At skrive er en ensom kunst. . . altså indtil redaktører dukker op. De vil foretage revisioner ved at føje til dit omhyggeligt skrevne arbejde, flytte rundt på ting og slette tekst (uh!). Der er ingen måde at identificere din originale tekst fra den ændrede tekst - medmindre du bruger Word 2007's Track Changes-værktøj.
Spor ændringer, efterhånden som du foretager dem
For at notere ændringer på skærmen, efterhånden som de laves, skal du blot aktivere Words revisionssporingsfunktion: Klik på fanen Gennemse og klik derefter på knappen Spor ændringer. Tastaturgenvejen er Ctrl+Shift+E.
Med revisionssporing slået til, skal du blot begynde at redigere dokumentet. Enhver ny tekst, du tilføjer, vises med rød understregning. Tekst, du sletter, er farvet rød med gennemstregning. (Det er egentlig ikke tekstattributter, men snarere er Word, der viser dig, hvilken tekst der er blevet rodet med.
For at deaktivere revisionssporing skal du klikke på knappen Spor ændringer igen.
- Det eneste fingerpeg om, at du har aktiveret revisionssporing korrekt, er, at knappen Spor ændringer vises fremhævet.
- Det er almindeligt, at Word-brugere, der ikke er bekendt med revisionssporing, er frustrerede over uventet rød-understreget tekst. Dette er simpelthen revisionssporing, som nogen har aktiveret. For at deaktivere den skal du klikke på knappen Spor ændringer i sporingsgruppen på fanen Gennemse.
Gennemgang af ændringerne
Det er underforstået, at du ønsker at granske hver ændring, der er foretaget i dit dokument. Word gør opgaven nem takket være kommandoer i gruppen Ændringer, der findes på fanen Gennemse. Sådan går det:
1. Tryk på Ctrl+Hjem for at starte øverst i dokumentet.
Sørg for, at du ser på det sammenlignede dokument, ikke den originale eller redigerede version (se det foregående afsnit).
2. Klik på knappen Næste for at finde den næste ændring i dit dokument.
• Klik på knappen Accepter for at acceptere ændringen . Ændringen er godkendt, og du bliver ført til næste stykke ændret tekst. Eller:
• Klik på knappen Afvis for at afvise ændringen. Ændringen fjernes fra dit dokument, og du bliver ført til det næste sted, hvor teksten er blevet ændret.
3. Gem det endelige dokument.
Når du har fundet den sidste ændring og rettet den (eller ej), forklarer en dialogboks, at din opgave er slut. Dokumentet er blevet gennemgået. Du bør nu gemme det på disken ved at give det et nyt navn, så du ved, at det er resultatet af en kombineret indsats.
Gennemgang af denne proces fjerner alle revisionsmærker fra dit dokument. Her er et par flere tips at huske på:
- Brug X-knapperne til at lukke forskellige opgaveruder, der er åbne for gennemgangsprocessen.
- Når du virkelig har travlt, kan du bruge rullemenuerne under enten Accepter eller Afvis kommandoknappen til at vælge henholdsvis Accepter alle ændringer i dokument eller Afvis alle ændringer i dokument.
- Når du fjoller, kan du vælge Rediger -> Fortryd, ligesom du kan fortryde ethvert andet boo-boo.
- Du kan højreklikke på et revisionsmærke for at acceptere eller afvise det.