Når du deler en elektronisk kopi af dit arbejde fra Office 2016, f.eks. via en vedhæftet fil i e-mail, er der et problem, hvis din modtager ikke har det samme program til at se det i. For eksempel, hvis du sender en PowerPoint-præsentation til en ven, der ikke har PowerPoint, kan han muligvis ikke åbne den.
Der er to grundlæggende måder at undgå problemer med inkompatibilitet: Enten anskaffer modtageren et program, der kan se filerne, eller også kan afsenderen (det er dig) gemme filen i et format, som modtageren allerede kan se.
Hvis du skal løse problemet fra modtagerens side, er den nemmeste måde at få modtageren til at bruge den gratis PowerPoint webbaserede applikation, som findes online . (En Microsoft-konto er påkrævet, hvilket er gratis.) Web-baserede versioner af Word, Excel, PowerPoint, Outlook og OneNote er alle tilgængelige. De har ikke så mange funktioner som originalerne, men de fungerer godt til at se og lave enkle redigeringer.
Hvis du går til løsningen fra afsendersiden, skal du først finde ud af, hvilke filformater eller applikationer din modtager bruger, og derefter bestemme et matchende filformat, som din applikation vil gemme i. Du finder de filformater, der er tilgængelige for din applikation via Gem Som dialogboks, hvorfra du kan vælge en anden filtype.
Til tekstfiler er Rich Text Format (.rtf) et godt valg. Det er et næsten universelt format, som næsten ethvert tekstbehandlingsprogram kan åbne, og Word-brugere gemmer normalt i det format, når de vil udveksle dokumenter med en person, der bruger et meget gammelt eller uklart tekstbehandlingsprogram, der ikke understøtter Word-filer. Figuren viser, at RTF er valgt som filformat i Microsoft Word.
Du kan vælge en Rich Text Format-fil fra feltet Gem som type: i Word 2016.
Skift til et andet filformat kan resultere i tab af noget formatering. Nogle funktioner i Office 2016-applikationer fungerer kun, når dokumenter er gemt i programmets oprindelige format, såsom udfyldningsfelter, makroer, visse typer redigerbare illustrationer og formateringstemaer. Det er derfor, de fleste mennesker ikke gemmer i andre formater, medmindre det er nødvendigt.
Hvis modtageren ikke har brug for at redigere dokumentet, kan dit bedste bud være at gemme det i et specielt format, der er designet til skrivebeskyttet deling af udlagte sider: et sidebeskrivelsessprog . På den måde ser modtageren siden præcis, som du havde tænkt dig den, uden at skulle finde og downloade en separat fremviser til den specifikke filtype.
Office 2016 understøtter to store sidebeskrivelsessprog:
-
PDF: Et format skabt af Adobe, der er meget brugt overalt på internettet til distribution af dokumenter. Den leveres ikke med Windows, men en læser til dette format — Adobe Reader — er gratis at downloade . Ja, modtageren skal stadig downloade Reader, men det er kun ét program, og det vil fungere for indholdet fra alle Office-apps plus mange andre dokumenter.
-
XPS: Et format oprettet af Microsoft, understøttet indbygget i Windows Vista og nyere. Alle, der har Windows Vista eller nyere, har allerede denne fremviser tilgængelig.
Du kan gemme i PDF- eller XPS-format direkte fra et program. Følg disse trin:
Vælg Filer → Gem som, og søg derefter til den ønskede gemmeplacering.
I dialogboksen Gem som, fra listen Gem som type, skal du vælge enten PDF- eller XPS-dokument. Dialogboksen ændres for at vise nogle yderligere kontroller.
I stedet for at følge trin 1–2, kan du vælge Fil→ Eksporter→ Opret PDF/XPS-dokument→ Opret PDF/XPS.
(Valgfrit) Skift filnavnet, hvis det ønskes. Som standard er det det samme navn som den datafil, du arbejder med.
Foretag et optimer til valg.
For dokumenter, der også kan udskrives på papir, skal du vælge Standard (standard).
For dokumenter, der kun vil blive delt online, skal du vælge Minimumsstørrelse.
Klik på Gem. Den gemte fil åbnes i dets oprindelige program, som enten er Adobe Reader (PDF-format) eller XPS Viewer eller Internet Explorer (XPS-format).
Du kan vælge at gemme dine dokumenter som PDF- eller XPS-filer.