dem til Outlook og fortsætte, hvor du slap.
For at importere e-mail- og kontaktadresser fra et andet program, start med at vælge Filer –> Importer og eksporter. Du ser guiden Import og eksport. Hvad du så gør, afhænger af, hvor du nu laver din e-mail og adressesporing:
- Outlook Express: Vælg Importer Internet-e-mail og -adresser, og klik på knappen Næste. I dialogboksen Outlook-importværktøj skal du vælge Outlook Express, markere afkrydsningsfelter for at bestemme, hvad der skal eksporteres (Mail, adresser og/eller regler), og klik på knappen Næste igen. I den næste dialogboks skal du vælge muligheder for at beslutte, hvad der skal gøres med duplikerede poster; klik derefter på knappen Udfør.
- Eudora: Vælg Importer internet-e-mail og -adresser, og klik på knappen Næste. I dialogboksen Outlook-importværktøj skal du vælge Eudora, vælge muligheder for at beslutte, hvad du vil gøre med duplikerede poster, og klikke på knappen Næste igen. I dialogboksen Browser for mappe skal du vælge filen, hvor Eudora-dataene opbevares, og klikke på knappen OK.
- Lotus Organizer: Vælg Importer fra et andet program eller fil, klik på knappen Næste, vælg en Lotus Organizer-version (4.x eller 5.x), og klik på knappen Næste igen. Når du klikker på knappen Næste, bliver du spurgt, hvordan du håndterer duplikerede elementer, finder Lotus Organizer-datafilen og vælger en Outlook-mappe, som dataene skal placeres i.
Nogle import- og eksportfiltre installeres ikke automatisk af Outlook. Outlook beder dig muligvis om at indsætte Office-cd'en, så den kan installere et filter.