Microsoft Outlook 2007 tilbyder tre formater til afsendelse af e-mail-beskeder: HTML, almindelig tekst og rig tekst. Her er et kig på fordele og ulemper ved de forskellige Outlook e-mail-formater og nogle nemme måder at ændre dem på.
Microsoft Outlook 2007 e-mail-formater findes i tre varianter:
- HTML-format: I disse dage bliver næsten al e-mail transmitteret i HTML-format, det samme format som websider laves med. Hvis HTML er standardformatet, du bruger til at oprette beskeder i Outlook - og det er det, medmindre du har pillet ved standardindstillingerne - er de e-mail-beskeder, du sender, i virkeligheden små websider. HTML giver dig flest muligheder for at formatere tekst og grafik. I HTML-format kan du placere billeder i brødteksten af en e-mail, bruge et baggrundstema og lave et vilkårligt antal sofistikerede formateringstricks.
- HTML-formatet har dog sin andel af kritikere. For det første er meddelelserne større, fordi de indeholder sofistikerede formateringsinstruktioner, og da de er større, tager de længere tid at sende over internettet. Nogle e-mail-konti tildeler en fast mængde diskplads til indgående e-mail-meddelelser og afviser meddelelser, når diskpladstildelingen er fyldt. Fordi de er større end andre e-mail-meddelelser, fylder HTML-meddelelser diskpladsen hurtigere. Endelig kan nogle e-mail-software ikke håndtere HTML-meddelelser. I denne software konverteres beskederne til almindeligt tekstformat.
- Almindeligt tekstformat: I almindeligt tekstformat overføres kun bogstaver og tal. Formatet tillader dig ikke at formatere tekst eller justere afsnit på nogen måde, men du kan være sikker på, at den person, der modtager beskeden, kan læse den præcis, som du skrev den.
- Rich text-format: Rich text-formatet er ejet af Microsofts e-mail-software. Bemærk, at kun personer, der bruger Outlook og Outlook Express, kan se RTF-formater. Hvis formatering af tekst i e-mail-beskeder er vigtig for dig, skal du vælge HTML-formatet, fordi flere mennesker kan læse dine meddelelser.
Når nogen sender dig en e-mail, kan du se, hvilket format den blev transmitteret i, ved at se på titellinjen, hvor HTML, almindelig tekst eller rig tekst står i parentes efter emnet for beskeden. Outlook er smart nok til at sende beskeder i HTML, almindelig tekst eller RTF-format, når du svarer på en besked, der blev sendt til dig i det format.
Følg disse instruktioner, hvis du har brug for at ændre det format, som dine e-mails sendes i:
- Ændring af standardformatet: Vælg Værktøjer -> Indstillinger, og vælg fanen Mailformat i dialogboksen Indstillinger. Vælg HTML, almindelig tekst eller rig tekst på rullelisten Skriv i dette meddelelsesformat.
- Ændring af formatet for en enkelt e-mail-meddelelse: Klik på fanen Indstillinger i meddelelsesvinduet. Klik derefter på knappen Plain Text, HTML eller Rich Text.
- Brug altid almindelig tekst eller RTF-format med en kontakt: For at undgå at overføre i HTML med en kontakt, skal du starte i mappen Kontaktpersoner, dobbeltklikke på kontaktpersonens navn, og i kontaktformularen dobbeltklikke på kontaktpersonens e-mailadresse . Du ser dialogboksen E-mail-egenskaber. På rullelisten Internetformat skal du vælge Send kun almindelig tekst eller Send med Outlook Rich Text Format.