Næsten alle Access-brugere ender med tomme sider i en rapport; de tomme sider vises i Udskriftsvisning. Hvad forårsager disse ekstra sider overhovedet - og hvordan slipper du af med dem?
Access kender bredden af dit papir, og hvor meget plads der skal være til venstre og højre margen, fordi disse størrelser er angivet i rapportens egenskabsark. Access tilføjer bredden af din rapport til venstre og højre margen for at komme frem til den samlede bredde af den udskrevne rapport. Hvis totalen er bredere end dit papir, opdeler Access rapporten i lodrette bånd og udskriver den venstre og højre halvdel af rapporten på separate stykker papir, så du kan tape dem sammen for at skabe en meget bred rapport.
Hvis rapporten bare er en lille smule for bred til at passe hen over ét stykke papir, udskrives al teksten i rapporten på venstre halvdel, mens den højre halvdel efterlades tom. Disse tomme højre halvdele er de tomme sider, som Access udskriver. Hvis den højre del af rapporten ikke har nogen kontrolelementer, advarer Access dig om dette faktum med denne meddelelse:
Sektionsbredden er større end sidebredden, og der er ingen elementer i den ekstra plads, så nogle sider kan være tomme.
Følg disse trin for at slippe af med de tomme sider:
Klik på fanen Filer på båndet, og vælg Indstillinger -> Klientindstillinger for at få vist dialogboksen Adgangsindstillinger.
Rul ned til afsnittet Udskrivning.
Træk indstillingerne for venstre og højre margen fra papirets bredde for at få rapportens maksimale bredde.
Standard amerikansk papir er 8-1/2 tommer bredt. Hvis venstre og højre margen er for brede, skal du gøre dem mindre i denne dialogboks og derefter bruge de nye værdier i din beregning. Hvis dit papir er 8-1/2 tommer bredt, og du har en halv tomme venstre og højre marginer, kan din rapport ikke være mere end 7-1/2 tommer bred.
Du kan ændre margener, hvis du vil bruge andre standardindstillinger.
Klik på OK for at afslutte dialogboksen Adgangsindstillinger.
Når rapporten er åben i designvisning, skal du notere rapportens bredde - placeringen langs linealen i højre kant af gitterområdet.
Alternativt kan du se egenskaben Width for rapporten i egenskabsarket. (Dobbeltklik på det grå felt i øverste venstre hjørne af rapporten i designvisning, hvor linealerne mødes, for at få vist egenskabsarket for formularen.) Denne egenskab er på fanen Format i egenskabsarket.
Hvis rapporten er for bred til at passe på siden, skal du trække rapportens højre kant mod venstre.
Hvis kanten ikke bevæger sig, strækker en kontrol sig til højre for det sted, hvor du vil have siden til at slutte. Flyt eller formindsk enhver kontrol, der strækker sig for langt til højre, og flyt den højre kant af rapporten til venstre. Alternativt kan du ændre egenskaben Width for rapporten. Hvis du ikke kan finde den kontrol, der er i vejen, skal du bruge musen til at vælge det tilsyneladende tomme område af rapportgitteret. En orange kant vises, der viser, hvad der er blevet valgt - ofte (efter vores erfaring) en vandret linje.
En anden mulig årsag til tomme sider er en forkert indstilling for egenskaben Tving ny side i en af rapportens sektioner.