Når du bruger et databaseprogram som Access 2010, kan du ikke bare begynde at indtaste data. I stedet skal du oprette et relationelt databasedesign, der deler dine oplysninger op i en eller flere tabeller, der hver består af felter (der er ligesom kolonnerne i et regneark). Tabeller forbindes ved hjælp af relationelle joinforbindelser, hvor et felt i en tabel matcher (relaterer til) et felt i en anden. Her er den generelle idé.
Identificer dine data .
Lav en liste over mulige felter (oplysninger), herunder tekst, numerisk, dato, sand/falsk og andre typer data.
Fjern overflødige felter.
Gem ikke de samme oplysninger mere end ét sted. Hvis du kan beregne et felt ud fra et andet, skal du kun gemme et. (Gem f.eks. fødselsdato eller alder, men ikke begge dele.)
Organiser felterne i tabeller.
Gruppér dine felter efter det, de beskriver, så hver gruppe bliver en tabel. For eksempel kan en ordreindtastningsdatabase for en butik have én tabel for kunder, én for produkter og én for ordrer.
Tilføj tabeller for koder og forkortelser.
Planlæg at inkludere en tabel med statsnavne og tobogstavskoder og en tabel for hver anden kode eller forkortelse, du planlægger at bruge i databasen. Du skal bruge disse tabeller til at oprette dropdown-lister over værdier, du kan vælge imellem, når du indtaster poster.
Vælg en primær nøgle for hver tabel.
Den primære nøgle er det felt, der entydigt identificerer hver post i tabellen. Du kan bede Access om at tildele et unikt ID-nummer til hver post ved at bruge et AutoNumber-felt.
Forbind tabellerne.
Se hvilke tabeller der indeholder felter, der matcher felter i andre tabeller. I en ordreindtastningsdatabase skal ordretabellen indeholde et felt til at identificere den kunde, der har afgivet ordren - et felt, der matcher det primære nøglefelt i tabellen Kunder. De fleste relationer er én-til-mange, hvor én post i én tabel kan matche mere end én (eller ingen) poster i en anden tabel.