Følsomhed er ikke kun noget, Oprah taler om. Du ønsker måske, at din Outlook-besked kun skal ses af én person, eller du vil måske forhindre, at din meddelelse bliver ændret af nogen, efter du har sendt den. Følsomhedsindstillinger giver dig mulighed for at begrænse, hvad en anden kan gøre med din besked, efter du har sendt den, og de lader dig indstille, hvem den anden kan være - selv Oprah.
For at indstille en beskeds følsomhed skal du åbne dialogboksen Egenskaber for en besked. Klik på listebokspilen ved siden af ordet Følsomhed og et af de viste niveauer, som beskrevet kort.
De fleste beskeder, du sender, vil have normal følsomhed, så det er det, Outlook bruger, hvis du ikke siger andet. Indstillingerne Personlig, Privat og Fortroligt giver kun de personer, der får beskeden, besked om, at de måske ønsker at håndtere beskeden anderledes end en normal besked. (Nogle organisationer har endda særlige regler for håndtering af fortrolige meddelelser.)
Følsomhed betyder ingenting, rent praktisk. At indstille en beskeds følsomhed til Privat eller Fortroligt gør den ikke mere privat eller fortrolig end nogen anden besked; den giver blot modtageren besked om, at beskeden indeholder særligt følsomme oplysninger. Mange virksomheder er meget forsigtige med, hvilken slags information der kan sendes via e-mail uden for virksomheden. Hvis du bruger Outlook på arbejdet, skal du tjekke med dine systemadministratorer, før du antager, at de oplysninger, du sender via e-mail, er sikre.
En anden funktion, du vil bemærke på fanen Indstillinger på båndet i meddelelsesformularen, er Tilladelse, som faktisk har potentialet til at forhindre visse ting i at ske med din besked, såsom at få nogen til at videresende din besked til alle, du kender. (Hvor pinligt.)
Du og din modtager skal dog være konfigureret på et kompatibelt e-mailsystem med noget, der kaldes en Information Rights Management Service for at få det til at fungere. Du kan heller ikke være sikker på, at det vil fungere med nogle e-mail-tjenester, såsom Hotmail eller Yahoo! Post. Du kan finde ud af mere om Information Rights Management på Office Support-webstedet .