Når du bruger Microsoft Project og viser omkostningstabellen med felter - såsom standardressourcesatsen - kan du klikke i enhver omkostningskolonne og indtaste en sats for hver ressource. En smart genvej er at tilpasse disse felter med en opslagstabel.
En opslagstabel giver dig mulighed for at oprette en rulleliste med værdier i et felt, du kan vælge fra. Så hvis din virksomhed har nogle få standard timepriser eller omkostninger pr. brug for materialer, kan tilpasning af disse felter gøre din informationsindtastning hurtigere og også hjælpe med at forhindre dataindtastningsfejl, der kan opstå, når du indtaster alle priser manuelt.
Følg disse trin for at tilpasse et omkostningsfelt i Project 2007:
1. Vis en tabel med den kolonne, du vil tilpasse.
Du viser tabeller ved at vælge Vis –> Tabel og vælge en fra listen, der kommer frem.
2. Højreklik på kolonneoverskriften, og vælg Tilpas felter fra genvejsmenuen, der vises.
Dialogboksen Brugerdefinerede felter vises.
3. Klik på knappen Opslag.
Dialogboksen Rediger opslagstabel vises.
4. Indtast en værdi (hvis du udfylder et prisfelt, vil dette være et beløb i dollars) i kolonnen Værdi.
5. Indtast en beskrivelse (f.eks. fabriksarbejder eller ingeniør for kategorien af ressourcer, der opkræves med denne sats) i kolonnen Beskrivelse.
6. Gentag trin 4 og 5 for at indtaste yderligere værdier for dette felt.
7. Hvis du vil begrænse feltet til kun at acceptere værdierne på denne liste, skal du sørge for, at afkrydsningsfeltet Dataindtastning Tillad, at flere elementer skal indtastes i felterne, ikke er markeret.
Du skal muligvis klikke på plus-symbolet til venstre for Dataindtastningsindstillinger for at se dette afkrydsningsfelt.
8. Klik på en alternativknap for at vælge en ordre til listen.
Du skal muligvis klikke på plustegnet til venstre for Vis rækkefølge for opslagstabel for at se disse muligheder:
• Efter rækkenummer: Viser elementerne, som du har angivet dem i denne dialogboks
• Stigende: Viser dem i stigende værdirækkefølge, laveste værdi først
• Faldende: Viser dem i faldende værdirækkefølge med den højeste værdi først
9. Klik på Luk, og klik derefter på OK for at gemme listen og lukke alle dialogbokse.
En god visning at bruge, hvis du vil se alle oplysninger om en ressources arbejdstildeling, er visningen Ressourceallokering. Du kan vise den ved at klikke på knappen Ressourceallokering på værktøjslinjen Ressourcestyring, eller du kan vælge den fra dialogboksen Flere visninger.