Det er svært at styre et projekt. Omfang, ressourcer, forventninger, tidsplaner og budgetter ændrer sig altid. Selvom Microsoft Project kan hjælpe dig med mekanikken til at organisere, planlægge og spore et projekt, kan det ikke hjælpe dig med at forhindre alle faldgruberne i projektstyring. Her er et kig på ti af de mest almindelige faldgruber og tips til, hvordan du undgår dem.
For at starte på den rigtige måde i et nyt projekt, start med at reflektere over det store billede og arbejde dig ned til detaljerne systematisk. Du skal forstå formålet, målene og den strategiske betydning af projektet, før du dykker ned i de detaljerede opgaver, der er nødvendige for at gennemføre projektet.
Start med at stille disse spørgsmål: Skal projektet organiseres efter leverance? Efter fase? Efter geografi? Efter type teknologi? Tænk gennem implikationerne af at organisere dit projekt på hver af disse måder. Når du bestemmer, hvordan du vil organisere projektet, kan du begynde din arbejdsnedbrydningsstruktur (WBS). Hvis du beslutter dig for at organisere det efter fase, afspejles hver fase af dit projekt i det øverste niveau af WBS; hvis du beslutter dig for, at leverancer er en bedre måde at organisere projektet på, er det det øverste niveau. Når dit topniveau er etableret, kan du begynde at dekomponere topniveauet i mere detaljerede arbejdspakker og fra arbejdspakker til opgaver.
Du kunne ikke planlægge et projekt uden nogle antagelser. Gør antagelser er ikke et problem, men at tro, at andre mennesker kender - eller endda dele - dine antagelser er et problem.
Når du starter et nyt projekt, skal du oprette en antagelseslog - enten i et Excel-regneark eller som en Word-tabel. Dokumentér antagelsen, angiv fristen for validering af den, og tilføj et felt til kommentarer. Det er meget enkelt, men det sikrer, at alle arbejder under de samme forudsætninger.
Indsæt antagelsen i sektionen Noter for de opgaver, der er påvirket af antagelsen.
Dit projekt er vigtigt for dig; faktisk kan det være det vigtigste aspekt af dit arbejde. Det er måske ikke lige så vigtigt for alle andre. Hvis du arbejder i en organisation, der har mange igangværende projekter, er din sandsynligvis ikke den første prioritet. Når der trækkes ressourcer fra dit projekt for at hjælpe med et andet, skal du blot vende tilbage til tidsplanen og revidere din plan for at fuldføre arbejdet. Du skal muligvis revidere basislinjen eller endda oprette en ny.
Når du arbejder dybt inde i projektet og forsøger at balancere ressourcetilgængelighed med det arbejde, der skal fuldføres, er den nemmeste strategi at lede efter den første ikke-allokerede eller underallokerede ressource og tildele denne person til en opgave. Problemet er, at den ikke-allokerede ressource måske ikke har kompetencerne til at udføre arbejdet. En medarbejders stilling i it-afdelingen, for eksempel, garanterer ikke, eller indebærer endda, at han kan bygge en database eller bygge et system. Identificer de færdigheder, der er nødvendige for at fuldføre arbejdet, og identificer færdighedssæt af tilgængelige ressourcer. Du kan endda nødt til at identificere dygtighed niveauer , såsom post niveau, mellemledere, og ekspert.
Hvis du ikke beregner indsatsen i og varigheden af hver opgave, risikerer du at tildele for meget arbejde til en enkelt ressource. I de fleste tilfælde er ressourcer ikke dedikeret til projekter på fuld tid. Mange ressourcer arbejder i en matrixorganisation ; de arbejder på flere projekter, eller de laver projektarbejde.
Hvis du ikke bestemmer, hvor lang tid der skal bruges på projektet og planlægger arbejdet i overensstemmelse hermed, står du over for en ubehagelig overraskelse, når projektet halter, fordi dets ressourcer ikke er 100 procent dedikerede, eller fordi du har overallokeret dem.
Som projektleder stoler du på, at teammedlemmer giver nøjagtige omkostnings- og varighedsestimater for deres arbejde. Når alt kommer til alt, kan du ikke være fagekspert på alle områder. Men fordi du stadig holdes ansvarlig for den tidsplan og det budget, du udvikler, bør du forstå, hvordan estimaterne blev udviklet og derefter verificere den passende estimeringsmetode.
Dokumenter grundlaget for estimater og de antagelser, der er brugt til at udvikle et estimat, i afsnittet Noter, for at hjælpe med at holde styr på de variabler, der er forbundet med estimatet.
En projektleder har en can-do-attitude. At være i branchen med at løse problemer og levere resultater betyder dog ikke, at du har råd til at være blindt optimistisk omkring projekter. Levering til tiden og budget afhænger dels af etablering af nødreserve til både tidsplan og budget. Du kan oprette reserve til individuelle opgaver, der i sagens natur er risikable og sætte en samlet projektreserve. Til enklere projekter er en reserve på 10 procent tilstrækkelig. For avanceret teknologi har du muligvis brug for en reserve på 50 procent eller mere.
Den nr. 1 hindring for at udføre opgaver er uden tvivl Mødet. Du husker måske arbejdsdage, hvor du har travlt fra det ene møde til det andet, blot for at nå slutningen af dagen og indse, at du ikke formåede at fuldføre noget af dit eget arbejde. Du behøvede sandsynligvis ikke at deltage i dem alle - eller at hvis de i det mindste var blevet kørt mere effektivt, kunne de have afsluttet på halvdelen af tiden.
Stop mødegalskaben! Planlæg møder - selv ugentlige statusmøder - kun når det er nødvendigt. Eksperimenter ved at afholde teammøder hver anden uge eller afholde en-til-en møder med individuelle teammedlemmer.
Hvis et specifikt emne på dagsordenen kræver input fra en interessent, så inviter vedkommende til kun at deltage i den del af mødet og få derefter undskyldning for at vende tilbage til arbejdet.
Når du ved, hvordan du opretter en effektiv tidsplan ved hjælp af Project, skal du ikke forveksle tidsplanen med virkeligheden. Tidsplanen er simpelthen en model af virkeligheden, givet den information, der er tilgængelig på det tidspunkt. Information, antagelser, estimater og ressourcer ændrer sig alle, risici og problemer er altid til stede, og selvfølgelig ændres omfanget af projektet. Derfor, så snart du baseline projektet, er det sandsynligvis forældet.
Gør selvfølgelig dit bedste for at opdatere modellen med de seneste oplysninger, men husk, at blot planlægning af en begivenhed ikke garanterer, at den vil finde sted.
Hvis du ikke kan finde ud af, hvordan du overholder en deadline givet de ressourcer og de oplysninger, du indtaster i Project, er det usandsynligt, at du overholder denne deadline. Faktisk kan Project hjælpe dig med at kommunikere de problemer, der er forbundet med en aggressiv leveringsdato. Du kan vise interessenter tidsplanen og bede dem om at hjælpe dig med at bestemme, hvordan du kan fremskynde færdiggørelsen af opgaver. I nogle tilfælde kan interessenter give relevant information, der hjælper dig hurtigere færdig; i andre tilfælde ønsker de dog, at projektet skal udføres til en bestemt dato, men der er ingen rimelig måde at overholde forfaldsdatoen på.
Når du står over for en urealistisk deadline, skal du overholde den så godt du kan. Hvis fristen simpelthen er umulig, skal du dog anerkende den. Du kan bruge Project til at søge efter alternative tilgange til at opnå projektleverancerne - selvom du ikke kan bruge det til at komprimere tid.
Sådan blokerer du Microsoft Word fra at åbne filer i skrivebeskyttet tilstand på Windows Microsoft Word åbner filer i skrivebeskyttet tilstand, hvilket gør det umuligt at redigere det? Bare rolig, metoderne er nedenfor
Sådan rettes fejl ved udskrivning af forkerte Microsoft Word-dokumenter Fejl ved udskrivning af Word-dokumenter med ændrede skrifttyper, rodede afsnit, manglende tekst eller tabt indhold er ret almindelige. Men lad være
Hvis du har brugt pennen eller highlighteren til at tegne på dine PowerPoint-dias under en præsentation, kan du gemme tegningerne til næste præsentation eller slette dem, så næste gang du viser den, starter du med rene PowerPoint-dias. Følg disse instruktioner for at slette pen- og highlighter-tegninger: Sletning af linjer en ved […]
Style-biblioteket indeholder CSS-filer, Extensible Stylesheet Language-filer (XSL) og billeder, der bruges af foruddefinerede mastersider, sidelayouts og kontrolelementer i SharePoint 2010. For at finde CSS-filer i Style-biblioteket på et udgivelsessted: Vælg Site Actions→ View Alt webstedsindhold. Indholdet af webstedet vises. Style-biblioteket ligger i […]
Overvæld ikke dit publikum med gigantiske tal. I Microsoft Excel kan du forbedre læsbarheden af dine dashboards og rapporter ved at formatere dine tal, så de vises i tusinder eller millioner.
Lær, hvordan du bruger SharePoints sociale netværksværktøjer, der lader enkeltpersoner og grupper kommunikere, samarbejde, dele og forbinde.
Julianske datoer bruges ofte i produktionsmiljøer som et tidsstempel og hurtig reference for et batchnummer. Denne type datokodning giver detailhandlere, forbrugere og serviceagenter mulighed for at identificere, hvornår et produkt blev fremstillet, og dermed produktets alder. Julianske datoer bruges også i programmering, militæret og astronomi. Forskellige […]
Du kan oprette en webapp i Access 2016. Så hvad er en webapp overhovedet? Nå, web betyder, at det er online, og app er kun en forkortelse for "applikation". En Custom Web App er en online databaseapplikation, der tilgås fra skyen ved hjælp af en browser. Du bygger og vedligeholder webappen i desktopversionen […]
De fleste sider i SharePoint 2010 viser en liste over navigationslinks på linjen Hurtig start langs venstre side af siden. Hurtig startlinjen viser links til fremhævet webstedsindhold såsom lister, biblioteker, websteder og udgivelsessider. Hurtigstartlinjen indeholder to meget vigtige links: Linket Alt webstedsindhold: […]
Ved simple problemer finder Solver i Excel som regel hurtigt de optimale Solver-variableværdier for objektivfunktionen. Men i nogle tilfælde har Solver problemer med at finde de Solver-variableværdier, der optimerer objektivfunktionen. I disse tilfælde viser Solver typisk en meddelelse eller en fejlmeddelelse, der beskriver eller diskuterer det problem, der […]
