Når du har valgt hoveddokumenttypen i Microsoft Office, vælger du derefter datalisten. En dataliste skal være i et struktureret format, såsom et Word-dokument, der indeholder en tabel, en Excel-projektmappe eller en database, såsom kontaktlisten i Outlook.
Hvis du planlægger at bruge en eksisterende Word- eller Excel-fil, er det vigtigt at konfigurere den på forhånd. Du skal muligvis åbne den fil separat for at forberede den.
Hvis det er en Word-tabel, skal du huske på disse punkter:
-
Sørg for, at der ikke er noget over tabellen i dokumentfilen.
-
Den første række i tabellen skal indeholde feltnavnene (kolonneetiketter).
-
Alle de øvrige rækker skal indeholde dataposterne.
En Word-tabel, der er egnet til brug som en brevfletningsdataliste.
Hvis det er et Excel-regneark, skal du huske på disse punkter:
-
Række 1 skal indeholde feltnavnene (kolonneetiketter).
-
Alle sammenhængende rækker under række 1 indeholder dataposterne.
Et Excel-regneark velegnet til brug som en brevfletningsdataliste.
Når din datakildefil er klar, skal du følge disse trin for at forbinde den til dit hoveddokument i Word:
Med hoveddokumentet åbent skal du på fanen Forsendelser klikke på Vælg modtagere.
Klik på Brug en eksisterende liste.
Vælg at bruge en eksisterende liste.
Naviger til den placering, der indeholder din datafil, og vælg den.
Klik på Åbn.
Vælg datafilen, og klik på Åbn.
Tillykke, din datafil er nu vedhæftet. Du vil dog ikke bemærke noget anderledes endnu, fordi du skal indsætte flettefelter.