Pushing Your Access 2003-data til internettet

Nu hvor Access 2003 indeholder alle dine fedeste oplysninger, hvorfor så ikke dele dine ting med andre i din virksomhed – eller endda udgive dem for hele verden? Uanset om du bygger et kommercielt websted, der er rettet mod berømmelse og online formue, eller et intranet på tværs af afdelinger for at overlade din virksomhed, indeholder Access 2003 alle de værktøjer, du har brug for til at piske dine data til webklar form på ingen tid overhovedet.

Access 2003 hjælper dig med at publicere data på to måder: statisk og dynamisk. Metoden for dit projekt afhænger af udstyr, mål og ekspertise, der er til rådighed i dine umiddelbare omgivelser. Her er en hurtig sammenligning af mulighederne:

• Statisk: Denne mulighed er en direkte konvertering fra Access 2003 til HTML. Dens navn afspejler det faktum, at de ting, du konverterer, ikke ændrer sig over tid - det er meget som at tage et billede af dine data. Hvis du tilføjer flere poster til din tabel og vil inkludere dem i dine webbaserede ting, skal du genskabe websiderne.

• Statisk konvertering er en fantastisk mulighed for adresselister og kataloger, der ikke ændres særlig ofte. Det er også et godt sted at starte, når du udforsker internettets muligheder. Du kan konvertere næsten ethvert Access 2003-objekt – inklusive tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter – til en statisk webside med indstillingen Fil–>Eksporter.

• Dynamisk: I stedet for at oprette en simpel HTML-side, der indeholder alle dine data, bygger indstillingen Dynamisk en særlig godbit, som Access 2003 kalder en dataadgangsside. Dette er en HTML-side, der giver folk adgang til dine data, så de kan se (og endda ændre) dine oplysninger via virksomhedens netværk eller internettet. Dataadgangssider fungerer kun med Access-tabeller og -forespørgsler.

Takket være guiden til dataadgangsside er det ikke svært at bygge en dataadgangsside. Men fordi al denne tekniske magi kræver noget seriøst samarbejde mellem webserveren Access 2003 og din database, er implementering af den færdige dataadgangsside ikke nødvendigvis en opgave for begyndere. Hvis din side skal ses af mere end et par personer uden for din virksomhed, er du sandsynligvis nødt til at få hjælp fra en webproff.

Selvom detaljerne om at få en dataadgangsside til at fungere kan kræve noget hjælp fra en uddannet computerprofessionel, kan enhver bogstaveligt talt oprette en dataadgangsside ved at bruge guiden. Her er detaljerne trin for trin:

1. Åbn databasen, der indeholder data, der er bestemt til dit intranet eller internettet.

Databasevinduet hopper til skærmen.

2. Klik på knappen Sider i venstre side af vinduet.

Databasevinduet ændres og viser tre muligheder, der omhandler dataadgangssider.

3. Dobbeltklik på siden Opret dataadgang ved at bruge indstillingen Wizard.

Efter en vederlagsfri mængde harddiskaktivitet går guiden Dataadgangsside frem (som vist i figur 1).

Figur 1: Guiden Dataadgangsside ligner meget rapportguiden.

4. Klik på pil ned i boksen Tabeller/forespørgsler, og klik derefter på den ønskede tabel eller forespørgsel på siden med dataadgang.

Vinduet Tilgængelige felter viser alle felterne i den valgte tabel eller forespørgsel.

5. For hvert felt, du ønsker på dataadgangssiden, skal du klikke på feltnavnet og derefter klikke på knappen > (større end symbol).

Det fremhævede felt hopper ind i listen Valgte felter.

For at kopiere alle mulige felter til listen Valgte felter skal du klikke på knappen >> (dobbelt større end symbolet). For at fjerne et felt skal du klikke på dets indtastning på listen Valgte felter og derefter klikke på < (less="" than="" symbol)="" knappen.="" to="" clear="" out="" ="" whole="" list="" and="" start="" over,="" click="" the="">< (double="" less="" than="" symbol)= "">

6. Gentag trin 4 og 5 for hver tabel eller forespørgsel, du vil inkludere. Når alle felterne er klar, skal du klikke på Næste.

Dataadgangssider forstår, hvordan relaterede tabeller fungerer sammen, så du kan inkludere felter fra flere tabeller på én dataadgangsside.

7. For at vise dine data i grupper på din nye dataadgangsside skal du klikke på de felter, du vil bruge til at subtotale dine poster, og klikke på knappen > (større end symbol) for at tilføje de nye grupper. Når du er færdig, skal du klikke på Næste.

Når grupperingen er fuldført, går Access videre til sortering og oversigtsoplysninger.

Grupper på en dataadgangsside fungerer ligesom grupper i en rapport.

8. For at sortere detaljeposterne yderligere skal du vælge et felt på siden Sorteringsrækkefølge og oversigtsoplysninger. Klik på Næste, når du er færdig.

Det meste af tiden har du ikke brug for endnu et lag af organisation til dine data. På dette tidspunkt er dataene skåret i skiver og terninger et par gange, takket være grupperingsmulighederne. Men hvis du har brug for flere lag, er du velkommen til at tilføje op til fire flere niveauer af sortering og opsummering.

9. Indtast den sidetitel, du ønsker, og klik derefter på Udfør.

The Wizard klunker, svindler og går generelt lidt rundt. Efter at have fået dig til at vente lige længe nok til at bevise, at hele processen er sørgeligt kompleks, leverer guiden din færdige dataadgangsside, som vist i figur 2.

Figur 2: Den færdige dataadgangsside - ser godt ud!

10. Test din nye side ved at køre din webbrowser og indlæse siden for et hurtigt kig (som vist i figur 3).

Figur 3: Dataadgangssiden, der vises i Internet Explorer.

Du er muligvis ikke i stand til at implementere din dataadgangsside på et stort kommercielt websted. Ligesom ActiveX-teknologi gør det nemt at oprette siden, begrænser den også, hvor den kan vises. Når dette skrives, er det kun Internet Explorer (version 5.0 og nyere), der kan vise dataadgangssider.