I Word 2007 kan du gemme dine filer i PDF- eller XPS-format. PDF, eller Portable Document Format, udviklet af Adobe og brugt med dets almindelige Acrobat Reader-program, er måske det mest almindelige komplekse filformat, der findes.
PDF-dokumenter er overalt, og Acrobat Reader er gratis, hvilket giver en fantastisk kombination. Ved at gemme dit dokument som en PDF-fil sikrer du, at folk over hele verden kan læse det – komplet med enhver formatering og grafik – lige som du ønsker det skal se ud.
Microsoft har også udviklet et fildelingsformat, som det kalder XPS, til XML Paper Specification. Ligesom PDF er det et filformat, som alle kan læse, selvom det er ret nyt og højst sandsynligt aldrig bliver så populært som PDF.
Den bedste måde at gemme et dokument i PDF-format på er at stikke dine hårdt tjente penge ned og købe programmet Adobe Acrobat Writer. Writer, i modsætning til Reader, bruges til at oprette PDF-filer. Du udskriver blot dokumentet til programmet Acrobat Writer: Tryk på Ctrl+P og vælg Acrobat Writer fra listen over printere.
Din version af Word kan spille PDF og XPS som filformater på Save As dialogboksens Save As Type drop-down liste. Hvis ja, fantastisk. Hvis ikke, kan du kontakte Microsoft for at få en tilføjelsespakke til Word 2007, som inkluderer muligheden for at gemme dokumenter i PDF- og XPS-filformaterne. Websidelinket, der skal bruges, kan findes i Word-hjælpesystemet: Søg efter PDF eller XPS, og vælg søgeresultatet med titlen Aktiver understøttelse af andre filformater eller noget lignende.