Outlook 2019 For Lucky Templates Cheat Sheet

Det har aldrig været nemmere at sende e-mail, end det er i Outlook 2019. Du vil bemærke den velkendte Ribbon-grænseflade, og du vil stadig finde alle de Outlook-funktioner, du er begyndt at elske – plus nogle nye. Brug dette praktiske snydeark til at finde gode tips og tastaturgenveje, der hjælper dig med at få mest muligt ud af Outlook.

10 tips til brug af Outlook 2019's mailmodul

Juster kolonner og ruder. Kolonnerne i indbakken og andre poststeder er justerbare. For at udvide en kolonne skal du placere musemarkøren mellem to kolonneoverskrifter og trække for at ændre bredden på den til venstre. Du kan også justere de relative størrelser af navigationsruden, postlisten og læseruden; placer blot musemarkøren over en skillelinje mellem ruderne og træk.

Vælg hvilke kolonner der skal vises. Du kan tilpasse de kolonner, der vises i dine postmapper. På fanen Vis skal du klikke på Tilføj kolonner for at få adgang til dialogboksen Vis kolonner og tilføje eller fjerne kolonner derfra.

Åbn en besked i sit eget vindue. Nogle gange er det godt at læse en besked i læseruden, men andre gange vil du måske gerne se beskeden i et større rum. Dobbeltklik på en besked for at åbne den i et nyt vindue, eller vælg den, og klik derefter på Åbn i nyt vindue på fanen Vis.

Luk alle åbne emner. Her er en genvej, når du har mange forskellige beskeder eller andre elementer åbne på én gang. For at lukke dem alle i ét hug skal du på fanen Vis klikke på Luk alle elementer.

Gruppér beskeder efter samtale. Hvis der har været mange frem og tilbage beskeder om et emne, kan du nemt se alle de relaterede beskeder på én gang. På fanen Vis skal du markere afkrydsningsfeltet Vis som samtaler og klikke på Denne mappe. Brug derefter rullemenuen på knappen Samtaleindstillinger til at finjustere, hvordan samtaletrådene vises.

Få adgang til avancerede visningsindstillinger. Der er flere måder at justere Mail-modulets visning på, end du sikkert har forestillet dig. For at få adgang til dem skal du fra fanen Vis åbne Arrangementgruppens galleri og vælge Vis indstillinger i dens menu. Dialogboksen Avancerede visningsindstillinger åbnes. Herfra kan du få adgang til kolonner, grupper, sorteringsfiltrering, betinget formatering og mere.

Vælg favoritmapper. For at få en mappegenvej til at blive vist i Favoritter-området øverst i navigationsruden i Mail-modulet, skal du trække-og-slip den der fra den nederste del af navigationsruden. Du kan også højreklikke på en mappe og vælge Vis i favoritter.

Filtrer e-mail. Har du nogensinde prøvet at gennemse din indbakke på udkig efter beskeder fra et bestemt flag eller kategori, eller som har vedhæftede filer? På fanen Hjem kan du klikke på Filtrer e-mail og derefter vælge et kriterium, som du hurtigt vil filtrere efter. For eksempel, hvis du vælger Vedhæftede filer, vises kun meddelelser, der indeholder vedhæftede filer. Du kan også filtrere ved at skrive et søgeord eller en sætning i feltet Søg i aktuel postkasse over postlisten.

Besvar forespørgsler om levering eller læsekvitteringer. Nogle beskeder kommer med en anmodning om en bekræftelse af, at du har modtaget eller læst dem. Nogle mennesker finder dette nyttigt; andre synes, det er påtrængende eller uhøfligt. Du kan indstille dine præferencer for, hvad der vil ske, når du får en sådan anmodning. Vælg Filer, Indstillinger, klik på Mail, og rul ned til sektionen Sporing. I sektionen For enhver modtaget meddelelse, der indeholder en anmodning om kvittering for læsning, skal du vælge din præference: Send altid en kvittering for læsning, send aldrig en, eller spørg hver gang.

Brug papirvarer. Stationery-funktionen i Outlook er ikke fantastisk til erhvervslivet, fordi den tilføjer unødvendig grafik til budskabet, og de fleste forretningsfolk anser det for uprofessionelt. Men til personlig brug kan den tilføje et sjovt, finurligt præg. Vælg Filer, Indstillinger, og klik på Mail. Klik på Brevpapir og skrifttyper, og konfigurer derefter dit brevpapir i dialogboksen Signaturer og brevpapir. Prøv at klikke på knappen Tema for at starte med et tema. Når du har oprettet dit tema, skal du sørge for, at HTML er valgt på fanen Formater tekst, når du skriver en ny besked, fordi brevpapir kun fungerer med HTML-formaterede beskeder.

10 tips til brug af Outlook 2019s kalendermodul

Skift standard påmindelseslyd. Når en påmindelse vises, hører du en lyd (hvis din lyd er slået til, selvfølgelig). Som standard er det en lyd kaldet reminder.wav, der følger med Outlook. Du kan skifte til en anden lyd. Vælg Filer, Indstillinger, klik på Avanceret, og i afsnittet Påmindelser skal du klikke på knappen Gennemse og vælge en anden lydfil.

Genafspil påmindelser. Hvis du ved et uheld lukker vinduet Påmindelser, kan du åbne det igen. På fanen Vis i gruppen Vindue skal du klikke på Vinduet Påmindelser.

Tilføj helligdage til kalenderen. Hvornår er det påske næste år? Thanksgiving? Outlook ved det. Men det fortæller dig ikke, medmindre du spørger. Outlook viser ikke helligdage i kalendere som standard, fordi de er lokalitetsafhængige. Du kan dog tilføje dem, hvis du vil have dem. Vælg Filer, Indstillinger, og klik på Kalender, og klik derefter på Tilføj helligdage i sektionen Kalenderindstillinger. Vælg det land, du er i, og klik på OK.

Lav en kopi af en kalender. For at kopiere en kalender skal du på fanen Mappe klikke på knappen Kopier kalender. Vælg derefter placeringen for kopien. Du kan gøre dette for at starte en ny kalender, der indeholder alle elementerne i din hovedkalender som udgangspunkt, og derefter tilføje eller fjerne elementer på den og dele den med andre.

Arbejd med flere tidszoner. Du kan konfigurere yderligere tidszoner og tildele meningsfulde etiketter til dem, der kan hjælpe dig med planlægningen. Vælg Filer, Indstillinger, klik på Kalender, og indtast en etiket for din primære tidszone i afsnittet Tidszoner og vælg zonen. Du kan markere afkrydsningsfelterne Vis en anden tidszone og Vis en tredje tidszone og også mærke dem.

Skift kalenderfarve. Hver kalender bruger en anden farve til sin fane, overskrifter og elementer, så du kan skelne dem fra hinanden, hvis du ser mere end én kalender på én gang. For at ændre en kalenders farve skal du højreklikke på dens fane og derefter vælge Farve og vælge en farve. Du kan også bare vise kalenderen og derefter klikke på knappen Farve på fanen Vis.

Juster tidsskalaen. I kalendervisninger, hvor du ser individuelle tidspunkter, f.eks. dag og uge, kan du ændre tidsskalaen for at skjule eller udvide kalenderen. Klik på Tidsskala på fanen Vis, og vælg derefter et interval, som hver linje i kalenderen skal repræsentere.

Indstil arbejdstider. Som standard anser Outlook "arbejdstid" for at være 9:00 til 18:00 mandag til fredag, og søndag som den første dag i ugen. Du kan ændre det for at imødekomme forskellige skift og tidsplaner. Vælg Filer, Indstillinger, og klik på Kalender, og skift derefter indstillingerne i afsnittet Arbejdstid.

Vis vejret eller ej. Har du bemærket, at Outlook viser dig dit lokale vejr øverst i kalenderen? Hvis du ikke kan lide det, kan du slå det fra. (Du kan også ændre det mellem Fahrenheit og Celsius.) Vælg Filer, Indstillinger, klik på Kalender, og i Vejr-sektionen skal du markere eller fjerne Vis vejr på kalenderen og vælge temperaturskalaen.

Start Outlook i kalenderen. Som standard starter Outlook i indbakken. For at starte op i kalendermodulet i stedet skal du vælge Filer, Indstillinger og klikke på Avanceret. I sektionen Start og Afslut i Outlook skal du klikke på Gennemse og derefter klikke på Kalender.

10 tips til brug af Outlook 2019's People-modul

Angiv delene af en persons navn. Når du opretter en ny kontaktperson, bliver det navn, du indtaster i feltet Fuldt navn, automatisk parset i separate felter for titel, første, midterste, sidste og suffiks. Outlook gør ikke altid et perfekt stykke arbejde med dette. Du kan få adgang til en dialogboks til at indtaste hver af disse oplysninger ved at klikke på knappen Fuldt navn, mens du opretter en ny kontakt.

Indstil File As rækkefølgen. Indstillingen Fil som for en kontakt bestemmer dens rækkefølge i det alfabetiske arrangement af kontaktpersoner. Som standard er det Efternavn, Fornavn, men du kan ændre det. For eksempel vil du måske gerne have, at en virksomhed vises efter firmanavnet, ikke efternavnet på din kontakt der. Indstil indstillingen Filer som for en individuel kontaktperson i dens post ved at dobbeltklikke på den fra appen Personer og derefter ændre indstillingen Filer som i det vindue, der vises.

Design visitkortlayoutet. Standardkortdesignet vist i visitkortvisning kan ændres. Åbn en kontaktperson i sit eget vindue, og klik derefter på knappen Visitkort på fanen Kontakt, og arbejd derefter i dialogboksen Rediger visitkort for at ændre kortets design og de felter, det indeholder.

Brug flere felter. De felter, der vises som standard for en kontakt, når du åbner den i sit eget vindue, er blot en undergruppe af de tilgængelige felter. For at se flere felter skal du åbne kontakten og derefter klikke på Detaljer på fanen Kontakt. Nogle af de ekstra felter inkluderer kaldenavn, lederens navn, ægtefælle/partner, fødselsdag og jubilæum.

Start en ny kontakt baseret på en eksisterende. Hvis du har flere kontakter, der alle arbejder for det samme firma, vil mange af felterne sandsynligvis være de samme for dem, såsom postadresse og websideadresse. For at spare tid kan du starte en ny kontakt baseret på en eksisterende. Åbn den eksisterende kontakt i sit eget vindue, og klik derefter på den nederste del af knappen Gem og ny på fanen Kontakt, så en menu vises. Fra den menu skal du vælge Kontakt fra samme virksomhed.

Tilføj ikke-tekstindhold til kontaktnoter. Åbn en kontaktperson i sit eget vindue, og klik derefter i området Noter. På fanen Indsæt finder du mange valgmuligheder for indhold, du kan indsætte i noteområdet, inklusive billeder, figurer, ikoner, diagrammer, SmartArt, ligninger, symboler og WordArt.

Marker en kontakt som privat. Måske har du nogle kontakter på din kontaktliste, som du helst ikke vil dele. For at udelukke en bestemt kontaktperson fra at blive delt skal du åbne kontakten i sit eget vindue og klikke på Privat på fanen Kontakt.

Se en andens delte kontakter. Du kan dele dine kontakter med knappen Del kontakter på fanen Hjem. For at se en andens delte kontakter skal du klikke på knappen Åbn delte kontakter (på fanen Hjem) og derefter klikke på knappen Navn og vælge den person, hvis kontakter du vil se. Hvis denne person har delt deres Kontakter-mappe, vil du være i stand til at gennemse den (minus alle de har markeret som Private). Dette fungerer naturligvis bedst i et forretningsmiljø, hvor alle er på den samme mail- eller SharePoint-server.

Tjek for dublerede kontakter. Ville det ikke være rart, hvis Outlook ville fortælle dig, hvis du forsøger at oprette en ny kontakt til en, der allerede er på din liste? Du kan få det til at ske. Vælg Filer, Indstillinger, og klik på Personer. I sektionen Navne og arkivering skal du markere afkrydsningsfeltet Kontroller for dubletter ved lagring af nye kontakter.

Opret en ny visning. På fanen Hjem skal du åbne galleriet Nuværende visning og vælge Administrer visninger. Derfra kan du oprette din egen brugerdefinerede visning. Start med at vælge en eksisterende visning og klikke på Kopier. Vælg derefter kopien og klik på Rediger. Din nye visning vises i det aktuelle visningsgalleri sammen med standardvisninger som visitkort, telefon og liste.

5 tips til brug af Outlook 2019's Notes-modul

Skift nodefarver. Sticky notes behøver ikke at være gule. For at ændre en notes farve skal du ændre dens kategori. Vælg det, og klik derefter på Kategoriser på fanen Hjem, og vælg en anden farve. Dette ændrer notefarven i ikonvisning og alle andre visninger, der viser den som en farvet klæbe seddel.

Videresend en note. For at sende en note til en anden via e-mail skal du vælge noten og klikke på Videresend på fanen Hjem. Adresser og send derefter e-mailen, som du plejer. Hvis modtageren har Outlook, kan han eller hun åbne og se noten.

Sorter og filtrer den aktuelle Notes-visning. For at ændre den måde, noter vises på, kan du ændre visningen på samme måde som i andre moduler. På fanen Hjem skal du åbne galleriet for den aktuelle visningsgruppe og vælge Administrer visninger. Vælg Current View Settings, og klik derefter på Rediger. Klik på Sorter for at ændre sorteringsrækkefølgen eller på Filtrer for at filtrere listen. Klik på Nulstil nuværende visning, hvis du ændrer mening om ændringerne.

Gør noterne større eller mindre. Når du ser noterne i ikonvisning, skal du på fanen Vis klikke på Store ikoner eller Små ikoner for at skifte mellem de to muligheder. (Men vær advaret: Du kommer ikke til at kunne lide visningen af ​​små ikoner. Det er rodet, og du mister ikonfarverne.) Listevisning, som også er tilgængelig fra fanen Vis, viser noterne som en liste med en enkelt kolonne.

Ændr størrelsen på en åben note. Når du dobbeltklikker på en note, åbnes den i sit eget separate sticky-note-vindue. Du kan trække hjørnet af dette vindue for at ændre dets størrelse, så du kan se mere af noten uden at rulle (hvis det er en lang note).

3 tips til at administrere dine Outlook 2019-datafiler

Arkiver gamle oplysninger. Datafiler kan hurtigt vokse til gigabyte i størrelse. Over tid kan en stor datafil blive uhåndterlig, hvilket får Outlook til at være langsommere til at starte og lukke ned. Du ønsker måske at arkivere gamle beskeder og elementer i en separat fil, som du kan få adgang til efter behov. For at arkivere filer skal du klikke på Filer og derefter klikke på knappen Værktøjer. Klik på Ryd op i gamle genstande. Vælg hvilken eller hvilke mapper der skal arkiveres, og indstil derefter en datogrænse i boksen Arkiver elementer ældre end. Vælg en arkivfilplacering, eller accepter standarden (som er den samme placering som din primære Outlook-datafil, men med navnet Arkiv).

Ryd op i din postkasse. Mailbox Cleanup er mere avanceret og involveret end en simpel arkivering. Med Mailbox Cleanup kan du finde varer, der er ældre end et vist antal dage eller større end et vist antal kilobyte. Du kan bruge AutoArchive til at automatisere arkiveringsprocessen, og du kan tømme mappen Slettede elementer. For at komme i gang skal du klikke på Filer, klikke på Værktøjer og klikke på Oprydning af postkasse.

Del Outlook med andre brugere.Når du deler en computer, og hver person har sit eget Windows-logon, behøver du ikke bekymre dig om Outlook crossover. når I hver især kører Outlook, får I jeres egen private postkasse og datafil. Men hvis to eller flere personer deler det samme login, behøver de ikke nødvendigvis at dele et enkelt Outlook-datasæt. Nøglen til privatliv i dette tilfælde er at oprette yderligere profiler i Outlook. Klik på Filer, klik på Kontoindstillinger, og klik på Administrer profiler. Opret en ny profil i Mail-dialogboksen ved at klikke på Tilføj og udfylde de ønskede oplysninger. Derefter kan du i Mail-dialogboksen vælge Spørg efter en profil, der skal bruges, hvis du vil have Outlook til at spørge, hvilken bruger der skal indlæses, hver gang den åbnes. Alternativt kan du vælge Brug altid denne profil og derefter vælge den, du vil bruge. For at skifte profil, hvis du ikke har bedt Outlook om at bede dig ved opstart, skal du vælge Filer, Kontoindstillinger, Skift profil. Outlook genstarter og spørger, hvilken profil der skal indlæses.

Tastaturgenveje i Outlook 2019

Du kan udføre nogle opgaver meget hurtigere ved at bruge tastaturgenveje. Følgende tabeller tilbyder nogle praktiske genveje, der hjælper dig med at være mere effektiv.