Hvis du vil oprette et indeks til dit Word 2007-dokument, er den første opgave at markere de ord eller sætninger, du vil inkludere i indekset. Den mest almindelige måde at gøre det på er at indsætte en indeksmarkør i dokumentet ved hver forekomst af hvert element, du ønsker skal vises i indekset.
Markering af indeksposter
For at markere indeksindgange manuelt skal du følge disse trin, så længe du kan holde dig vågen:
1. Åbn det dokument, du vil indeksere.
2. Vælg det ord eller den sætning, du ønsker i indekset, ved at bruge musen eller tastaturet.
3. Tryk på tastaturgenvejen Alt+Shift+X.
Alt+Shift+X er en af Words mere mindeværdige tastaturgenveje, helt sikkert. Det åbner dialogboksen Mark Index Entry.
4. Dobbelttjek indholdet i feltet Hovedindtastning. Hvis det er korrekt, skal du klikke på knappen Marker. Hvis ikke, skal du rette det og derefter klikke på Marker.
Teksten behøver ikke at blive vist i indekset nøjagtigt, som den vises i dokumentet. Du kan f.eks. fremhæve en forkortelse, der skal inkluderes i indekset, men rediger derefter feltet Hovedindtastning, så hele stavningen af ordet frem for forkortelsen vises i indekset.
5. For at indeksere en post under et andet ord, skal du skrive den alternative post i feltet Hovedindgang og klikke på knappen Marker igen.
Du vil måske f.eks. oprette en post for "mutt, mangy" ud over "mangy mutt".
6. Marker eventuelle yderligere indeksindgange ved at fremhæve dem i dokumentet og klikke på knappen Marker.
Dialogboksen Marker indeksindgang fungerer lidt som dialogboksen Stave på den måde, at den forbliver på skærmen, så du effektivt kan markere yderligere indeksindgange. Så mens dialogboksen Mark indeksindgang forbliver synlig, kan du vælge teksten til en anden indeksindgang og derefter klikke på Marker for at markere den. Du kan blive ved med at indeksere, så længe du har energi.
7. Når du har markeret alle de ønskede indeksposter, skal du klikke på knappen Luk.
Indeksposterne er markeret med specielle koder formateret som skjult tekst, så du normalt ikke kan se dem, og de udskrives ikke. De er der dog og venter på at blive talt, når du opretter indekset.
Her er nogle rettidige tips til at forberede dine indeksposter:
- Den mest effektive måde at oprette et indeks på er, når du har skrevet og redigeret dit dokument. Oprettelse af indeksposter, mens du skriver dit dokument, gør dig bare langsommere og distraherer dig fra din primære opgave: at skrive.
- Hvis du støder på et ord eller en sætning, mens du markerer indeksposter, som du ved forekommer andre steder i dit dokument, skal du klikke på knappen Marker alle i dialogboksen Mark Index Entry. Ved at klikke på knappen Marker alt opretter du en indeksindgang ikke kun for den markerede tekst, men også for enhver anden forekomst af den markerede tekst i dokumentet.
- Hver gang du markerer en indekspost, aktiverer Word indstillingen Vis alle formateringsmærker, som afslører ikke kun den skjulte tekst, der bruges til at markere indeksposter, men også andre tegn, der normalt er skjult for visning, såsom feltkoder, tabulatortegn, valgfri bindestreger, og så videre. Denne adfærd er normal, så bliv ikke overrasket, når det sker
- Indeksposter ser nogenlunde sådan ud: { XE "mangy mutt" }, formateret som skjult tekst. Du kan redigere indeksindtastningsteksten (delen mellem anførselstegn), hvis du vil ændre en indeksindgang, efter du har oprettet den.
Oprettelse af indekset
Når du har markeret indeksposterne, er processen med at generere indekset relativt let:
1. Flyt indsættelsespunktet til det sted, hvor du ønsker, at indekset skal vises.
Indekset begynder generelt på en ny side nær slutningen af dokumentet.
2. Åbn fanen Referencer på båndet, og klik derefter på knappen Indsæt indeks, som findes i indeksgruppen.
Indeks-dialogboksen vises.
3. Vælg den indeksstil, du ønsker på rullelisten Formater.
4. Spil med de andre kontroller på fanen Indeks for at finjustere indekset.
• Type: Lader dig placere indeksunderposter på separate indrykkede linjer (Indrykket) eller køre sammen (Run-in).
• Kolonner: Indstiller antallet af kolonner, du ønsker i indekset. To er normen.
• Sprog: Hvis du har flere sprogindstillinger installeret i Word, kan du vælge det sprog, der skal bruges her.
• Højrejuster sidetal : Marker dette afkrydsningsfelt, hvis du vil have sidetallene placeret i højre kant af indekset.
• Faneliste: Ændrer eller fjerner den stiplede linje, der forbinder hver indeksindgang med dens sidenummer. Du kan kun fjerne den stiplede linje, når du vælger indstillingen Højrejuster sidetal.
• Formater: Lader dig vælge et af flere forudindstillede formater til indekset. Eller du kan angive Fra skabelon for at bruge typografier i dokumentets skabelon til at bestemme formateringen af indekset.
5. Klik på OK.
Indekset indsættes i dokumentet.