Sådan designes en Excel 2016-projektmappe

Ikke alle Excel 2016-regneark kommer fra skabeloner. Mange gange skal du oprette ret unikke regneark, der ikke er beregnet til at fungere som standardmodeller, hvorfra visse typer projektmapper genereres. Faktisk kan de fleste af de regneark, du opretter i Excel, være af denne art, især hvis din virksomhed ikke er afhængig af brugen af ​​højt standardiserede regnskaber og formularer.

Planlægning af din projektmappe

Når du opretter en ny projektmappe fra bunden, skal du starte med at overveje layoutet og designet af dataene. Når du laver denne mentale planlægning, vil du måske stille dig selv nogle af følgende spørgsmål:

• Kræver layoutet af regnearket brug af datatabeller (med både kolonne- og rækkeoverskrifter) eller lister (kun med kolonneoverskrifter)?

• Skal disse datatabeller og lister lægges ud på et enkelt regneark, eller kan de placeres i den samme relative position på flere regneark i projektmappen (som sider i en bog)?

• Bruger datatabellerne i regnearket den samme type formler?

• Får nogle af kolonnerne i datalisterne i regnearket deres input fra formelberegning, eller får de deres input fra andre lister (kaldet opslagstabeller ) i projektmappen?

• Vil nogen af ​​dataene i regnearket blive tegnet grafisk, og vil disse diagrammer blive vist i det samme regneark (kaldet indlejrede diagrammer ), eller vil de blive vist på separate regneark i projektmappen (kaldet diagramark )?

• Kommer nogen af ​​dataene i regnearket fra regneark i separate projektmappefiler?

• Hvor ofte vil dataene i regnearket blive opdateret eller tilføjet?

• Hvor mange data vil regnearket i sidste ende indeholde?

• Vil dataene i regnearket primært blive delt i trykt eller online form?

Alle disse spørgsmål er et forsøg på at få dig til at overveje det nye regnearks grundlæggende formål og funktion, inden du begynder at bygge det, så du kan komme med et design, der både er økonomisk og fuldt funktionelt.

Økonomi

Økonomi er en vigtig overvejelse, fordi når du åbner en projektmappe, indlæses alle dens data i din computers dynamiske hukommelse (kendt blot som hukommelse ). Dette giver muligvis ikke problemer, hvis den enhed, du kører Excel 2016 på, er en af ​​den seneste generation af pc'er med mere hukommelse, end du kan forestille dig at bruge på én gang, men det kan udgøre et stort problem, hvis du kører Excel på en lille Windows-tablet med et minimum af hukommelse eller smartphone med begrænset hukommelse eller del projektmappefilen med en, hvis computer ikke er så veludstyret. Afhængigt af hvor meget data du propper ind i projektmappen, kan du endda komme til at se Excel krybe og kravle, jo mere du arbejder med det.

For at hjælpe med at beskytte mod dette problem skal du sørge for, at du ikke fylder datatabellerne og -listerne i din projektmappe med ekstra tomme "spacer"-celler. Hold tabellerne så tæt sammen som muligt på det samme regneark (med ikke mere end en enkelt tom kolonne eller række som en separator, som du kan justere for at gøre så brede eller høje, som du vil) eller - hvis designet tillader det - behold dem i samme region af på hinanden følgende arbejdsark.

Funktionalitet

Sammen med økonomi skal du være opmærksom på regnearkets funktionalitet. Dette betyder, at du skal tage højde for fremtidig vækst, når du vælger placeringen af ​​dens datatabeller, lister og diagrammer. Dette er især vigtigt i tilfælde af datalister, fordi de har en tendens til at blive længere og længere, efterhånden som du fortsætter med at tilføje data, hvilket kræver flere og flere rækker af de samme få kolonner i regnearket. Dette betyder, at du normalt bør betragte alle rækkerne i kolonnerne, der bruges i en dataliste, som "off limits". Faktisk skal du altid placere diagrammer og andre understøttende tabeller til højre for listen i stedet for et sted under den sidst brugte række. På denne måde kan du fortsætte med at tilføje data til din liste uden nogensinde at skulle stoppe og først flytte et eller andet ikke-relateret element af vejen.

Denne rumlige bekymring er ikke den samme, når du placerer en datatabel, der summerer værdierne både nede i rækkerne og på tværs af kolonnetabellen - for eksempel en salgstabel, der summerer dit månedlige salg efter vare med formler, der beregner månedlige totaler i den sidste række af tabellen og formlerne, der beregner varetotaler i sidste kolonne. I denne tabel bekymrer du dig ikke om at skulle flytte andre elementer, såsom indlejrede diagrammer eller andre understøttende eller ikke-relaterede datatabeller, fordi du bruger Excels evne til at udvide rækkerne og kolonnerne i tabellen indefra.

Når bordet udvider sig eller trækker sig sammen, bevæger omgivende elementer sig i forhold til og med bordets udvidelse og sammentrækning. Du foretager denne form for redigering af tabellen, fordi indsættelse af nye tabelrækker og kolonner foran formlerne sikrer, at de kan indgå i de samlede beregninger. På denne måde fungerer rækken og kolonnen af ​​formler i datatabellen som en grænse, der flyder med udvidelsen eller sammentrækningen af ​​dens data, men som holder alle andre elementer på afstand.

Færdiggørelse af dit projektmappedesign

Når du mere eller mindre har planlagt, hvor alt skal hen i dit nye regneark, er du klar til at begynde at etablere de nye tabeller og lister. Her er et par generelle råd om, hvordan du opsætter en ny datatabel, der inkluderer simple sumberegninger:

• Indtast titlen på datatabellen i den første celle, som danner venstre og øverste kant af tabellen.

• Indtast rækken af ​​kolonneoverskrifter i rækken under denne celle, startende i samme kolonne som cellen med tabellens titel.

• Indtast rækkeoverskrifterne i den første kolonne i tabellen, startende i den første række, der vil indeholde data. (Hvis du gør dette, efterlades en tom celle, hvor kolonnen med rækkeoverskrifter skærer rækken af ​​kolonneoverskrifter.)

• Konstruer den første formel, der summerer kolonner af (stadig tomme) celleindgange i den sidste række af tabellen, og kopier derefter den formel henover alle resten af ​​tabelkolonnerne.

• Konstruer den første formel, der summerer rækkerne af (stadig tomme) celleindgange i den sidste kolonne i tabellen, og kopier derefter den formel ned i resten af ​​tabelrækkerne.

• Formater cellerne, så de indeholder tabelværdierne, og indtast dem derefter i deres celler, eller indtast de værdier, der skal beregnes, og formater derefter deres celler. (Dette er virkelig dit valg.)

Når du opsætter en ny dataliste i et nyt regneark, skal du indtaste listenavnet i den første celle i tabellen og derefter indtaste rækken af ​​kolonneoverskrifter i rækken nedenfor. Indtast derefter den første række af data under de relevante kolonneoverskrifter.

Åbning af nye tomme arbejdsbøger

Selvom du kan åbne en ny projektmappe fra Excel-skærmen i Backstage-visningen, når du første gang starter programmet, som du kan bruge til at bygge et nyt regneark fra bunden, vil du støde på lejligheder, hvor du har brug for at åbne din egen tomme projektmappe fra regnearket. selve området. Hvis du f.eks. starter Excel ved at åbne en eksisterende projektmappe, der skal redigeres og derefter går videre til at bygge et nyt regneark, skal du åbne en tom projektmappe (hvilket du kan gøre før eller efter lukning af den projektmappe, som du startede Excel med ).

Den nemmeste måde at åbne en tom projektmappe på er at trykke på Ctrl+N. Excel reagerer ved at åbne en ny projektmappe, som får et generisk bognavn med det næste ubrugte nummer (Bog2, hvis du åbnede Excel med en tom Bog1). Du kan også gøre det samme i Backstage-visningen ved at vælge Filer → Ny og derefter klikke på miniaturebilledet af den tomme arbejdsbog.

Så snart du åbner en tom projektmappe, aktiverer Excel dokumentvinduet. For derefter at vende tilbage til en anden projektmappe, du har åben (hvilket du ville gøre, hvis du ville kopiere og indsætte nogle af dens data i et af de tomme regneark), skal du klikke på dens knap på proceslinjen i Windows eller trykke på Alt+Tab, indtil dens filikon er valgt i dialogboksen, der vises midt på skærmen.

Hvis du nogensinde åbner en tom projektmappe ved en fejl, kan du bare lukke den med det samme ved at trykke på Ctrl+W, vælge Filer→Luk eller trykke på Alt+FC. Excel lukker derefter dokumentvinduet og returnerer dig automatisk til projektmappevinduet, der oprindeligt var åbent på det tidspunkt, hvor du ved en fejl åbnede den tomme projektmappe.