Microsoft Office Excel 2007 lader dig gemme dine projektmappefiler direkte i PDF-filformatet (Portable Document File) udviklet af Adobe Systems Incorporated. Dette format gør det muligt for folk at åbne og udskrive dine Excel-regneark (dokumenter fra utallige andre applikationer), selvom de ikke har Excel på deres computere. Det eneste, de skal have installeret for at åbne og udskrive PDF-kopien af projektmappefilen, er den gratis Adobe Reader-software, som kan downloades fra Adobes websted .
Før du kan gemme filer i PDF-filformatet, skal du downloade og installere programmet Gem som PDF eller XPS-tilføjelsesprogrammet fra Microsofts websted. Følg disse trin:
Åbn Excel Hjælp-vinduet, og søg derefter efter PDF og XPS i tekstboksen Søg.
Klik på linket Aktiver understøttelse af andre filformater, såsom PDF og XPS i vinduet Excel Hjælp.
Find og klik på linket Microsoft Gem som PDF eller XPS-tilføjelse til 2007 Microsoft Office-programmer.
Browservinduet åbnes og viser den korrekte tilføjelsesside på webstedet Microsoft Download Center.
Følg online-instruktionerne for at downloade og installere dette tilføjelsesprogram.
Når du er færdig med at downloade og installere tilføjelsesprogrammet, skal du følge disse trin for at gemme en projektmappe som en PDF-fil:
Klik på Office-knappen, peg på kommandoen Gem som, og klik på PDF- eller XPS-indstillingen i fortsættelsesmenuen.
Dialogboksen Udgiv som PDF eller XPS vises.
Rediger filnavnet og/eller mappeplaceringen (hvis nødvendigt), og klik på knappen Udgiv.
Excel gemmer projektmappen i en PDF-fil og åbner den automatisk i Adobe Reader.
Hvis du opretter en Excel 2007-projektmappe, der inkorporerer nye funktioner, der ikke understøttes i tidligere versioner af Excel, i stedet for at gemme projektmappen som en Excel 97–2003 .xls-fil og dermed miste alle dens Excel 2007-forbedringer, kan du overveje at gemme den som en PDF-fil så medarbejdere, der bruger ældre Excel-versioner, stadig kan få adgang til dataene i al sin pragt via Adobe Reader.