Før du dykker ned i at oprette din brugerdefinerede SharePoint-app, bør du planlægge noget. At fange information er ikke noget nyt. Gamle civilisationer (årtusinder siden) brugte sten- eller lertavler, før-computerorganisationer (årtier siden) brugte skrivemaskiner, og mange organisationer bruger stadig Excel. Ofte ligger problemet med data ikke i at indsamle dem, men i at dele og aggregere dem.
Excel gør et godt stykke arbejde med dataaggregering, men ikke så godt med deling. SharePoint handler om deling (deraf navnet). En SharePoint-app er en centraliseret beholder af data, der er nem at administrere og vedligeholde. Derudover er dataene i kraft af selve en centraliseret webportal let at dele og se af alle i organisationen med adgang.
Det er vigtigt at oprette en app specifikt til dine databehov. Du skal bestemme de kolonner af data, du vil fange, og hvordan dataene vil relatere til hinanden. Derudover skal du afgøre, hvilke data der vil være gyldige, og hvilke der skal afvises.
At planlægge en tilpasset liste svarer til at starte et nyt regneark i Excel eller en tabel i Access. I alle tilfælde sparer lidt forhåndsplanlægning tid i det lange løb. Planlæg i forvejen, så du ved, hvilken rækkefølge du vil have kolonnerne i, og hvilke muligheder du ønsker i rullelisten.
Kolonner kan også kaldes felter (for dem, der bruges til databaseterminologi). Når disse kolonner bruges til at beskrive filer (normalt dokumenter i en Document Library-app), omtales de også som metadata eller egenskaber (af filen).
En af de smarte funktioner ved SharePoint er muligheden for at tilføje kolonner til de foruddefinerede apps. Processen for tilføjelse af kolonner er den samme i biblioteks- og listeapps. Men i en biblioteksapp fanger dine kolonner oplysninger om en fil, såsom dens kategori eller forfatter. Liste-apps er generelt alle datakolonner og bruges til sporing og kommunikation.