Hvis datalisten ikke allerede eksisterer, kan du vælge at oprette den i en Word-tabel eller i Excel og derefter vedhæfte den til hoveddokumentet. Der er dog en anden måde at oprette en dataliste på, som er lidt nemmere (eller i det mindste lidt mere idiotsikker), især hvis den liste, du planlægger at oprette, indeholder folks navne og adresser:
Med hoveddokumentet åbent skal du på fanen Forsendelser klikke på Vælg modtagere.
Klik på Indtast en ny liste.
Vælg at skrive en ny liste.
Indtast navnet og adressen, og tryk på Tab for at gå til de næste felter (kolonne).
Du behøver ikke at udfylde alle felterne for hver person; bare gør dem, der vedrører den fletning, du skal udføre, såsom navn og postadresse.
Klik på Ny post, og skriv derefter en anden persons oplysninger i næste række.
Gentag trin 3, indtil alle poster er indtastet.
Klik på OK. Dialogboksen Gem adresseliste åbnes.
Vælg at skrive en ny post.
Indtast et navn til listen i feltet Filnavn.
Naviger til en anden gemmeplacering, hvis det ønskes. Standardplaceringen er Mine datakilder i din personlige mappe med dokumenter.
Klik på Gem.
Angiv et datafilnavn og en placering.
Hvis du senere har brug for at redigere den fil, skal du vælge Forsendelser→Rediger modtagerliste. Den gemte fil er i Microsoft Access-databaseformat, så du kan også åbne og redigere den med Microsoft Access.