Alle databasefunktioner i Excel tager en databasereference som det første argument. Databaseområdet skal indeholde overskrifter (feltnavne) i den første række. I den følgende figur bruger den første række elev-id, klasse, lærer og endelig karakter som overskrifter til oplysningerne i hver respektive kolonne.
Brug af en database til at gemme elevoplysninger.
En god måde at arbejde med databasefunktionerne på er at navngive databaseområdet og derefter indtaste navnet i stedet for rækkevidden i funktionen.
Følg disse trin for at oprette et navn:
Vælg hele databaseområdet.
Sørg for, at den øverste række har overskrifter og er inkluderet i udvalget.
Klik på fanen Formler (øverst i Excel-vinduet).
Klik på Definer navn i området Definerede navne.
Dialogboksen Nyt navn vises med områdeadressen angivet i boksen Referer til.
Indtast et navn i navnefeltet (eller brug det foreslåede navn).
Klik på OK for at lukke dialogboksen.
Hvis poster senere tilføjes til bunden af databasen, skal du omdefinere det navngivne områdes område for at inkludere de nye rækker. Du kan gøre dette på følgende måde:
Klik på knappen Navnehåndtering på fanen Excel-formler.
Dialogboksen Name Manager vises.
Klik på navnet på listen, du vil omdefinere.
Klik på knappen Rediger i dialogboksen.
Excel åbner dialogboksen Rediger navn, vist her, med oplysninger om det valgte område.
Opdatering af referencen til et navngivet område.
Skift referencen i boksen Referer til.
Du kan bruge den lille firkantede knap til højre for boksen Referer til til at definere den nye reference ved at trække musemarkøren hen over den. Hvis du klikker på den lille firkantede knap, reduceres størrelsen af dialogboksen Rediger navn og giver dig adgang til regnearket. Når du er færdig med at trække musen hen over det nye regnearksområde, skal du trykke på Enter for at vende tilbage til dialogboksen Rediger navn.
Klik på knappen OK for at gemme referenceændringen og lukke dialogboksen.
Klik på Luk.
Hvis du tilføjer poster til dit databaseområde ved at indsætte nye rækker et sted i midten, i stedet for at tilføje dem til sidst, justerer Excel automatisk referencen til det navngivne område.