Du kender bedst din økonomiske model. Ingen er mere kvalificeret, end du er til at tale om din model, så du kan blive bedt om at kommunikere resultaterne af den økonomiske model som en formel præsentation til bestyrelsen eller den øverste ledelse. Du skal beslutte, hvordan du kommunikerer dine resultater på en klar og kortfattet måde. Forståeligt nok oplever mange detaljeorienterede modelbyggere, at det er svært at destillere deres 20MB finansielle modeller, som det har taget uger at bygge ind i en præsentation på ti minutter!
Hvis du blot kopierer og indsætter et diagram direkte i Word eller PowerPoint, vil links til de underliggende data i Excel blive vedligeholdt. Dette er fint, hvis du planlægger at foretage ændringer, men det kan gøre filstørrelsen meget stor, og det kan også føre til, at du ved et uheld sender fortrolige oplysninger utilsigtet indlejret i et andet dokument. For at undgå dette skal du indsætte diagrammet som et billede. Kopier diagrammet, og brug derefter Indsæt speciel i destinationsdokumentet for at indsætte diagrammet som et billede eller JPG.
I denne form for miljø, hvor du har brug for at formidle masser af information, vil det være nyttigt at have oversigtstabellerne eller diagrammerne på et PowerPoint-dias bag dig, mens du taler. Det kan også hjælpe at fjerne fokus fra dig, hvis du er en lille smule nervøs.
Dit publikum er sandsynligvis ikke interesseret i at se, hvordan modellen fungerer (og jeg anbefaler ikke at vise disse indre funktioner, medmindre de specifikt har anmodet om det), men de vil måske gerne se levende og skiftende scenarier. Hvis modellen er bygget korrekt, vil du være i stand til at foretage en enkelt ændring af input-antagelserne, og publikum vil være i stand til at se effekterne af disse skiftende scenarier i realtid.
Sørg for at teste alle mulige input på forhånd. At have en #REF! fejl under en live følsomhedsanalyse er en reel tillids- og troværdighedsdræber.
Uanset om du præsenterer i Excel eller bruger PowerPoint-dias, skal du sørge for at følge disse grundlæggende regler for at lave økonomiske præsentationer:
- Vis kun én nøglebesked ad gangen. Lad være med at overfylde skærmen med for mange detaljer eller forsøge at formidle for meget på én gang.
- Brug hvidt mellemrum i stedet for gitterlinjer. Gitterlinjer skaber rod, og jo mindre som et kedeligt Excel-regneark din præsentation ser ud, jo bedre. Du elsker måske Excel, men mange mennesker i publikum vil slukke, når de ser gitterlinjerne, så få det til at ligne mere en præsentation og mindre som Excel.
- Giv dem en mere detaljeret rapport, som de kan se igennem efter præsentationen. Vis kun en oversigt på højt niveau på skærmen.
- Sørg for, at skrifttypen er stor nok og tydelig på projektoren. Test det på forhånd, hvis du kan. Nogle gange ser farverne udvaskede ud, hvilket gør tekst svær at læse, når den projiceres.
- Hvis du viser selve modellen på skærmen, skal du øge zoomen i Excel, så dit publikum kan se tallene. Test dette på forhånd, og husk, at du kun vil kunne vise en lille del af skærmen på denne måde.
- Spring ikke rundt i Excel. Dit publikum er ikke så fortrolige med modellen, som du er. De skal bruge lidt tid til at fordøje, hvad de ser.
- Brug diagrammer og grafik til at vise din besked i stedet for tekst og tal.
Vær forberedt på spørgsmål vedrørende output, input, antagelser eller funktion af modellen. Sørg for, at du kan forsvare de antagelser, du har brugt, eller den måde, du har beregnet noget på. Modeloutputtet er kun så godt som de antagelser, der er gået ind i det, så du skal sikre dig, at publikum accepterer nøgleantagelserne, for at de kan acceptere modelresultaterne.