Med Outlook 2010 og SharePoint Online-integration kan du synkronisere dokumentbiblioteker med Outlook og se dokumenterne i den indbyggede Outlook-fremviser. Du kan også trække lister, såsom kalendere, opgaver og kontakter ind i Outlook og endda arbejde på dem offline, velvidende at når du genopretter forbindelse til internettet, vil dine opdateringer blive synkroniseret tilbage til SharePoint.
For både biblioteker og lister skal du klikke på indstillingen Opret forbindelse til Outlook på båndet og følge vejledningen for at synkronisere dem til Outlook. Du skal gøre dette for hvert af de biblioteker og lister, du vil trække ind i Outlook.
Hvis du bruger Outlook til at styre dine egne opgaver adskilt fra dine teamopgaver i SharePoint, kan du nu samle både dine Outlook-opgaver og SharePoint-opgaver for at sikre, at du ikke glemmer at hente mælk fra købmanden på vej hjem, mens du 'er travlt med at levere fantastisk arbejde til dit team.
Du skal bare trække din SharePoint-opgaveliste ind i Outlook, og du vil se, at alle opgaver, der er tildelt dig fra SharePoint-listen, nu vises på din To-Do-liste sammen med de opgaver, du har oprettet til dig selv i Outlook. Du kan se opgavelisten på to måder:
-
Fra Outlook-navigationsruden til venstre skal du klikke på Opgaver og derefter vælge To-Do List under Mine opgaver.
-
Fra opgavelinjen i Outlook til højre, se efter din opgaveliste under kalenderen. Hvis du ikke kan se opgavelinjen, er den sandsynligvis skjult. Vis det ved at klikke på Vis i menuen, klik på ikonet for opgavelinjen på båndet, og vælg derefter Normal.
Hvis du hellere modtager e-mail-advarsler for at være på toppen af SharePoint-dokumentbiblioteker og -lister, skal du konfigurere Outlook-advarsler i stedet. Følg disse trin:
Klik på menuen Brugerindstillinger i øverste højre hjørne af din skærm fra dit teamwebsted på et professionelt og lille virksomhedsabonnement (P-plan). Hvis du har et virksomhedsabonnement (E-plan), skal du klikke på dit navn i øverste højre hjørne af skærmen.
Fra rullemenuen skal du vælge Mine indstillinger.
Klik på Mine advarsler.
Klik på Tilføj alarm.
Vælg den liste eller det bibliotek, du ønsker at blive advaret om.
Du kan kun vælge én ad gangen.
Indtast dine muligheder for advarslen.
Indstillingerne omfatter hyppighed, hvem den skal sendes til, leveringsmetode, hvornår advarslen skal sendes og så videre.
Klik på OK.
Endnu en måde at konfigurere advarsler på er at gå til dit dokumentbibliotek eller -liste, gå til biblioteksværktøjer på båndet og klikke på Advar mig. Følg anvisningerne.
Du vil blive informeret via e-mail om, at du har opsat din alarm.