Når du skal sortere en dataliste på mere end ét felt, bruger du dialogboksen Sorter (vist på figuren). Og du skal sortere på mere end ét felt, når det første felt indeholder duplikerede værdier, og du vil bestemme, hvordan posterne med dubletter er arrangeret. (Hvis du ikke angiver et andet felt at sortere på, placerer Excel blot posterne i den rækkefølge, du indtastede dem.)
Det bedste og mest almindelige eksempel på, når du har brug for mere end et felt, er når du sorterer en stor database alfabetisk i efternavnsrækkefølge. Sig, at du har en database, der indeholder flere personer med efternavnet Smith, Jones eller Zastrow (som det er tilfældet, når du arbejder hos Zastrow and Sons). Hvis du angiver feltet Efternavn som det eneste felt at sortere på (ved at bruge standard stigende rækkefølge), placeres alle duplikaterne af Smiths, Joneses og Zastrows i den rækkefølge, som deres poster oprindeligt blev indtastet. For bedre at sortere disse dubletter kan du angive feltet Fornavn som det andet felt at sortere på (igen ved at bruge standard stigende rækkefølge), hvilket gør det andet felt til tie-breaker, så Ian Smiths rekord går forud for Sandra Smiths, og Vladimir Zastrows rekord kommer efter Mikhail Zastrows.
Følg disse trin for at sortere poster i en dataliste ved hjælp af dialogboksen Sorter:
Placer cellemarkøren i en af cellerne i datalistetabellen.
Klik på knappen Sorter i gruppen Sorter og filtrer på fanen Data, eller tryk på Alt+ASS.
Excel vælger alle databasens poster (uden at inkludere den første række af feltnavne) og åbner dialogboksen Sorter. Bemærk, at du også kan åbne dialogboksen Sorter ved at vælge indstillingen Brugerdefineret sortering i rullemenuen Sorter & Filtrer eller ved at trykke på Alt+HSU.
Vælg navnet på det felt, du først vil have posterne sorteret efter, fra rullelisten Sorter efter.
Hvis du vil have posterne arrangeret i faldende rækkefølge, så husk også at vælge den faldende sorteringsmulighed (Z til A, Mindste til Størst eller Ældst til Nyeste) fra rullelisten Rækkefølge til højre.
(Valgfrit) Hvis det første felt indeholder dubletter, og du ønsker at angive, hvordan posterne i dette felt er sorteret, skal du klikke på knappen Tilføj niveau for at indsætte et andet sorteringsniveau, vælge et andet felt at sortere på fra rullelisten Then By, og vælg enten den stigende eller faldende indstilling fra dens rækkefølge-rulleliste til højre.
(Valgfrit) Gentag om nødvendigt trin 4, og tilføj så mange ekstra sorteringsniveauer som nødvendigt.
Klik på OK, eller tryk på Enter.
Excel lukker dialogboksen Sorter og sorterer posterne i datalisten ved hjælp af sorteringsfelterne i rækkefølgen efter deres niveauer i denne dialogboks. Hvis du ser, at du har sorteret databasen i de forkerte felter eller i den forkerte rækkefølge, skal du klikke på Fortryd-knappen på værktøjslinjen Hurtig adgang eller trykke på Ctrl+Z for straks at gendanne datalisteposterne til deres tidligere rækkefølge.
Som standard, når du udfører en sorteringsoperation, antager Excel, at du sorterer en dataliste, der har en overskriftsrække (med feltnavnene), som ikke skal omarrangeres med resten af posterne, når du udfører sorteringen. Du kan dog bruge sorteringsfunktionen til at sortere et cellevalg, der ikke har sådan en overskriftsrække. I så fald skal du angive sorteringsnøglerne efter kolonnebogstav, og du skal være sikker på at fravælge afkrydsningsfeltet Mine data har overskrifter for at fjerne dets afkrydsning i dialogboksen Sorter.