Med Office 365 og SharePoint Online har du et centraliseret hjem til alle dokumenter. Du kan få adgang til disse dokumenter fra flere computere (eller endda din mobiltelefon) og af flere personer. Uanset hvor mange personer eller enheder der har adgang til dokumentet, findes der kun en enkelt version af dokumentet på SharePoint.
Fordi SharePoint er i skyen og tilgås via internettet, behøver du kun en internetforbindelse eller cellemodtagelse for at få adgang til dine virksomhedsdata.
En reel ineffektivitetsforstærker er at have forskellige versioner af dokumenter spredt over det hele. Du har muligvis én version af et dokument på arbejdet og en anden version på din hjemmecomputer og endnu en version på din bærbare computer. Dokumenter har også en dårlig vane med at formere sig.
Når du sender et dokument til folk i en e-mail, gemmer de det på deres computer og foretager derefter ændringer. Meget hurtigt er der flere dokumenter, og det bliver næsten umuligt at afgøre, hvilken version der indeholder de nødvendige oplysninger.
Ud over dokumenter giver Office 365 dig mulighed for at synkronisere alle dine e-mails, kalendere og kontakter til flere enheder. Hvis du bruger Outlook derhjemme og på kontoret, behøver du ikke bekymre dig om at være på den forkerte computer, når du prøver at finde en kontakt på arbejdet.
Du behøver ikke bekymre dig om at gå glip af en aftale, fordi alle de computere, du bruger, synkroniseres med Exchange Online. Resultatet er, at dine aftaler, e-mail og kontakter lever i skyen og er synkroniseret med dit e-mail-program.
Du kan også synkronisere din smartphone med Exchange Online, så du aldrig er langt fra dine aftaler, kontakter og e-mail. Denne funktion er en af de mest værdifulde.