Du kan bruge vinduet Opgaver i Outlook til at se, hvad du skal gøre, hvornår du skal gøre det, og om du skulle have gjort det for et stykke tid siden. På listen med opgavevinduer viser forfaldsdatoer tydeligt, hvor smart pisken bliver knækket, og hvor tæt du er på at overholde eller mangler deadlines. En grå linje vises på tværs af opgaver, som du udfører. Opgaver, der er forfaldne, vises med rødt.
Indtastning af en opgave i vinduet Opgaver
Outlook tilbyder to måder at indtaste en opgave i vinduet Opgaver:
Den hurtige måde: Følg disse trin for hurtigt at indtaste en opgave:
1. Klik øverst i vinduet, hvor der står "Klik her for at tilføje en ny opgave."
2. Skriv et par ord for at beskrive opgaven.
3. Indtast forfaldsdatoen i feltet Forfaldsdato.
For at indtaste datoen skal du skrive den selv eller åbne rullemenuen og vælge en dato der.
Den langsommere, men grundige måde: Hvis du ønsker at få din opgave sat helt rigtigt op, skal du følge disse trin:
1. Klik på knappen Ny, tryk på Ctrl+N, eller vælg Handling –> Ny opgave.
Du ser opgaveformularen. Denne formular har steder, hvor du kan indtaste alle former for information om din opgave.
2. Beskriv opgaven i skemaet Opgave.
3. Indtast start- og forfaldsdatoer.
4. Beskriv opgavens status.
5. Prioriter opgaven.
6. Skriv noter om opgaven.
7. Klik på knappen Gem og luk, når du er færdig med at beskrive opgaven.
Ved at klikke på Gentagelsesknappen i Opgaveformularen kan du indtaste en opgave, der bliver gentaget igen og igen. I dialogboksen Opgavegentagelse skal du beskrive, hvor ofte opgaven gentages. Outlook markerer tilbagevendende opgaver i opgavevinduet med et usædvanligt ikon. Det ligner lidt en udklipsholder med et stykke toiletpapir på.
Brug fanen Detaljer i opgaveformularen til at spore de timer, du arbejder på et projekt, de virksomheder, du arbejder for, og hvor mange miles du logger for at gå tilbage i dit arbejde.
Håndtering og styring af opgaver
Når tiden kommer til at styre opgaverne i Opgavevinduet, bør du være en streng taskmaster. Her er nogle tips til håndtering og håndtering af opgaver:
- Markering af en opgave som fuldført: Klik på afkrydsningsfeltet ved siden af opgavenavnet i opgavevinduet. Outlook trækker en streg gennem afsluttede opgaver.
- Sletning af en opgave: Vælg opgaven, og klik på knappen Slet, eller tryk på Ctrl+D.
- Redigering af en opgave: Dobbeltklik på en opgave i Opgavevinduet for at åbne Opgaveformularen og ændre detaljerne der.
Outlook tilbyder en række teknikker til at lokalisere opgaver i et overfyldt opgavevindue:
- Skift visninger i Opgavevinduet: Åbn rullemenuen Aktuel visning, og vælg den visning, der højst sandsynligt kan vise den opgave, du leder efter.
- Kategoriser opgaver: Tildel opgaver til kategorier, og vælg Efter kategori i rullemenuen Aktuel visning for at arrangere opgaver efter kategori.
- Brug Find-kommandoen: Hvis værre kommer til værst, kan du altid ty til Find-kommandoen for at finde en omstrejfende opgave.