En Outlook-kontaktmappe er kun så god og så grundig som de oplysninger om kontakter, du lægger i den. For at placere nogen på listen over kontakter skal du åbne mappen Kontakter og starte med at gøre et af følgende:
- Tryk på Ctrl+N (i vinduet Kontaktmappe) eller Ctrl+Shift+C.
- Vælg Filer -> Ny -> Kontakt.
Du ser kontaktformularen. På denne formular kan du finde steder, hvor du kan indtaste næsten alt, hvad du nogensinde har brug for at vide om en person (undtagen hans eller hendes kærlighedsliv og hemmelige laster). Indtast alle de oplysninger, du ønsker at registrere, og husk disse færdselsregler, mens du kører:
- Fulde navne, adresser og så videre: Selvom du kan blive fristet til blot at indtaste adresser, telefonnumre, navne og så videre i tekstboksene, så lad være med at gøre det! Klik på knappen Fuldt navn på fanen Generelt for for eksempel at indtaste et navn. Klik på knappen Virksomhed eller Hjem for at indtaste en adresse i dialogboksen Tjek adresse. Ved at klikke på knapperne og indtaste data i dialogbokse giver du Outlook tilladelse til at adskille komponentdelene af navne, adresser og telefonnumre. Som sådan kan Outlook bruge navne og adresser som en kilde til masseforsendelser og massemails.
- Når du indtaster oplysninger om en virksomhed, ikke en person, skal du lade feltet Fulde navn stå tomt og indtaste virksomhedens navn i feltet Firma.
- Oplysninger, der er vigtige for dig: Hvis formularen ikke ser ud til at have et sted til at indtaste en bestemt slags information, kan du prøve at klikke på en trekant-knap og vælge en ny informationskategori fra pop op-menuen. Klik på trekantsknappen ved siden af knappen Virksomhed, og vælg for eksempel Hjem, hvis du vil indtaste en hjemmeadresse i stedet for en virksomhedsadresse.
- Filer som: Åbn rullemenuen Filer som, og vælg en mulighed for at arkivere kontakten i mappen Kontakter. Outlook kan arkivere kontakter alfabetisk efter efternavn, fornavn, firmanavn eller kombinationer af de tre. Vælg den mulighed, der bedst beskriver, hvordan du forventer at finde kontakten i mappen Kontakter.
- Postadresser: Hvis du beholder mere end én adresse for en kontakt, skal du vise den adresse, du vil sende e-mail til, og markere afkrydsningsfeltet This Is the Mailing Address. På denne måde får du i en masseudsendelse breve sendt til de korrekte adresser.
- E-mailadresser: Du kan indtaste tre e-mailadresser for hver kontakt. (Klik på trekantknappen, og vælg Email 2 eller Email 3 for at indtaste en anden eller tredje adresse.)
- I tekstfeltet Vis som viser Outlook dig, hvordan Til:-linjen med e-mail-meddelelser vil se ud, når du sender e-mail til en kontakt. Som standard viser Til:-linjen kontaktens navn efterfulgt af hans eller hendes e-mailadresse i parentes. Du kan dog indtaste, hvad du vil, i tekstfeltet Vis som, og hvis du indtaster noget andet kan hjælpe dig med at skelne mellem e-mailadresser, skal du indtaste noget andet. Indtast f.eks. Lydia — Personlig, så du kan se, hvornår du sender e-mail til Lydias personlige adresse, i modsætning til hendes virksomhedsadresse.
- Billeder: For at indsætte et digitalt foto på en kontaktformular skal du klikke på knappen Tilføj kontaktfoto og i dialogboksen Tilføj kontaktpersonbillede vælge et billede og klikke på OK.
Sørg for at skrive et par ord på fanen Generelt for at beskrive, hvordan og hvor du mødte kontakten. Når tiden er inde til at luge ud kontakter i mappen Kontaktpersoner, kan læsning af beskrivelserne hjælpe dig med at beslutte, hvem der bliver luget ud, og hvem der ikke gør.
Når du er færdig med at indtaste oplysninger, skal du klikke på knappen Gem og luk. Hvis du har travlt med at indtaste kontaktoplysninger, skal du klikke på knappen Gem og ny. Ved at klikke på denne knap åbnes en tom formular, så du kan registrere oplysninger om en anden kontakt.