I Office 365 kan du coauthor dokumenter i Word, PowerPoint og OneNote eller en samling af dokumenter med andre samtidigt. Hvis du bruger Excel Web App (ikke desktop-versionen), kan du også udføre coauthoring i realtid med andre. Denne funktion er muliggjort ved brug af SharePoint Online-teknologier.
Til Word og PowerPoint skal du aktivere sporing af både større og mindre versioner i dokumentbiblioteket, før du begynder at samforfatte. Hvis du gør dette, kan du holde en historik over dokumentet, mens det går gennem redigeringsfasen, rulle tilbage til en ældre version, hvis det er nødvendigt, og angive milepæle, der er nået i samarbejdsprocessen, ved at markere dokumentet som en større version.
Ideelt for OneNote-notebooks bør du kun aktivere større versioner, fordi for mange mindre versioner kan forårsage synkroniseringsfejl, der kan resultere i tabte data. Den eneste ulempe ved det er dog, at du skal oprette et separat dokumentbibliotek til dine OneNote-notesbøger.
Som et alternativ kan du begrænse antallet af gemte versioner for at forhindre fejl. Tag hensyn til din virksomheds behov for at afgøre, om både større og mindre versioner til OneNote-notebooks skal slås til.
Når du aktiverer versionsstyring for et dokumentbibliotek, har du mulighed for at aktivere funktionen Kræv udtjekning. Hvis du vælger Ja under Kræv, at dokumenter skal tjekkes ud, før de redigeres?, siger du dybest set, at ingen andre kan redigere dokumentet, mens du har det tjekket ud.
Andre brugere kan stadig se en skrivebeskyttet kopi af dokumentet, men de vil ikke være i stand til at redigere det og gemme det tilbage i dokumentbiblioteket. Fordi dette er i modstrid med, hvad du ønsker at opnå, når du er medforfatter dokumenter, skal du ikke aktivere denne funktion.
Som standard har SharePoint-biblioteker ikke dette slået til. Alligevel har du stadig mulighed for at tjekke et dokument ud fra biblioteket, og når du gør det, vil ingen andre være i stand til at arbejde på dokumentet, mens du har det tjekket ud.
Excel Web App 2010 er en cloud-version af desktop-applikationen, som kan ses fra en webbrowser i høj kvalitet, hvilket resulterer i et visuelt velkendt udseende som sin desktop-modstykke. Teknologien til matematiske beregninger er den samme i web-app, som den er til desktop-app.
Derfor kan du, uanset om du har indtastet formlen i dit regneark fra web-appen eller desktop-klienten, få de samme resultater.
Coauthoring i Excel Web App er som magi. Du ser redigeringer foretaget af din medforfatter automatisk på magisk vis dukke op på din skærm, så snart din medforfatter flytter til en anden celle. Du kan se, hvem der redigerer regnearket ved at klikke på coauthoring-statuslinjen i nederste højre hjørne af skærmen.