Et hovedbrevfletningsdokument i Word indeholder to vigtige ting: 1) den tekst, der forbliver den samme mellem de personlige kopier, og 2) de koder, der fortæller Word, hvilke felter der skal indsættes på hvilke punkter.
Følg disse trin:
Start et nyt tomt dokument. (At trykke på Ctrl+N er en hurtig måde.)
Hvis du opretter breve eller e-mail-beskeder, er det generelt okay at bruge et eksisterende dokument som hoveddokument. Måske har du allerede skrevet et brev eller en besked, for eksempel, og du skal bare personliggøre hver kopi. Hvis du opretter etiketter, konvolutter eller en mappe, bør du dog starte et nyt dokument.
Klik på Start brevfletning på fanen Forsendelse.
Klik på den type dokument, du vil flette.
Hvis du vælger Breve, E-mail-beskeder eller Telefonbog, er dit arbejde færdigt på dette tidspunkt. Gå videre til næste trin i processen: at vælge eller oprette en dataliste.
Vælg dokumenttype.
En mappe er ligesom en brevfletning, bortset fra at der ikke er noget sideskift mellem kopierne. Så for eksempel, i stedet for at hver persons kopi er på sin egen side, kører en mappe alle de flettede data sammen på en enkelt side, som i en telefonbog.
Ekstra trin til oprettelse af konvolutter
Hvis du vælger Konvolutter i trin 3, vises dialogboksen Konvolutindstillinger, når du har fuldført trinnene.
Vælg konvolutstørrelsen.
Standardkonvolutten i forretningsstørrelse i USA er størrelse 10, standard.
Klik på OK.
Vælg en konvolutstørrelse.
Dokumentets sidestørrelse ændres for at afspejle den konvolutstørrelse, du har valgt. En tom tekstboks vises nær bunden af dokumentet, klar til at acceptere flettekoderne til adressering af konvolutterne.
Ekstra trin til oprettelse af etiketter
Hvis du vælger Etiketter i trin 3, åbnes dialogboksen Etiketindstillinger.
Åbn listen med etiketleverandører, og vælg det mærke, du har.
På produktnummerlisten skal du vælge etikettens produktnummer. Det skal være trykt på pakken.
Formålet med at vælge producent og produktnummer er at sikre, at etiketstørrelsen, antallet af etiketter pr. ark og afstanden mellem etiketterne er nøjagtige i Word. Hvis du ikke har den æske, som etiketterne kom i, skal du muligvis indtaste oplysningerne manuelt. Find en lineal, så du kan måle dine etiketter. Klik derefter på Ny etiket, og udfyld dialogboksen, der vises med dit etiketarks specifikationer.
Klik på OK.
Vælg en etiketproducent og produktnummer.
Hvis du opretter etiketter, opretter Word en tabel med de dimensioner, der passer til den etiketstørrelse og -arrangement, du har angivet. Som standard vises gitterlinjerne i denne tabel ikke. Hvis du vil se dem, skal du vælge Layout for tabelværktøjer → Vis gitterlinjer.