Selvom du kan indtaste en funktion ved at skrive den direkte i en celle, giver Excel 2016 en kommandoknap Indsæt funktion på formellinjen, som du kan bruge til at vælge en af Excels funktioner. Når du vælger denne knap, åbner Excel dialogboksen Indsæt funktion (vist på figuren), hvor du kan vælge den funktion, du vil bruge.
Vælg den funktion, du vil bruge, i dialogboksen Indsæt funktion.
Når du har valgt din funktion, åbner Excel dialogboksen Funktionsargumenter. I denne dialogboks kan du angive funktionsargumenterne. Den virkelige velsignelse kommer, når du begynder at bruge en ukendt funktion eller en, der er lidt kompleks (nogle af disse hvalpe kan være behårede). Du kan få masser af hjælp til at udfylde argumenttekstboksene i dialogboksen Funktionsargumenter ved at klikke på linket Hjælp til denne funktion i nederste venstre hjørne.
Dialogboksen Indsæt funktion indeholder tre bokse: en tekstboks Søg efter en funktion, en rullelisteboks Eller vælg en kategori og en listeboks Vælg en funktion. Når du åbner dialogboksen Indsæt funktion, vælger Excel automatisk Senest brugt som kategorien i rullelisten Vælg en kategori og viser de funktioner, du normalt bruger, i listeboksen Vælg en funktion.
Hvis din funktion ikke er blandt de senest brugte, skal du derefter vælge den relevante kategori for din funktion i rullelisten Vælg en kategori. Hvis du ikke kender kategorien, skal du søge efter funktionen ved at skrive en beskrivelse af dens formål i tekstboksen Søg efter en funktion og derefter trykke på Enter eller klikke på Go-knappen.
For f.eks. at finde alle de Excel-funktioner, som samlet værdier, indtaster du total i listen Søg efter en funktion og klikker på knappen Gå. Excel viser derefter sin liste over anbefalede funktioner til beregning af totaler i listeboksen Vælg en funktion. Du kan gennemse de anbefalede funktioner ved at vælge hver enkelt. Mens du vælger hver funktion på denne liste, viser dialogboksen Indsæt funktion dig de nødvendige argumenter efterfulgt af en beskrivelse nederst i dialogboksen af, hvad funktionen gør.
Når du har fundet og valgt den funktion, du vil bruge, skal du klikke på knappen OK for at indsætte funktionen i den aktuelle celle og åbne dialogboksen Funktionsargumenter. Denne dialogboks viser de nødvendige argumenter for funktionen sammen med eventuelle valgfrie. Antag for eksempel, at du vælger SUM-funktionen (kronjuvelen i kategorien Senest brugte funktioner) i listen Vælg en funktion og derefter OK. Så snart du gør det, indsættes programmet
SUM()
i den aktuelle celle og på formellinjen (efter lighedstegnet), og dialogboksen Funktionsargumenter, der viser SUM-argumenterne, vises på skærmen (som vist her). Det er her du tilføjer argumenterne for SUM-funktionen.
Angiv de argumenter, der skal bruges i den valgte funktion, i dialogboksen Funktionsargumenter.
Som vist kan du summere op til 255 tal i dialogboksen Funktionsargumenter. Hvad der imidlertid ikke er indlysende (der er altid et eller andet trick, hva?), er, at disse tal ikke behøver at være i enkeltceller. Faktisk vil du det meste af tiden vælge en hel række tal i nærliggende celler (i et multicellevalg - det område), som du vil lægge sammen.
For at vælge dit første talargument i dialogboksen skal du markere cellen (eller blokken af celler) i regnearket, mens indsættelsespunktet er i Nummer1-tekstboksen. Excel viser derefter celleadressen (eller områdeadressen) i Nummer1-tekstboksen, mens den på samme tid viser værdien i cellen (eller værdier, hvis du vælger en masse celler) i boksen til højre. Excel viser totalen nær bunden af dialogboksen Funktionsargumenter efter ordene Formelresultat=.
Når du vælger celler, kan du minimere denne argumentdialogboks til kun indholdet af tekstboksen Number1 ved at trække cellemarkøren gennem cellerne for at summere i regnearket. Når du har minimeret argumentdialogboksen, mens du har markeret cellerne for det første argument, kan du udvide det igen ved at slippe museknappen.
Du kan også reducere dialogboksen til Nummer1-argumenttekstboksen ved at klikke på knappen Minimer dialogboks til højre for tekstboksen, markere cellerne og derefter klikke på knappen Maksimer dialogboks (den eneste knap, der vises yderst til højre) eller ved at trykke på Esc-tasten. I stedet for at minimere dialogboksen kan du også midlertidigt flytte den af vejen ved at klikke på en del og derefter trække dialogboksen til dens nye destination på skærmen.
Hvis du tilføjer mere end én celle (eller en masse celler) i et regneark, skal du trykke på tabulatortasten eller klikke på Nummer2-tekstboksen for at flytte indsættelsespunktet til det tekstfelt. (Excel reagerer ved at udvide argumentlisten med et Nummer3-tekstfelt.) Her angiver du den anden celle (eller celleområde), der skal tilføjes til den, der nu vises i Nummer1-tekstboksen. Når du har valgt cellen eller det andet celleområde, viser programmet celleadressen/-erne, tallene i cellen/cellerne til højre og den løbende total nær bunden af dialogboksen Funktionsargumenter efter formelresultat= ( som vist).
Du kan minimere hele dialogboksen Funktionsargumenter ned til kun indholdet af den argumenttekstboks, du har at gøre med (Number2, Number3, og så videre) ved at klikke på dens særlige Minimer Dialog Box-knap, hvis dialogboksen skjuler de celler, du skal vælge.
Når du er færdig med at pege på cellerne eller massen af celler, der skal summeres, skal du klikke på knappen OK for at lukke dialogboksen Funktionsargumenter og placere SUM-funktionen i den aktuelle celle.