Det tager ikke lang tid at akkumulere flere e-mails, end du kan håndtere. Nogle mennesker sletter bare beskeder, mens de læser dem. Andre holder fast i gamle beskeder til referenceformål.
Problemet er, at Outlook bliver langsommere, når du gemmer mange e-mails. Desuden er en enorm samling af beskeder besværlig at administrere. Desuden, hvis du er på et firmas e-mail-system, vil dine systemadministratorer muligvis ikke lade dig gemme mere end en vis mængde e-mail, fordi det tilstopper systemet.
Arkivering er en funktion, der er indbygget direkte i Outlook for at hjælpe dig med at gemme meddelelser og andre Outlook-elementer, som du ikke behøver at se på lige nu, men du stadig måske vil henvise til i fremtiden. Hvis du bruger Outlook på et Exchange-netværk på arbejdet, gør Arkivering det nemt for dig at komme overens med dine systemadministratorer ved at slanke antallet af beskeder, du gemmer i e-mail-systemet.
Selvom du ikke ønsker at bruge arkiveringsfunktionen lige nu, vil du måske gerne forstå, hvordan den fungerer. Nogle gange arkiverer Outlook elementer automatisk - hvilket for dig kan se ud, som om dine Outlook-elementer forsvinder.
Hvis AutoArchive-funktionen virker skræmmende og kompliceret for dig, så prøv ikke at bekymre dig. Microsoft har muligvis ikke gjort arkivfunktionen let at tyde. Når du får styr på det, kan autoarkivering dog blive værdifuldt for dig.
Selvom e-mail-beskeder er det, folk oftest arkiverer, kan alle Outlook-elementer sendes til arkivet - aftaler, opgaver, alt. Folk arkiverer normalt ikke kontakter og noter, men du kan endda arkivere dem, hvis du vil.
Du behøver ikke at gøre noget for at få Outlook til at arkivere dine elementer; programmet er sat op til at arkivere emner automatisk. Hvis du vil se, hvordan Outlook er sat op til at arkivere dine gamle elementer, eller ændre måden, Outlook udfører jobbet på, skal du følge disse trin:
1. Vælg Værktøjer –> Indstillinger.
Dialogboksen Indstillinger vises.
2. Klik på fanen Andet.
Siden Andre muligheder vises.
3. Klik på knappen Autoarkiv.
Dialogboksen Autoarkiv vises.
Gå ikke ind i AutoArchive-dialogboksen for at ændre tingene med vilje - i det mindste ikke før du ser efter, hvad der allerede er sat op. Fire vigtige ting, som dialogboksen AutoArchive normalt fortæller dig, er som følger:
Når du først installerer Outlook, arkiverer programmet automatisk elementer hver 14. dag, og sender elementer over 6 måneder gamle til arkivfilen, der er angivet i AutoArchive-dialogboksen. For de fleste mennesker er disse indstillinger helt fine. Nogle mennesker foretrækker at deaktivere AutoArchive-funktionen og køre arkiveringsprocessen manuelt. Du kan deaktivere AutoArchive-processen ved at klikke på afkrydsningsfeltet "Kør AutoArchive Every 14 Days" øverst i AutoArchive-dialogboksen.
Du kan arkivere beskeder når som helst ved at vælge Filer –> Arkiver i Outlook-menuen og følge anvisningerne. Fordelen ved at køre Arkiv-processen manuelt er, at du får lidt bedre styr på processen; du kan give Outlook en skæringsdato for arkivering af emner, f.eks. den første på året. Du kan også fortælle Outlook, hvilke mapper der skal arkiveres, og hvor de arkiverede elementer skal sendes. Du kan endda arkivere forskellige Outlook-mapper til forskellige arkivfiler. Ulempen ved al denne kontrol er, at det er muligt at lave en uskyldig fejl og sende arkiverede genstande til et sted, du ikke nemt kan finde igen. Prøv ikke at ændre navnet eller placeringen af de filer, som dine arkiverede elementer sendes til, fordi det er overraskende nemt at miste overblikket over, hvad der gik hvorhen,
Nogle gange virker AutoArchive som magi. Ældre genstande bliver på mystisk vis gemt væk uden nogen handling fra din side. Er det ikke nemt? Sikkert - indtil du pludselig skal finde en af de ting, der på magisk vis flyttede til dit arkiv. Så skal du finde ud af, hvor det gik hen, og hvordan du kommer til det igen.
Når du vil tage endnu et kig på de elementer, du har arkiveret, skal du åbne arkivmappen, som Outlook også refererer til som en datafil.
Følg disse trin for at åbne en datafil, der indeholder dine arkivelementer:
1. Vælg Filer –> Åbn –> Outlook-datafil.
Dialogboksen Åbn Outlook-datafil vises.
2. Indtast navnet på den fil, du vil åbne, i feltet Filnavn.
Det navn, du indtaster, vises i feltet Filnavn.
3. Klik på OK.
Navnet på den datafil, du åbnede, vises i mappebanneret med store bogstaver. Din mappeliste vises også og viser to sæt mapper: Normal og Arkiv.
Simpelt nok, ikke? Ja, men der er en virtuel flue i den virtuelle salve. Du kender sandsynligvis ikke navnet på den arkivfil, du vil åbne, og den vises normalt ikke på listen i dialogboksen Opret eller Åbn Outlook-datafil.
For at finde ud af navnet på den åbne arkivfil, vælg Filer -> Arkiv og se i boksen mærket "Arkivfil". Pas på ikke at ændre noget ved oplysningerne i boksen Arkivfil. Ellers kan Outlook begynde at sende dine arkiverede elementer et andet sted. Oplysningerne i Arkivfil-boksen er normalt kompleks gobbledygook med koloner og skråstreger og alle mulige ting, som normale mennesker ikke kan huske.
En måde at indfange et langt navn i en dialogboks er at kopiere oplysningerne. Sådan ser det ud i hurtig fremspoling: Klik på navnet én gang, tryk på Tab, tryk på Shift+Tab, tryk på Ctrl+C, og klik derefter på Annuller. Når du har kopieret filnavnet, kan du følge trinene givet tidligere i denne artikel — indsætte det navn, du ønsker, i feltet Filnavn ved at trykke på Ctrl+V, og glæde dig over, at du ikke behøver at huske det lange, skøre filnavn .
Du kan beholde din arkivfil åben i Outlook-mappelisten, så længe du vil, men de fleste foretrækker at lukke den, når de har fundet det, de har brug for. Outlook kører lidt hurtigere, når du lukker unødvendige datafiler.
Følg disse trin for at lukke en datafil:
1. Mens mappelisten er åben, skal du højreklikke på navnet på din arkivmappe.
En genvejsmenu vises.
2. Vælg Luk mappe fra genvejsmenuen.
Din arkivmappe forsvinder fra mappelisten.
Den måde, mapper navngives på i Outlook, er mærkelig. Du kan finde "Personlige mapper" optræde flere gange i din mappeliste. For at få Outlook til at køre så hurtigt som muligt, skal du lukke så mange af dem, som du kan. Dit primære sæt af mapper - det sæt du bruger hver dag - vil ikke lukke, så du behøver ikke bekymre dig om at lukke de mapper, du bruger hver dag.
Sådan blokerer du Microsoft Word fra at åbne filer i skrivebeskyttet tilstand på Windows Microsoft Word åbner filer i skrivebeskyttet tilstand, hvilket gør det umuligt at redigere det? Bare rolig, metoderne er nedenfor
Sådan rettes fejl ved udskrivning af forkerte Microsoft Word-dokumenter Fejl ved udskrivning af Word-dokumenter med ændrede skrifttyper, rodede afsnit, manglende tekst eller tabt indhold er ret almindelige. Men lad være
Hvis du har brugt pennen eller highlighteren til at tegne på dine PowerPoint-dias under en præsentation, kan du gemme tegningerne til næste præsentation eller slette dem, så næste gang du viser den, starter du med rene PowerPoint-dias. Følg disse instruktioner for at slette pen- og highlighter-tegninger: Sletning af linjer en ved […]
Style-biblioteket indeholder CSS-filer, Extensible Stylesheet Language-filer (XSL) og billeder, der bruges af foruddefinerede mastersider, sidelayouts og kontrolelementer i SharePoint 2010. For at finde CSS-filer i Style-biblioteket på et udgivelsessted: Vælg Site Actions→ View Alt webstedsindhold. Indholdet af webstedet vises. Style-biblioteket ligger i […]
Overvæld ikke dit publikum med gigantiske tal. I Microsoft Excel kan du forbedre læsbarheden af dine dashboards og rapporter ved at formatere dine tal, så de vises i tusinder eller millioner.
Lær, hvordan du bruger SharePoints sociale netværksværktøjer, der lader enkeltpersoner og grupper kommunikere, samarbejde, dele og forbinde.
Julianske datoer bruges ofte i produktionsmiljøer som et tidsstempel og hurtig reference for et batchnummer. Denne type datokodning giver detailhandlere, forbrugere og serviceagenter mulighed for at identificere, hvornår et produkt blev fremstillet, og dermed produktets alder. Julianske datoer bruges også i programmering, militæret og astronomi. Forskellige […]
Du kan oprette en webapp i Access 2016. Så hvad er en webapp overhovedet? Nå, web betyder, at det er online, og app er kun en forkortelse for "applikation". En Custom Web App er en online databaseapplikation, der tilgås fra skyen ved hjælp af en browser. Du bygger og vedligeholder webappen i desktopversionen […]
De fleste sider i SharePoint 2010 viser en liste over navigationslinks på linjen Hurtig start langs venstre side af siden. Hurtig startlinjen viser links til fremhævet webstedsindhold såsom lister, biblioteker, websteder og udgivelsessider. Hurtigstartlinjen indeholder to meget vigtige links: Linket Alt webstedsindhold: […]
Ved simple problemer finder Solver i Excel som regel hurtigt de optimale Solver-variableværdier for objektivfunktionen. Men i nogle tilfælde har Solver problemer med at finde de Solver-variableværdier, der optimerer objektivfunktionen. I disse tilfælde viser Solver typisk en meddelelse eller en fejlmeddelelse, der beskriver eller diskuterer det problem, der […]
