For at importere ASCII-tekstfilen skal du først åbne selve tekstfilen fra Excel. Når du åbner tekstfilen, starter Excel guiden Tekstimport. Denne guide leder dig gennem trinene til at beskrive, hvordan oplysninger i en tekstfil skal formateres og omarrangeres, når de placeres i en Excel-projektmappe.
Her er de trin, du tager for at importere en afgrænset tekstfil:
1 Vælg kommandoen Åbn i menuen Filer, eller klik på knappen Hent eksterne data fra tekst på fanen Data.
Excel viser dialogboksen Åbn eller dialogboksen Importer tekstfil.
2Vælg tekstfiler fra rullelisten.
Den rulleliste, du bruger til at vælge den type fil, du ønsker, vises til højre for tekstboksen Filnavn.
3Brug rullelisten Søg i til at identificere den mappe, hvor du placerede den eksporterede tekstfil.
Du bør se tekstfilen i dialogboksen Åbn.
4For at åbne tekstfilen skal du dobbeltklikke på dens ikon.
Excel kan muligvis gætte, hvordan den afgrænsede datafil organiserer sine data og blot åbne filen i Excel-projektmappevinduet. Eller Excel kan starte guiden Tekstimport.
5Vælg alternativknappen Afgrænset.
Dette fortæller Excel, at felterne i tekstfilen er adskilt af (en eller flere) skilletegn.
6I tekstboksen Start import ved række skal du identificere det punkt i den afgrænsede tekstfil, der skal være den første række i regnearket.
Generelt bruger ASCII-tekstfiler de første rækker i filen til at vise rapporthovedoplysninger. Af denne grund vil du typisk begynde at importere ved række 10 eller 20 eller 5.
Bliv ikke for anspændt over denne sag med at fortælle tekstimportguiden, hvilken række der er den første, der skal importeres. Du kan nemt slette de uvedkommende rækker senere i Excel.
Du kan se en forhåndsvisning af rapporten, der skal importeres, vist i den nederste sektion af dialogboksen Guiden Tekstimport.
7 Klik på Næste.
Excel viser den anden dialogboks i tekstimportguiden. Du bruger denne anden dialogboks med guiden Tekstimport til at identificere det eller de tegn, der bruges som afgrænsning til at opdele teksten i kolonner. Hvis f.eks. den fil, der importeres, er en tabulator-separeret fil, skal du markere afkrydsningsfeltet Tab i området Afgrænsere.
8 Klik på Næste.
Den tredje dialogboks med guiden Tekstimport vises.
9Vælg dataformatet for kolonnerne i din nye projektmappe:
Hvis du vil vælge standardformatet for en kolonne, skal du klikke på den kolonne i boksen Data Preview og derefter vælge en af alternativknapperne Column Data Format.
Hvis du vil bruge datoformatet som standard for en kolonne, skal du vælge alternativknappen Dato og bruge rullelisten Dato til at vælge et datoformat.
Dataeksempelboksen i den anden dialogboks med guiden Tekstimport viser, hvordan filen vil se ud, efter den er importeret, baseret på de afgrænsninger, du har identificeret. Eksperimenter lidt for at sikre, at du importerer dataene i et rent format.
10Identificer eventuelle kolonner, som Excel skal springe over at importere.
Hvis du ikke vil importere en kolonne, skal du vælge kolonnen og derefter vælge alternativknappen Importer ikke kolonne (Spring over).
11 Vælg ikke, hvordan dataene vises i tekstfilen.
Klik på kommandoknappen Avanceret i den tredje dialogboks med guiden Tekstimport for at få vist dialogboksen Avancerede tekstimportindstillinger. Her kan du specificere mere detaljeret, hvordan dataene i tekstfilen er arrangeret.
Klik på OK for at vende tilbage til den tredje dialogboks med guiden Tekstimport.
12 Klik på Udfør.
Excel importerer den afgrænsede tekstfil i henhold til dine specifikationer. Som med en lige tekstfil, vil dataene sandsynligvis ikke være perfekt lagt ud. Men du vil ikke finde det svært at rydde op i den nye projektmappe. Et par sletninger, en lille ændring af størrelsen, og ret hurtigt vil projektmappen se ud, som du ønsker.