Outlook 2003: Business Contact Manager

Business Contact Manager (BCM) version 2.0 er et gratis tilføjelsesprogram til Outlook 2003 i Office Professional og Small Business-udgaverne. Det er et fantastisk værktøj, hvis du forstår, hvordan du bruger det til din fordel og overvinder dets to store begrænsninger:

• Ældre versioner af BCM fungerer som selvstændige enheder, der ikke tillader deling mellem flere brugere. Opgradering af din BCM til version 2.0 tillader databasedeling mellem flere brugere. Hvis du bruger en ældre version, skal du gå online, vælge Hjælp på Outlook-værktøjslinjen, vælge Søg efter opdateringer og derefter følge instruktionerne for at opgradere dit system.

• For at bruge BCM's delingsfunktioner skal dit Outlook-program være installeret på en computer, der kører Windows XP Professional; BCM deler ikke under Windows XP Home Edition.

• Produkt- og servicevarelisten har et fast format med kun tre tilgængelige felter til at importere data fra dit salgs- og regnskabssystem. Du skal justere felterne fra dit forretningssystem, så de passer ind i de tre importfelter: Varenavn, Beskrivelse og enhedspris, hvilket begrænser måden at citere tjenester og produkter på. At angive det samme produkt som én enhed, én kasse eller én beholder betyder, at du skal åbne én linjepost pr. emballage. Du kan ikke importere dine nuværende lagermængder, fordi BCM ikke importerer mængdefelter.

• For at have den samme vare på de forskellige emballager på samme linje, skal du definere betydningen af ​​din enhedsmængde, uanset om det er 1 shampooflaske eller en æske med 12 shampooflasker. At tilpasse hvert varenavn, beskrivelse og enhedspris til en tjeneste, et projekt eller et produkt er udfordringen ved at bruge BCM i enhver virksomhed.

Sig for eksempel, at Daisy arbejder i et computer- og softwarevedligeholdelsesfirma og modtager en anmodning om et tilbud på at installere og dele den nye BCM 2.0 på fem arbejdsstationer. Hun skriver et detaljeret forslag, herunder minimumskrav som en Windows XP Professional i arbejdsstationen, der vil dele databasen, og estimerer antallet af timer for hendes tjeneste. Hun opretter et nyt element for at registrere dette forslag:

Servicetilbud for installationssoftware

Varenavn: Softwareinstallation

Beskrivelse: BCM 2.0 delt på 5 arbejdsstationer

Antal: 1 service

Pris : 120,00

Daisy bruger feltet Varenavn til at angive tjenesten og feltet Beskrivelse til at angive, hvad der var påkrævet. Hun linker også forslaget som en fil i Opportunity History Items. Hvis du tilpasser hendes service til listen over produkter og servicevarer, kan du anvende Daisys idé i enhver form for virksomhed.

Sig derudover, at Mark arbejder på et juridisk kontor, og en ny kunde anmoder om et tilbud på håndtering af virksomhedens juridiske anliggender. Han skriver et forslag, der forklarer, hvad hans kontortjenester dækker, og sender det som 250 USD i timen, og estimerer ti timers tjeneste pr. måned. Han anslår forslaget til 120 timer om året og sætter det op på følgende måde:

Servicetilbud til Marks juridiske tjenester

Varenavn: Juridisk støtte

Beskrivelse: Erhvervsretlig støttekontrakt 10 timer/måned

Antal: 120

I alt: $30.000

Ligeledes kan en kosmetologisk klinik oprette en produkt- og servicevareliste til Botox-hudplejeapplikationer og laserhudplejetjenester på samme måde som et juridisk kontor eller en computerservice.

Uanset om du er i en butik eller en lille industri, kan du justere din produktliste, så den passer til BCM's tilgængelige felter ved at bruge de foregående eksempler.