Hvis du vil have databasen, som du placerer dataene i, skal erstatte kilden i Access 2016, så importer. Dette er muligheden for dig, hvis du opretter en Access-database for at erstatte et gammelt regneark, der ikke længere opfylder dine behov. Importer også, hvis kildedataene er leveret af en ekstern leverandør i et andet format end et Access-format.
Antag for eksempel, at du modtager salgsdata fra en ekstern leverandør på månedsbasis i regnearksformat. Access er et fantastisk værktøj til rapportering, så du kan importere dataene til Access og bruge dets rapporteringsværktøjer til at generere dine rapporter.
Her er trinene til at importere eller linke datakilder til din Access-database:
1 Åbn Access-databasen, der skal indeholde de importerede data.
Du bør se fanen Eksterne data.
2Klik på fanen Eksterne data på båndet.
Gruppen Importer & Link af knapper vises på båndet.
Hver knap er forbundet med en guide, der leder dig gennem processen:
Almindelige filformater som Excel eller Tekst (mærket som tekstfil) har deres egne specifikke knapper.
Du kan finde de mindre almindelige filformater ved at bruge knappen Mere.
3Klik på den knap, der matcher dit filformat.
En dialogboks Hent eksterne data, der er specifik for det valgte filformat, vises på skærmen.
4Brug knappen Gennemse for at vælge den datakilde, du vil importere eller linke til Access.
Normalt er dette en fil. Det kan også være et SharePoint-websted eller en Outlook-mappe.
Hvis det ikke passer dig at skrive filnavne, skal du klikke på knappen Gennemse for at finde filen.
5Vælg metoden til datalagring.
Det er her, du fortæller Access, om du vil importere eller linke dataene. Du kan linke til alle filformater undtagen XML.
6Følg de resterende trin i dialogboksen Hent eksterne data.
Fra dette tidspunkt og frem afhænger trinene af, hvilket dataformat du importerer. Følg anvisningerne omhyggeligt. Det værste, der kan ske, er, at du får en importeret (eller linket) tabel fuld af volapyk. Hvis du gør det, skal du kontrollere formatet på kildefilen.
For eksempel, hvis kilden er en tekstfil, og du får volapyk, skal du muligvis bekræfte, at tekstfilen blev gemt som en afgrænset fil (med et tegn - f.eks. et komma - placeret mellem felter). Det er også muligt, at kildefilen ikke er i det korrekte format (f.eks. tror du måske, det er et Excel-regneark, men det er det ikke).
Hvis du forventer at importere eller linke til denne type fil ofte, skal du klikke på afkrydsningsfeltet Gem importtrin. (Afkrydsningsfeltet vil være placeret på den sidste skærm i guiden.) Når du har markeret afkrydsningsfeltet, bliver du bedt om et navn til din import.
7 Fanebladet Eksterne datas Importgruppe på båndet indeholder en knap kaldet Gemte importer. Du kan bruge denne knap til at hente gemte importer frem og køre dem så ofte du vil.
Datakilder skal forblive på deres oprindelige placeringer med deres originale navne for at køre en gemt import igen.