SharePoint har et par måder at hjælpe dig med at indføre og håndhæve indholdsstyringspolitikker for at definere, hvad der bliver offentliggjort og under hvilke betingelser, hvor mange revisioner der bevares, og hvordan de sikres og spores. Afhængigt af kompleksiteten af din godkendelsesproces kan du bruge standardindstillingen for godkendelse af indhold, eller du kan oprette en mere sofistikeret – og brugerdefineret – godkendelsesworkflow.
Indholdsgodkendelse er godkendelses-light i SharePoint; det er en publiceringsfunktion, som du slår til eller fra på app-niveau, og den har kun en håndfuld konfigurationsindstillinger. Indholdsgodkendelse – også kaldet moderering – inkluderer ikke varedirigering eller notifikationer, og det letter ikke anmeldelser og kommentarer.
Indholdsgodkendelse sikrer bare, at udkast og nyt uploadet indhold ikke bliver offentliggjort i din SharePoint-app, før en person med en vis autoritet siger, at det er okay. Indholdsgodkendelsesprocessen styrer, hvem der kan se disse dokumenter, indtil de er godkendt.
Indholdsgodkendelse kan også angive, om elementer skal tjekkes ud, før de kan redigeres. Og indholdsgodkendelse kan skjule udkast til dokumenter fra alle undtagen elementets forfatter og de brugere med godkendelsestilladelser på SharePoint-appen.
Dette er en subtil skelnen, men at specificere, at kun elementets forfatter og brugere med godkendelsestilladelser kan se elementer, betyder, at forfatteren kan tjekke et element ind uden at udsætte det for andre læsere eller redaktører, indtil det formelt er offentliggjort og godkendt.