Når du har indtastet dine kontaktoplysninger, giver Microsoft Outlook 2019 dig mulighed for at se oplysningerne arrangeret på mange forskellige og nyttige måder, kaldet visninger . At se dine kontaktoplysninger og sortere visningerne er hurtige måder at få det store overblik over de data, du har indtastet. Outlook leveres med flere foruddefinerede visninger i hvert modul. Du kan nemt ændre enhver foruddefineret visning, navngive og gemme din ændrede visning og bruge den ligesom de foruddefinerede visninger.
Følg disse trin for at ændre visningen af din kontaktliste:
I modulet Personer skal du klikke på fanen Hjem på båndet.
Klik på den visning, du ønsker i gruppen Aktuel visning.
Displayet skifter til at bruge denne visning. Hvis du vælger visitkortvisning, får du noget i stil med det, der er vist her. Du kan også vælge Kortvisning, Telefonvisning, Listevisning eller andre visninger, der er angivet.
Visning af visitkort.
Du kan skifte visning ligesom du kan skifte tv-kanal, så du skal ikke bekymre dig om at skifte frem og tilbage. Når du ændrer visninger, ser du bare forskellige måder at organisere de samme oplysninger på.
Sådan sorteres en visning i Microsoft Outlook 2019
Nogle visninger er organiseret som simple lister, f.eks. Telefonvisningen i People-modulet. Denne figur viser Telefonvisning: en kolonne med navne til venstre efterfulgt af en kolonne med firmanavne og så videre.
Telefonvisning.
Hvis du ikke kan finde en bestemt kontakt i en visning, der er arrangeret i kolonner, skal du klikke på kolonnetitlen én gang for at sortere efter den kolonne. Antag f.eks., at du vil se navnene på de personer, der arbejder for IBM, og som er angivet på din kontaktliste. En nem måde at se alle deres navne på samtidigt er at sortere SELSKAB-kolonnen.
Følg disse trin for at sortere efter kolonnenavn:
I modulet Personer skal du vælge Telefonvisning fra gruppen Aktuel visning på båndet. Din kontaktliste vises i telefonvisning.
Klik på overskriften øverst i kolonnen FIRMA. Dine kontakter vises i alfabetisk rækkefølge fra A til Z (alias stigende rækkefølge) i henhold til navnet i FIRMA-kolonnen. Nu er det nemmere at finde nogen: Rul ned til den del af alfabetet. Hvis du sorterer efter firma, stiller alle kontaktpersoner op i rækkefølge efter firmanavn. Hvis du klikker på overskriften en anden gang, vises dine kontakter i omvendt alfabetisk rækkefølge (alias faldende rækkefølge).
Sådan omarrangeres visninger i Outlook 2019
Du kan omarrangere udseendet af en visning ved blot at trække kolonnetitlen og slippe titlen, hvor du vil have den. Her er et eksempel, der flytter kolonnen LAND/REGION til venstre for kolonnen FIL SOM:
Hvis kontaktlisten ikke allerede er vist i telefonvisning, skal du klikke på knappen Telefon fra gruppen Aktuel visning på fanen Hjem. Den er muligvis allerede i telefonvisning fra det foregående sæt af trin.
Klik på overskriften LAND/REGION, og træk den oven på kolonnen FIL SOM til venstre. Du ser et par røde pile, der peger på grænsen mellem de to kolonner til venstre for den kolonne, du klikkede på. De røde pile fortæller dig, hvor Outlook vil slippe kolonnen, når du slipper museknappen.
Slip museknappen. Den kolonne, du trak, er nu til venstre for den anden kolonne. Du kan bruge den samme proces til at flytte enhver kolonne i enhver Outlook-visning.
Fordi skærmen ikke er så bred som listen, skal du muligvis rulle til højre for at se yderligere kolonner. Du kan omarrangere kolonnerne som ønsket, så dem du bruger oftest vises til venstre, så du ikke skal scrolle hver gang du vil se dem.
Sådan bruger du grupperede visninger i Outlook 2019
Nogle gange er sortering bare ikke nok. Kontaktlister kan blive ret lange efter et stykke tid; du kan nemt samle et par tusinde kontakter på et par år. At sortere en så lang liste betyder, at hvis du for eksempel leder efter noget, der starter med bogstavet M , vil det element, du vil finde, være omkring tre fod under bunden af din skærm - uanset hvad du gør.
Grupper er svaret - og jeg mener ikke Outlook Anonymous. Outlook tilbyder dig allerede flere foruddefinerede lister, der bruger gruppering.
Du kan se flere typer lister i Outlook: En sorteret liste er som et sæt spillekort lagt ud i numerisk rækkefølge, startende med toere, derefter treere, så firere og så videre - op gennem billedkortene. En grupperet visning er som at se kortene arrangeret med alle hjerterne på én række, så alle spar, så ruder og så kløverne.
At samle genstande af lignende type i grupper er praktisk til sådanne opgaver som at finde alle de personer på din liste, der arbejder for en bestemt virksomhed, når du vil sende tillykke med en ny virksomhed. Da det ofte er nyttigt at gruppere efter firma, sorterer listevisningen dine kontakter efter firma, og det er sat op som en foruddefineret visning i Outlook.
Følg disse trin for at bruge listevisning og se grupperingen efter virksomhed:
Klik på fanen Hjem i modulet Personer.
Vælg Liste fra gruppen Aktuel visning på fanen Hjem.
Hver overskrift har et Company:-præfiks og repræsenterer en anden virksomhed. Hver overskrift fortæller dig, hvor mange varer der er inkluderet under denne overskrift. I den følgende figur kan du for eksempel se, at to personer arbejder for Schmoe Unlimited.
Trekantsymbolet til venstre for overskriften udvider eller skjuler gruppen af kontakter under denne overskrift.
Listevisningen anvender som standard gruppering efter virksomhed.
Hvis de foruddefinerede gruppevisninger ikke opfylder dine behov, kan du gruppere elementer efter stort set alt, hvad du ønsker, forudsat at du har indtastet dataene. Følg disse trin for at gruppere efter et andet felt:
I modulet Personer skal du klikke på fanen Vis og vælge Visningsindstillinger. Dialogboksen Avancerede visningsindstillinger: Liste åbnes. Bemærk, at Grupper efter er indstillet til Firma.
Klik på Grupper efter. Dialogboksen Grupper efter åbnes. Bemærk, at Group Items By er sat til Company. Se følgende figur.
Åbn firmalisten, og vælg et andet felt.
Klik på Stigende eller Faldende for at angive sorteringsrækkefølgen. A til Z er stigende, og Z til A er faldende.
Klik på OK for at lukke dialogboksen Grupper efter.
Klik på OK for at lukke dialogboksen Avancerede visningsindstillinger: Liste.
Gruppér efter et andet felt, hvis det ønskes.