Overvejer layoutet og designet af din Excel-økonomiske model

Det problem, der skal løses, og det output, der kræves, har ofte indflydelse på layout og design af den økonomiske model. Så det er ikke en dårlig idé at bruge lidt tid på at tænke over layoutet, før du går i gang. Ikke kun modellens layout og struktur relaterer sig til logikken og funktionaliteten, men de kan også påvirke udseendet og fornemmelsen af ​​modellens interface, og hvordan brugerne navigerer gennem modellen.

Når du bygger en model for første gang, kan du have problemer med at vide, hvor du skal begynde. Nøgleelementerne i en finansiel model er

• Input eller kildedata
• Antagelser dokumentation
• Beregninger
• Udgange

Når du begynder at bygge din model, så start med at lægge hvert af disse elementer ud i fire separate faner og tænk på, hvad der skal være i hvert afsnit. Adskil hvert af disse elementer tydeligt. Selvom hver model bør indeholde disse elementer, er ikke enhver finansiel model struktureret på samme måde. Medmindre en model er meget lille, bør der være en dedikeret fane for hver hovedkomponent i modellen.

Strukturering af din økonomiske model: Hvad går hvor

Når de designer layoutet af en model, følger de fleste erfarne modelbyggere disse regler:

• Adskil input, beregninger og resultater, hvor det er muligt. Mærk tydeligt, hvilke dele af modellen der indeholder input, beregninger og resultater. Du kan lægge dem på separate arbejdsark eller separate steder på ét arbejdsark, men sørg for, at brugeren ved præcis, hvad hver sektion er til. Farvekodning kan hjælpe med at sikre, at hvert afsnit er klart defineret.
• Brug hver kolonne til det samme formål. Dette er især vigtigt, når du laver modeller, der involverer tidsserier. For eksempel, i en tidsseriemodel, at vide, at etiketter er i kolonne B, enhedsdata i kolonne C, konstante værdier i kolonne D og beregninger i kolonne E, gør det meget lettere, når man redigerer en formel manuelt.
• Brug én formel pr. række eller kolonne. Dette danner grundlaget for best-practice-princippet, hvor formler holdes konsistente ved hjælp af absolutte, relative og blandede referencer. Hold formlerne konsekvente, når du er i en datablok, og skift aldrig en formel halvvejs igennem.
• Se til venstre og ovenfor. Modellen skal læses logisk, som en bog, hvilket betyder, at den skal læses fra venstre mod højre og top til bund. Beregninger, input og output bør flyde logisk for at undgå cirkulær reference. Vær opmærksom på, at der er tidspunkter, hvor dataflow fra venstre mod højre eller top-til-bund kan komme i konflikt med brugervenlighed og præsentation, så brug din sunde fornuft, når du designer layoutet. Ved at følge denne praksis kan du undgå, at beregninger linkes over hele arket, hvilket gør det sværere at kontrollere og opdatere. Excel vil også beregne hurtigere, hvis du bygger formler på denne måde, fordi den beregner fra venstre mod højre og top til bund, så det gør ikke kun din model nemmere at følge, den vil beregne mere effektivt.
• Brug flere regneark. Undgå fristelsen til at lægge alt på ét ark. Især når blokke af beregninger er de samme, skal du bruge separate ark til dem, der skal gentages for at undgå behovet for at rulle hen over skærmen.
• Vedlæg dokumentationsark. Et dokumentationsark, hvor antagelser og kildedata er klart opstillet, er en kritisk del af enhver finansiel model. Et forsideark må ikke forveksles med et antagelsesark. En model kan aldrig have for meget dokumentation!

Definition af input, beregninger og outputblokke til din økonomiske model

Typisk arbejder modelbyggere bagfra og frem, når de bygger deres modeller. Den udgang, eller den del, de ønsker seeren eller brugeren at se, er på forsiden, beregningerne er i midten, og kildedata og forudsætninger er på bagsiden. Ligesom resuméet, et bestyrelsespapir eller en anden rapport, bør de første par sider indeholde, hvad tilfældige seere har brug for at se med et blik. Hvis de har brug for yderligere information, kan de grave dybere ned i modellen.

Her er nogle retningslinjer for, hvad der kan inkluderes på hver fane i din model:

• Forside: Selvom det ikke altid er inkluderet, indeholder forsiden mange detaljer om modellen. Forsiden er selvfølgelig ikke meget anvendelig, medmindre du holder den opdateret. Hvis du beslutter dig for at inkludere et forsideark, kan du tilføje detaljer såsom følgende:
  • En log over ændringer og opdateringer af modellen med dato, forfatter, ændringsdetaljer og deres indvirkning på modellens output, hvilket kan hjælpe med versionskontrol
  • Formålet med modellen og hvordan den skal bruges fremadrettet
  • Hvem der oprindeligt har skrevet modellen og hvem man skal kontakte med spørgsmål
  • Indholdsfortegnelse
  • Instruktioner til, hvordan du bruger modellen
  • Ansvarsfraskrivelser med hensyn til modellens begrænsninger, juridisk ansvar og forbehold
  • Globale eller centrale antagelser er integreret i brugen af ​​modellen

    Forsideark og instruktionssider bruges sjældent. Hvis du beslutter dig for ikke at inkludere et forsideark, skal du sørge for, at modellen indeholder eksplicitte instruktioner vedrørende drift, formål, antagelser, kildedata og ansvarsfraskrivelser.

• Indtastningsark: Dette er det eneste sted, hvor hårdkodede data skal indtastes. Der kan være et eller flere inputark, hvis der er store datamængder, men inputdataene skal udlægges i logiske blokke.
• Output-, resumé- og scenarieark: Disse præsenterer de endelige resultater. De kan også indeholde scenarie-rullebokse eller brugerindtastningsfelter, der giver brugerne af modellen mulighed for at generere deres egne output. Denne sektion kan også indeholde et dashboard.
• Beregnings- eller arbejdsark: Opdel beregningsarkene logisk, og opsæt dem derefter ensartet inden for hvert ark. Hvis beregningerne bliver lange og forvirrende, giver det mening at dele dem op i logiske sektioner. For eksempel kan de opdeles efter servicetype, kunder, økonomiske tabeller, geografisk placering eller forretningssegmenter. Hvis beregningsark er opdelt, skal du sikre dig, at layout og formatering er så konsistente som muligt på tværs af alle ark.
• Fejltjekark: Dette ark indeholder links til alle fejltjek i modellen. Fejltjek bør udføres i beregningsafsnittet, men en opsummering af alle fejltjek på ét sted betyder, at når modellen er i brug, kan modelbyggere hurtigt tjekke, om nogen af ​​fejltjekkene er blevet udløst.