Den gamle måde at sende fax på er at udskrive dokumenterne og en forside, hente dem fra printeren, gå til faxmaskinen, indsætte dokumenterne og derefter sende dem. Den tid, der spildes under denne proces, kan variere mellem tre og ti minutter. Outlook 2003 forenkler denne proces, fordi du nu kan sende faxen direkte fra din pc.
Opsætning af Microsoft Fax-konsollen
For at sende en fax direkte fra din pc, skal du have Microsoft Fax-konsollen installeret. For at se, om konsollen er installeret, skal du gå til Windows Kontrolpanel og mappen Printer og faxenheder og se efter faxikonet. Hvis du ser faxikonet, er du klar til at sende faxer.
Hvis faxikonet ikke vises, skal du følge disse trin:
1. Klik på Windows Start-knappen, og vælg Kontrolpanel, Printere og fax.
Listen over printere og faxenheder vises.
2. Vælg kommandoen Tilføj en fax i Printers Tasks.
3. Følg faxguiden indtil slutningen af opsætningen.
Sender en fax
Med din faxkonsolenhed installeret behøver du ikke at udskrive noget papir og gå hen til faxmaskinen, hvilket taber tid og energi i processen. Hvis du arbejder med en bærbar computer, hjælper faxkonsollen dig med at sende en fax fra dit hotelværelse eller et hvilket som helst andet sted. Bare tilslut telefonlinjen og send.
Sådan sender du en fax:
1. Åbn det dokument, du vil faxe.
2. Vælg Filer, Udskriv.
Dialogboksen Udskriv åbnes.
3. Vælg FAX på rullelisten Navn.
Hvis faxdriveren ikke vises, skal du se det foregående afsnit "Opsætning af Microsoft Fax-konsollen."
4. Klik på OK.
Guiden Send fax vises.
5. Klik på knappen Adressebog.
Outlook-adressebogen vises.
6. Dobbeltklik på modtagerens faxnummer.
Faxnummeret overføres til faxguiden.
7. Klik på Næste.
8. Vælg og udfyld en forside, og klik derefter på Næste.
9. Vælg, om du vil sende faxen nu eller på et andet tidspunkt, og klik derefter på OK.
Faxen vil blive sendt, hvilket sparer din tid uden papirstop. Faxovervågningsboksen åbnes og viser opkaldsstatus.
Du kan læse hele rapporten over dine faxer, der er sendt og modtaget, i MS Fax-konsollen. Gå til dit Windows Kontrolpanel, klik på mappen Printere og faxenheder, og dobbeltklik på mappen Fax for at få vist faxkonsollen. Vælg nu Sendte elementer for at se en liste over sendte faxer.