SharePoint-apps baseret på biblioteker lader dig gemme og dele filer sikkert, og de tilføjer også funktioner, der hjælper dig med at administrere ting såsom dokumentarbejdsgang (de processer, der lader folk redigere, kommentere og godkende dokumenter) og versionshistorik (hvad der skete med en fil, og hvem gjorde hvad).
Selvom fildelinger giver dig én vej gennem mapper til dit dokument, giver SharePoint-biblioteksapps dig andre stier til at eksponere indhold. Du kan få adgang til dokumenter direkte gennem browseren, du kan vise dem i webdele, og du kan sortere og filtrere dem med deres metadata og indholdstyper. Og med biblioteksapps kan du eksponere filer ved deres titel, ikke kun deres filnavn.
Biblioteksapps giver dig også flere valgmuligheder om, hvordan dokumenterne kommer ind i dem. Du kan gemme et dokument i en Bibliotek-app ved hjælp af en Microsoft Office-klient som Word eller Excel, eller du kan e-maile dokumenter til Bibliotek-apps eller trække og slippe fra Windows Stifinder. Og du kan oprette dokumenter direkte i appen.
Uanset hvordan du får dine dokumenter ind i SharePoints biblioteksapps, skal du bare få dem der – det er så meget nemmere at dele dokumenter med dine kolleger i en app, end det er at bruge fildelinger eller vedhæftede filer i e-mails.
SharePoint-apps kan være forvirrende. En app baseret på en liste er designet til at gemme data i kolonner. En app baseret på et bibliotek er designet til at gemme dokumenter og data om disse dokumenter i kolonner. SharePoint 2013 forsøger at forenkle hele diskussionen om liste og bibliotek og kalder bare alt for en app.
Når du opretter appen, giver du den et navn og vælger en app-skabelon. Fra det tidspunkt kalder du bare din app ved dens navn. For eksempel kan du oprette Sales Pitch-appen. Appen er designet til at opbevare salgstaledokumenter. Fordi appen indeholder dokumenter, bruger den appskabelonen Dokumentbibliotek.
Hvis du er en erfaren SharePoint-bruger, kan disse nye app-ting tage dig et stykke tid at få hovedet rundt. Men når du indser, at de fleste brugere ikke tænker i lister og biblioteker, og i stedet tænker over, hvad en liste eller et bibliotek gør, er det virkelig meget nemmere blot at kalde alting for en app.
En app kan også bygges fra bunden af en webudvikler som en selvstændig app, så en sådan app er ikke baseret på en liste eller et bibliotek.