Du kan se dine beskeder på mindst ti måder, begyndende med det sæt, der følger med Microsoft Outlook. Du kan ændre hver visning ved at sortere på en hvilken som helst kolonne med information i enhver visning ved at klikke på titlen på den kolonne.
For at ændre din visning af dine beskeder i Outlook skal du vælge Vis–>Aktuel visning og derefter vælge en af følgende visninger i menuen:
- Beskeder. Dette er det enkle billede af din indbakke - Fra, Til, Emne - bare det grundlæggende. Meddelelser, som du ikke har læst endnu, er angivet med fed skrift; de andre er angivet med almindelig skrift.
- Beskeder med AutoPreview. Når du ikke har tid til at læse alle de beskeder, du får, er en forhåndsvisning nyttig. De første par linjer kan give dig et hint om, hvilke beskeder du vil læse. AutoPreview viser dig disse første par linjer.
- Normalt ser du kun forhåndsvisninger af beskeder, som du ikke har læst endnu. Du ser kun titlerne på beskeder, du har læst. Faktisk antager Outlook, at du har læst enhver besked, du har åbnet. Du kan også markere en meddelelse som læst eller ulæst ved at højreklikke på den og vælge Marker som læst eller Marker som ulæst.
- Ved opfølgningsflag. Du kan markere indgående beskeder for at hjælpe dig med at holde styr på, hvad du skal gøre som svar på hver besked. Markeret visning grupperer dine beskeder efter, om der er angivet flag på beskederne, og viser, hvilke slags flag der er angivet, og hvornår de skal sendes.
- Nogle eksperter siger, at den mest effektive måde at håndtere alle dine indgående beskeder på er at arkivere dem i henhold til, hvad du skal gøre med dem, og derefter reagere på dem i henhold til hver beskeds prioritet og timing. Meddelelsesflag er en praktisk måde at få styr på, hvad du skal gøre med de beskeder, du får. Ved opfølgning Flag-visning organiserer automatisk dine beskeder i henhold til den handling, de kræver, hvilket gør dig øjeblikkelig effektiv, ikke?
- Sidste syv dage. Når du bliver bedt om at handle med det samme på en besked, du modtog for et par dage siden, er det ikke altid let at finde den besked, der fortalte dig, hvad du skal gøre, især hvis du får mange e-mails. Visningen Sidste syv dage viser dig kun de beskeder, du har modtaget inden for den seneste uge. Det er nemmere at finde et element på en kort liste end på en lang.
- Listen Sidste syv dage begrænser din visning til beskeder, der ankommer inden for en syv-dages periode. Den sorterer ikke beskeder efter, hvad der er i dem, eller hvem der har sendt dem. Du kan sortere dine beskeder efter navnet på afsenderen eller emnet for beskeden ved at klikke på titlerne øverst i kolonnerne i visningen.
- Flagget i de næste syv dage. Hvis du markerer beskeder, der er virkelig vigtige, vil de beskeder, du har markeret for at få din opmærksomhed inden for de næste par dage, sandsynligvis kræve din opmærksomhed først. For et hurtigt kig på de hotteste af de hotte genstande, brug visningen Flagget for de næste syv dage.
- Ligesom visningen Flagget skærer visningen Flagget for de næste syv dage til det væsentlige: Hvem sendte meddelelsen, hvad emnet for meddelelsen er, og hvornår handling skal foretages på den meddelelse, der er markeret.
- Efter samtaleemne. Du bør altid inkludere en emnelinje, der er let at forstå, så den person, der får dit budskab, ved første øjekast emnet for din besked, og hvad han skal gøre ved det. Med lidt held gør andre mennesker det samme for dig. Så kan du virkelig få nogle kilometer fra dine beskeder ved at sortere dem i visningen Efter samtaleemne.
- Af afsender. Når chefen ringer og spørger: "Fik du e-mailen om bonusser, som jeg sendte dig for tre uger siden?" du vil sandsynligvis ikke bruge en masse tid på at sortere gennem alle andres beskeder fra de sidste tre uger. Den hurtigste måde at besvare chefens spørgsmål omgående på er at skifte til visningen Efter afsender.
- Du kan øjeblikkeligt finde chefens navn i visningen Efter afsender. Dobbeltklik på meddelelsen med titlen Bonusser. Så kan du sige til chefen: ”Det gjorde jeg bestemt; det er lige her foran mig.” Du vil være i stand til at svare så hurtigt, at chefen vil være glad for at give dig den bonus.
- Ulæste beskeder. Du behøver ikke at læse hver besked, der kommer over din skærm, men Murphys lov siger, at den vigtigste information vil være i en besked, som du ikke har læst endnu. Visningen Ulæste meddelelser giver dig et hurtigt kig på de ting, du ikke har fået et hurtigt kig på endnu.
- Efterlad ikke din indbakke i visningen Ulæste beskeder hele tiden, fordi beskeder ser ud til at forsvinde, når du er færdig med at læse dem. Det er nemmere at bruge visningen Beskeder det meste af tiden og skifte til visningen Ulæste meddelelser nu og da som en strategi til at finde ting.
- Sendt til. Det kan virke dumt at have en visning af din indbakke sorteret efter navnet på den person, hver besked sendes til. Det er trods alt din indbakke; alt skulle sendes til dig, ellers ville det ikke være her, vel?
- Du har to grunde til at bruge Sendt til-visning. Nogle beskeder, der kommer til dig, er for eksempel adresseret til alle i din virksomhed, så det er godt at vide, at visse beskeder ikke skal tages personligt. Den anden grund er, at det samme sæt visninger er tilgængeligt i indbakken og mappen Sendte elementer. Mappen Sendte elementer er, hvor Outlook opbevarer kopier af meddelelser, som du har sendt til andre personer. At vide, hvad du har sendt til, kan være meget praktisk.
- Sendt til visning er kun sorteret, ikke grupperet, hvilket betyder, at beskederne vises i rækkefølge efter navnene på de personer, der har sendt dem. En grupperet visning vil vise som overskriften på en gruppe navnet på hver person, der har sendt dig e-mail. Hvis du klikker på kolonnen Emne, mister du fordelen ved at få listen sorteret efter afsender. Hvis din Sendt til-liste ser ud til at være sorteret forkert, skal du blot klikke på ordet Til øverst i kolonnen Til.
- Besked tidslinje. Meddelelsestidslinjevisningen er en af de mest interessante visninger i Outlook; det tegner dig en graf over alle dine beskeder i henhold til hvornår de ankom. Meddelelsestidslinjevisning er designet til at hjælpe dig med at finde beskeder, når du kan huske, hvornår de ankom, men ikke hvorfor de ankom, eller hvem der sendte dem.
- De små ikoner, der repræsenterer beskederne, er faktisk genveje til de beskeder, som de repræsenterer. Du kan åbne en besked ved at dobbeltklikke på ikonet for den besked. Du kan også højreklikke på beskedikonet for at svare på en besked, slette en besked eller flytte en besked til en anden mappe.
