At vedligeholde alle dine muligheder i et valgfelt kan være besværligt og udsat for fejl. SharePoint 2010 bruger en model, der ligner relationelle databaser, ved at adskille opslagsoplysningerne fra transaktionslisten .
Tænk på alle de opslagsdata, der kunne vedligeholdes i separate lister. Opslagslister for computerhardware kan f.eks. omfatte hardwaretype, vedligeholdelseskontrakt og afdelingsplacering. Disse lister kan vedligeholdes uafhængigt af transaktionslisten - selve opgørelsen.
For eksempel kan du oprette en tilpasset afdelingsliste med et enkelt felt — Titel — og udfylde det med navnene på afdelinger i din organisation. Byg transaktionslisten for frivillige projekter (hvor du sporer medarbejdere, der arbejder på frivillige projekter), og afdelinger er en kolonne på denne liste.
I stedet for at bygge et valgfelt, skal du bruge datatypen Opslag til at oprette forbindelse til din afdelingsliste og bruge feltet Titel som data for afdelingskolonnen på listen Frivillige projekter.
Du kan også tilføje andre kolonner fra opslagslisten til rullelisten for at hjælpe brugerne med at vælge det rigtige valg. Når en bruger vælger værdien fra rullelisten, vises værdier for de yderligere kolonner også.
Her er et scenarie, der bruger en opslagskolonne til at vise en kundes salgsområde. Kundens navn og salgsområde gemmes på én liste og vises på en anden liste ved hjælp af en opslagskolonne.
For brugere, der er fortrolige med databaser og referenceintegritet, tilføjer SharePoint 2010 muligheder for at understøtte denne implementering. Opslagskolonner kan også bruges til at oprette en kæde af sammenføjede lister, der kan bruges til at forespørge og vise værdier fra yderligere kolonner.